こんにちはインフラ/SREグループの三橋です。N番煎じですが開発組織内にバーチャルオフィスツールGatherを導入したのでその内容について記載します。
想定読者
- booostの開発組織にご興味のある方
- バーチャルオフィスの導入にご興味のある方
- リモートワークのコミュニケーション改善に興味がある人
背景
弊社ではリモートワークを中心としているため、ツール導入以前は以下のような課題がありました。
- チーム外のメンバーと話せる場が少ない
- 周りの人が何をしているのかわからない
- メンバーが出勤しているのかすぐにはわからない
特に一つ目の課題については下記のように組織にとっても望ましい状態ではないと考えています。
- SRE活動を行う上でも信頼関係の構築が難しい
- 偶発的な会話が生まれにくいためイノベーションが起きづらい
過去にもGatherを導入しようとした動きはあったようなのですが、業務が忙しく結局導入には至らなかったようです。
入社したての自分は比較的時間があったため導入の旗振りを行うことにしました。
トライアル利用
ツール利用にはお金がかかるため、まずはトライアル期間を利用して導入効果の検証を行うことにしました。トライアル実施にあたって気をつけたことを記載します
ミニマムに始める
いきなり大きく始めるとあらゆる混乱が生じるため、まずは小さくチーム内で利用することにしました。
しばらく運用してメンバーからフィードバックをもらいつつ、どのように展開していけそうかを考えました。
その後運用ドキュメントを整備しつつ開発組織内に展開しました。
毎日ログインしてもらう
バーチャルオフィスツールは多くの人がログインしているからこそ効力を発揮します。ログインしているメンバーが少なければ、「どうせあの人はいない」とどんどん利用者が減り過疎化してしまいます。
毎日ログインしてもらうために行ったことは下記の通りです。
- コアパーソンを巻き込む
- 可能な限り会議をバーチャルオフィス上で実施する
初日はあまり人が入ってくれず挫折しそうになりましたが、CTOに相談したところ思いのほかノリノリで大号令を出してくださったのでうまく運用に乗せることができました。
アンケートを実施する
1週間程度運用したところでアンケートを実施し、事前に設定していた課題を解決できたか、改善点等がないか募集しました。その結果下記のことがわかりました。
- 当初の課題は概ね解決することができた
- 全体としては高評価である
- 少数ではあるが利用反対派のメンバーもいる
- 運用面で困っていることがあるメンバーもいる
アンケートの結果については全体に開示し、困りごとや不満に対する回答をまとめたドキュメントも公開した上で本格導入を行うことにしました。
バーチャルオフィスツールを導入してみて
現在では約40名近いメンバーがGatherにログインしています。Gather導入により以下のようなメリットを感じています。
- デスクをカスタマイズできるので、その様子からその人の人柄がわかるようになった
- まだ話したことがないメンバーの人柄がなんとなくわかります
- 話しかけてよいか一目でわかるので気軽に話しかけられるようになった
- 忙しそうでなかなか話しかけていいタイミングがわからなかったCTOにも気軽に相談ができるようになりました
- 雑談している様子が見えるので雑談に入っていきやすくなった
- 大阪オフィスなど東京以外の拠点で働いているメンバーと話すことができました
- 一体感を感じるようになった
- 同じ場所にいるので一緒に働いている感が増しました
一方で以下のような課題も感じています。
- 気軽に話しやすいが故に個人に対するタスク依頼が発生しやすい (DMと同じ現象)
- コミュニケーションを取りやすくはなったが実際にコミュニケーションを取るかは良くも悪くも個人による(施策等の未実施)
この辺りは是正していく必要があります。
おわりに
まだまだ導入したばかりで課題もありますが以前に比べると格段に働きやすくなったように感じます。中には仕事が楽しくなったと言ってくださるメンバーもいました。少しずつこのような声を増やし開発組織だけでなく組織全体でこのような施策をしていけたらいいなと考えています。
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