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[Dataportal 無料でモニタリング構築]#1 初心者向け練習用 営業情報モニタリング

2022/07/17に公開約6,200字

こんにちは! chameleonです!

今回は、無料で手軽にモニタリングレポートが作成可能なGoogleのDataportal(データポータル)についての記事を書いていきます。

会社経営、営業といったいわゆる仕事以外にもダイエットや恋愛に至るまで、物事を上手く進めるためにはモニタリングが重要です。
モニタリングとは何かを成し遂げるために過去から今までどのような状態だったかを知り、未来の行動もよりよいものにしていくためのものです。

よって、過去から今までがどのような状態であったかをできるだけわかりやすく表現し、未来の行動をより速く、適切に判断できるような表現がモニタリングには求められます。

Dataportalとは

このモニタリングに求められるわかりやすい表現を簡単に実現できるのがGoogleが提供するDataPortal(データポータル)です。

DataportalはGoogleが提供する無料のモニタリングツールでデータを簡単に可視化したり、フィルタリングし必要なデータだけを見ることができます。似たようなツールにTableau(有料)がありますが、ほとんどの機能ははDataportalで代替できると思います。
それではさっそくDataportalで何ができるかを一緒に手を動かしてみながら確認していきましょう。

想定する読者

  • 無料でモニタリングをはじめてみたい人
  • データポータルを使ってデータを可視化したい人

ゴール

本日のゴールはサンプルの営業データ(スプレッドシート)を利用して、下記のような営業成績データを可視化したモニタリングレポートを作成することです。

構築の大まかな流れ

  1. Dataportalレポート作成
  2. データの接続とレイアウト変更
  3. 棒グラフによる支店毎の営業成績表示
  4. スコアカードによるファネル毎の営業成績表示
  5. 折れ線グラフによる時系列営業成績表示
  6. 積上げ棒グラフによる担当者毎の成績表示

モニタリングレポート作成スタート!!!

0.Dataportalレポート作成

まずはGoogle検索で「Dataportal」または「データポータル」と検索をしてデータポータルにログインします。

その後、自分の利用するGoogleアカウントを選択し、「無料で使用」をクリックします。

下記ページに遷移すると思いますので、次に「空のレポート」をクリックし、レポート作成を行います。

初回のレポート作成時のみ国や会社の入力が求められますが、入力しなくてもOKです。
利用規約のチェックだけつけて、次に進み、その後のメール設定はメール配信を受けたいものだけ「はい」を選択し、次に進みます。

1.データの接続とレイアウト変更

レポート作成をクリックすると最初にどのデータソースにアクセスするかを求められますので、今回は下記のスプレッドシートのデータを使います。下記のデータは架空の会社の営業データで営業アクションとしては、荷電→商品説明→提案・商談→成約というようなプロセスで成約させるような営業アプローチを想定しています。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/19iZFi_Ng3M_w_k_JckdI_iJbApKaycOQx0PeOTCoJvk/edit?usp=sharing

空のレポート作成をクリック後、下記の画面に遷移しますので「Googleスプレッドシート」をクリックしてください。
Googleスプレッドシートへのアクセスの承認が求められますので「承認」をクリックします。
ちなみに、初回のデータ接続画面でキャンセルをした場合でも、レポートメニューバーの「データを追加」ボタンから同じ画面に遷移できます。

この画面でモニタリングを行いたい対象データを保持しているGoogleスプレッドシートを選択します。
今回の場合は左のメニューからURLを選択し、URL欄に上のデータのパスhttps://docs.google.com/spreadsheets/d/19iZFi_Ng3M_w_k_JckdI_iJbApKaycOQx0PeOTCoJvk/edit?usp=sharing
を入力し、追加ボタンをクリックします。

すると、下記のような画面に遷移したかと思います。
ここまでで、データ接続が完了です。

そして、最後にレポートが縦長の方が使いやすいことが多いため、上のメニューバーから「テーマとレイアウト」をクリックし、レイアウトメニューからキャンパスサイズをデフォルトの900から5900等の縦長のサイズに変更しておきましょう。

2.棒グラフによる支店毎の営業成績表示

初期表示で表れる表を消して、上のメニュバーから「グラフを追加」を選択し、棒グラフを選択します。

すると、下記のように右に「ディメンション」や「指標」といった項目が表示されます。

今回は支店毎営業アクション(荷電数、商品説明数、提案・商談数、成約数) を計測したいので、ディメンションに「支店名」を設定し、指標に「荷電数」、「商品説明数」、「提案・商談数」、「成約数」を設定します。

