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Slackの標準機能を活用してちょっとしたチームタスクを管理する

2020/10/30に公開

Slackには様々なアプリが存在しており、ましてタスク管理となると相当数のアプリがすでに存在しています。
ただ、要件と微妙に異なっていたり、自前でアプリを作り込むほどではなかったり、アプリを入れる事自体が会社の規定でできないなど、事情により活用できないケースもあると思います。

そこで、ちょっとしたチームタスクをSlack上で管理するための方法をご紹介します。あくまでちょっとしたチームタスクなので、終わったかどうかを管理者が単純に把握したいケースを想定しています。
たとえばXXXの予約が完了したか、XXXの受講が完了したかなど、タスクの粒度が小さいものの状況を把握したいケースに適しています。

もしタスクのプロセスに意味があるような場合には、専用のタスク管理ツールを使いましょう。しつこいようですがあくまでも終わったかどうかを把握したいちょっとしたチームタスクが想定守備範囲となります。

流れ

  1. Slackにタスク管理用の一時チャンネルを作成する
  2. チャンネルに対象者をinviteする
  3. タスクが終わった人はチャンネルからleaveしてもらう
  4. チャンネル内でリマインドする

このような流れとなります。
これにより、タスクが完了した人のノイズにはならず、未完了の人だけをターゲットにした(容赦ない)リマインド設定が柔軟に実現できます。それぞれの操作方法は割愛しますが、TIPSを紹介していきます。

一時チャンネル

目的がひと目で理解できるプレフィックスを付けておくと良いでしょう。不要になったパブリックチャンネルの数と尿酸値は少なければ少ないほどいいと昔から言いますので、全員のタスクが完了したら作成者は速やかにアーカイブしましょう。

チャンネルへのinvite

対象者が少数であれば手動でもできますが、数十〜数百名規模になるとSlackアプリやスクリプトが必要になってきます。ただ、以下の手順であればタイトルどおりSlack標準機能だけで賄うことができます。

招待メンバーのメールアドレスが分かっている場合

特定メンバーのみを招待したいかつ、そのメンバーのメールアドレスが分かっている場合には、対象のメールアドレス全件をクリップボードにコピーし、対象チャンネルの設定から、メンバーを追加するで表示されるテキストボックスに貼り付ければ、Slackがいい感じにユーザーを判別して招待してくれます。
アドレスが部分一致しているなど、Slack側が自動判別できない場合には以下のようなメッセージが表示されるので必要に応じて手動でユーザーを指定すればOKです。

全メンバーをinviteしたい場合

  1. generalチャンネル(名称変更している場合はデフォルトチャンネル)で/whoを実行
  2. 実行結果を全文コピー
  3. inviteしたいチャンネルにそのまま貼り付けて発言
  4. XXX, YYY, …をメンションしていますが、このチャンネルには参加していませんのメッセージのあとに招待するボタンが表示されるのでクリック

これで全メンバーをinviteすることができます。

Slackヘルプセンターによると、一度に最大1,000人までなら追加できるようです。

これによって、対象者だけが所属しているチャンネルが存在していれば、例えば部やチームなどでも応用して使えます。
Slackのチャンネルと組織構造はメンバー構成が一致しているケースが多いと思いますが、もしチャンネルが存在していなかったり、1,000人を超えるメンバーがいる場合にはスクリプトを用意しましょう。

まとめ

ということでSlack標準機能を使ったちょっとしたタスク管理のご紹介でした。Slackアプリは柔軟性がある一方で、一度リリースしてしまうと永続的なメンテナンス・サポートが求められます。
標準機能を活用することで、管理側の工数を抑えつつ、効率的なタスク管理ができ、それによって本来のビジネスにリソースを集中できますね。
それではみなさん、よりよいSlackライフを!

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