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ハンズオン　Microsoft365ドキュメントのグループ作業と共同編集

2023/02/13に公開

勉強会

出典：https://www.photo-ac.com/

はじめに

Microsoft にオフィスファイルを保存することで、複数人で編集したり、一気にとりまとめたりすることが出来るため、とても便利だったりします。
今回はOneDriveforBusinessとSharepoint、Teamsの関係性を確認しながら、共同編集する方法を紹介します。

作成方法の備忘録として記事を作りました。
手を動かしながら、実際のフォームを作成出来ると思うので、勉強会等でご活用ください。
※2023年2月現在の情報です。サービスが変更になる場合がございますのでご了承ください。

設定方法

大きく分けて２通りの共同編集の仕方があります。
主にユーザーごとにデータを保存する役割のOneDrive for Businessとチームで運用することを前提とするTeams（Sharepoint） を利用する方法があります。

OneDrive for Businessにて共有

そもそもOneDrive for Businessとは、オンラインストレージ（クラウド上でデータを保存する場所）のことです。
また、個人アカウントのOneDriveとOneDrive for Businessは別のものになります。
大きな違いは、利用できるアカウントです。
OneDriveは個人のMicrosoftアカウントに対して、OneDrive for Businessは組織で契約したドメイン（メールアドレスに用いられる、@から後ろの部分）を利用でき、セキュリティレベルも高く設定することができるようになっています。
プランによって異なりますが、一般的なBusinessStandard等で１TBの保存領域が容易されています。

長くなりましたが、共同編集の流れとしましては、

OneDrive for Business内にファイルを作成又は保存
ファイルに共有設定をする
共有したファイルのURLを共同編集するユーザーに共有
となります。

早速やってみます。

まず、OneDrive for Businessにアクセスします。
普段利用しているTeams等のMicrosoft365サービスの左上に、複数のアプリが登録されている、アプリ起動メニュー（ランチャ）があります。

アプリ起動メニュー　>　OneDrive

新規　>　Word文書

◇◇　◇◇さん、△△　△△さんに昨日あった、少しよかったこと。を記入してもらいたいと思います。
Wordにつぎのように入力してみます。

お題：昨日あった、少しよかったこと。 

〇〇　〇〇 
アイスクリームで当たりがでた。 

◇◇　◇◇(アカウント：test1) 
※ここにメッセージ 

△△　△△(アカウント：test2) 
※ここにメッセージ

続いて、こちらのWordを◇◇　◇◇さん、△△　△△さんのみに共有したいと思います。
右上の　共有　>　共有

共有するユーザーを選択します。
例ではtest1、test2のユーザーを選択して追加しました。

コピー　を選択して、URLを共有するか、送信により案内メールを送付することができます。
以上の手順で、権限のあるユーザー同士で共同編集が可能になります。

今回は、指定したユーザーと自分で編集したいので、特に設定を変える必要はありませんが、共有範囲等の設定を変更することができます。
設定の確認をしてみたいと思います。
リンクのコピー　>　指定したユーザーが編集できます　を選択

選択したユーザーがtest1、test2となり、その他の設定が編集可能になっていることが確認できます。

補足

組織外のユーザーに共有する場合の設定
こちらは組織のセキュリティポリシー等を確認していただき、慎重に設定してください。
※組織によっては、外部共有を許可制にしたり、そもそもデフォルトでは外部共有できないようにしているケースもあります。

すべてのユーザーへの設定例
【設定する場合は慎重に設定し、設定後にURLが正常に機能しているか、シークレットモード等からアクセスして確認することをお勧めします。】

すべてのユーザー　をチェックします。
必要に応じて有効期限（公開期限）とパスワードを設定しましょう。
※有効期限を設定することで、自動的に設定した期限がくると公開が止まります。

バージョン履歴
共同で編集をしていると、誰がいつ編集したか分からなくなってしまう問題が発生します。
これを確認したり、または、編集時点までデータを戻したりすることが出来る機能があります。
左上のファイル名の右に　-保存済み　の表記を選択します。
ファイル名等の設定が出来るポップが開くので、下にある　バージョン履歴　を選択します。

バージョン履歴が表示されるので、確認したい履歴を選択します。
そうすると、以前の内容が表示されますので、復元したい場合は　コピーを保存　から、別のファイルに以前のファイルを保存することが出来ます。

Teams(Sharepoint)での共有

Teamsの詳細は割愛しますが、ファイル共有をする機能が標準で用意されております。
実際はSharepointの機能を利用しており、Teamsからチームを作成した時点で、専用のSharePointサイトが自動作成されます。ですので、Teamsのファイルについては、実はSharePoint Onlineにアクセスしてファイル共有をしていることになります。
細かい部分で、多少ニュアンスが違うかもしれませんが、ややこしいので、Teams(Sharepoint)と勝手に表現しています。
今回はファイル共有をメインに説明しますので、ここら辺は、気になった方は各自調べてみてください。

早速、作業に移りたいと思います。

流れとしましては、

Teamsのチーム、チャンネル内にファイルを作成又は保存
共有したファイルのURLをチャンネルに投稿
となります。

まず、Teamsにアクセスします。
https://teams.microsoft.com/

対象のチームを選択　>　チャンネル　>　ファイル　>　新規　>　Word文書

Word文書　>　標題「最近あったちょっといいこと。」　>　作成

こちらも同様に、◇◇　◇◇さん、△△　△△さんに昨日あった、少しよかったこと。を記入してもらいたいと思います。
Wordにつぎのように入力してみます。

お題：昨日あった、少しよかったこと。 

〇〇　〇〇 
アイスクリームで当たりがでた。 

◇◇　◇◇(アカウント：test1) 
※ここにメッセージ 

△△　△△(アカウント：test2) 
※ここにメッセージ

ここから共有のお話なのですが、既に共有出来ていることにお気づきでしょうか？
確認してみたいと思います。
右上のある　共有　>　アクセス許可を管理　を選択します。

直接アクセス　を確認すると、チームの名称が入っています。

つまり、チームに所属しているメンバーが自動で編集可能というとこになっています。
既に共同編集したいメンバーが所属するチームがある場合はとても便利です。

補足
Teamsからオフィスファイル等を開くときの設定で、Teams内で開くか、ブラウザから開くか選ぶことができます。
Teamsから開く場合、単発作業は便利なのですが、ワードをしばらく編集しながらTeamsのチャット等を確認する場合、いちいちファイルを閉じて、再度開く必要が出てきます。
このような場合に便利なのがブラウザから開く設定となります。これを設定すると、ブラウザーの別のタブでファイルを開くので、別のTeams作業を並行で行うことが出来るようになります。

設定方法は次の通りです。

Teams右上の…（三点リーダー）をクリック

設定　>　ファイル　>　ファイルを開く設定「ブラウザー」

まとめ

スポットで誰かと共同編集する場合はOneDrive for Business、既にチームがあり、メンバーと共同編集したい場合はTeams(Sharepoint)から、といったように使い分けて運用すればいいんじゃないかな？と思います。
クラウドサービスの利点として、場所や時間の制約を受けにくいことと、もう一つにリアルタイムで同時に作業が出来ることがあります。
当然セキュリティはしっかりおさえつつ、便利に活用すれば、少しでも有効に時間を使うことが出来るので、是非とも触ってみてください。

はじめに

設定方法

OneDrive for Businessにて共有

補足

Teams(Sharepoint)での共有

まとめ

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