設定はディメンションや指標のフィールド名をクリックすると変更、選択ができます。
下記のよう感じです。

ここまでの設定が完了すると下記のように支店毎の営業アクション数が棒グラフになって表示されます。

さらに、この棒グラフの表す数値をつけたい場合は、右のメニューのスタイルをクリックして、「データラベルの表示」にチェックをつけます。これでグラフに数値がつけられました。

3.スコアカードによるファネル毎の営業成績表示

次はスコアカードを利用して各営業アクション毎の成功率をモニタリングしてみましょう。
まずは単純に「荷電数」、「商品説明数」、「提案・商談数」、「成約数」毎の合計件数を表示してみましょう。
メニューバーの「グラフを追加」からスコアカードを選択します。
そして、右の指標からそれぞれ表示したい項目を選択していきます。

次に、営業アクション毎の成功率、つまりネクストアクションに持ち込めたかどうかの比率を表示してみます。
ここでは、成功率を表示させるための分子→分母、荷電したうち商品説明まで行えた割合を表示したいとしたら、「商品説明数」(分子)→「荷電数」(分母)の順にshiftキーを押しながらクリックします。
このクリックの順番を間違えると分子と分母が逆転してしまいます。
両方の数値が選択された状態で右クリックをし「データを統合」をクリックします。

すると、下記のように「商品説明数/荷電数」の割合が表示されます。

これを成約数まで順次作業を繰り返し、わかりやすいように矢印等(上のメニュバーから追加)を加えてあげれば完成です。

4.折れ線グラフによる時系列営業成績表示

次に営業アクションを時系列で表示してみましょう。
今度は「グラフを追加」から「時系列グラフ」を追加します。
日付毎のデータを見たいのでディメンションには日付を指定し、さらに営業アクション毎の数字を見たいので指標には営業アクション「荷電数」、「商品説明数」、「提案・商談数」、「成約数」を指定します。
すると下記のようになるかと思います。

月毎のアクションデータが見たいのに横軸のデータが日付毎になってますね。
これはスプレッドシート上の「日付」項目のデータが日付データとして扱われており、各月の1日のデータとして扱われているためにこのような表示となってます。
なので、ここでこの日付データを月データとして扱うための作業が必要となります。

右のデータメニューから「+フィールドを追加する」をクリックします。
次に「←すべてのフィールド」を選択し、すべてのフィールドを表示する画面に遷移します。

ここで、「日付」フィールドのタイプを「年、月」に変更します。

これにより集計が月単位となりました。

あとは好みによって、スタイルメニューから折れ線グラフのポイント表示やデータラベルの表示をクリックして下記のように仕上げれば完成です。

5.積上げ棒グラフによる担当者毎の成績表示

次に積み上げ棒グラフで担当者毎の成約数を月次単位でモニタリングしてみましょう。
上と同じように「グラフを追加」から積み上げ棒グラフを選択して、ディメンションに「日付」、内訳ディメンションに「担当者名」、指標に「成約数」を選択します。
すると下記のように担当者毎の時系列での成約数が積み上げ棒グラフで表示されます。

6.フィルタリングの追加

Dataportal良いポイントとしてフィルタが簡単に作れるというのがあります。
今回は、上で作ったモニタリングレポートに「支店名」、「担当者」、「日付」という3つのフィルタをつけてみましょう。

上のメニューバーから「コントロールを追加」から「プルダウン リスト」をクリックします。
そして、上の方のフィルタを設定したい場所に配置し、右のコントロールフィールドから「支店名」を選択します。
すると、下記のようなイメージで支店名によるフィルタが追加されます。

この支店名フィルタにより、「東京支店」でフィルタすると連動して下のグラフの数値もすべて「東京支店」でフィルタされた値になります。

同様にして「担当者名」、「日付」のフィルタを作成します。

最後にレポートぽくヘッダをつけたりするとそれっぽくなります。

いかがだったでしょうか?
今回は、GoogleのDataportal(データポータル)を利用したモニタリングレポートの作り方を書いてみました。
簡単にモニタリングレポートが作れたのではないでしょうか。

引き続き、Dataportalを利用したモニタリングについての記事も書いていこうと思います。

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