始めに
弊社では週の始めにメンバーの誰か一人が最近のGood&Newを話す場を設けています。Good&Newについての詳細は以下の記事などに譲りますが、その人の好きなことだったり考えだったりを知る良い機会で今後も続けていきたいなと思っています。
初めはSlackのカスタムレスポンスでランダムに選出された人が話すようにしていましたが、以下の点が個人的には気になりました。
- 事前に誰が話すか決めてはいるが、そもそも誰が当たっていたかをわざわざSlackを遡る必要があった
- 全員が一周する前に2回当たってしまうことがあり、しかもそれに気づくのが難しい（いつ誰が当たったか覚えてられない）
- 折角話したことでもすぐ忘れてしまうので、話した内容がどこかに残っていると良さそう
- そこをメモ代わりにすると話す内容を事前に用意することもできるのでより良い
この辺の問題をNotionで解決できないかな？と思い、今回Notionで運用してみることにしました。しばらく運用してみて良さそうな感じだったので現時点の運用をシェアしたいと思います💪
Notionを使ったGood&New運用のセットアップ
Notionテーブルで担当者と話す内容のページを用意
まずはGood&New用のテーブルを用意します。ここに担当者カラムと確定日カラムを用意し、確定日で降順することで一番先頭のページが今週話すべき人がパッと分かるようになりました。ページがあるのでここにメモ書きしておくと話した内容がテーブルに溜まっていき、後で見返すこともできるため冒頭で書いた一つ目と三つ目の気になりを解消することができました✨
次の担当者をNotionボタンを使って選出するページを用意
上で用意したテーブルに担当者を必ず一周するようにランダムに選出する機能をNotionボタンで実装します。
担当者になり得るメンバーを抽出
まずは必ず一周させるために、以下のスクショのようなプロパティを持つページを別途用意しました。 対象メンバー に選出対象のメンバーを設定して、 LibraのGood&New は上で用意したテーブルの相互リンクになっており、直近のGood&Newをリレーションで紐づかれるようにします。こうすることで直近のGood&Newのリレーションから担当者を算出することができ、それを対象メンバーから除外することでまだ話していないメンバーを求めることできます。
残りメンバーのNotion数式は以下のようになります。
対象メンバーを直接Notionユーザーにしていない理由
今回対象メンバーカラムは以下のようなメンバー一覧のテーブルからリレーションする形で設定しています。今回の内容だけだとユーザーを直接した方がシンプルにはなりますが、今後チームが増えた時などを考慮して柔軟性を持たせるためにワンクッション挟むようにしています。
それっぽい乱数を使ってメンバーを選出
あとは乱数で残りメンバーの誰かを選出できたら良いのですが、これがかなり工夫が必要でした。なぜならNotionには擬似乱数が用意されていないからです。
最終的には以下の数式のように、現在の分とクリック回数と適当な素数の余りから擬似乱数を求めることにしました。Notionの時間は最小でも分しか取れなかったため（now().timestamp()を使っても分以下の数値は切り捨てられていました）、クリック回数も含めて1分の間に何回もクリックしても違うメンバーが選出されるように工夫しています。
最終確認してからGood&Newページを作成する
乱数ができたので後はこれを元に担当者を決定します。念の為確認モーダルを表示して、もし都合悪い人が当たってしまった場合は振り直すことができるようにしています。
追加する時はスクショのようにこのページをリレーションさせることで、相互リンクにより直近のGood&Newとして自動で追加されます。
一周したらまた全員選べるようにクリアするボタンを用意する
これを繰り返して全員選出されたらまた一から始められるようにボタンを用意しておきます。これはLibraのGood&Newのプロパティを空にするだけで良いのでスクショのように確認ダイアログを挟んでから削除するように設定しています。
テーブルから操作しやすいように表示カラムの調整と説明文の追加
これでこのページを使うことで選出とクリアができるようになりましたが、このページをわざわざ開かなくてもテーブルから実行できるように表示カラムを調整します。そしてこのテーブルを使って何をするのかが分かるようにテーブルの上に説明文を足しました。
Good&New用のページを用意して、そこで発表と次の人を選出
最終的にGood&New用のテーブルと選出用のテーブルを合体させて、スクショのようなページを用意しました。これを用意することで最初にGood&Newで一番上のページの担当者が今週のGood&Newを発表して貰い、次の人は下のテーブルから選出するようにして、1ページで一通りの流れを完結させることができました🎉
終わりに
以上がNotionを使ったGood&Newの運用でした。前からGood&Newは何を話したか振り返られると良いなぁと思っていたので、それが普段よく使っているNotionで管理することができたのは良かったなと思いました。また今週誰担当だったっけ？となってSlackを遡るみたいな無駄な作業もなくなりより効率良くなったかなと思います😊
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