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［プロンプとーく］AIで資料の要約を自動化！現場で役立つプロンプト活用のコツ
［プロンプとーく］は、AI活用に役立つプロンプト実例を分かりやすくまとめた実例集です。ビジネスや日常ですぐ使えるアイデアが満載です。
はじめに
日々の業務で「添付ファイルの内容をざっくり把握したい」「大量の資料を短時間で要約したい」と感じたことはありませんか？私自身、クライアントから送られてくる膨大な資料や、共有されるファイルの要約に多くの時間を割いてきました。しかし、AIの進化によってこの"要約作業"が劇的に効率化できるようになっています。
この記事では、AIに添付ファイルの要約を依頼するための実践的なプロンプトをご紹介します。実際の業務現場で役立つ工夫や、注意点も交えて解説します。
どんな人におすすめか
- 日常的に資料やレポート、議事録などの添付ファイルを受け取るビジネスパーソン
- 業務効率化やAI活用に関心のある方
- 生成AIのプロンプト設計に悩んでいる方
特別なITスキルは不要です。AI（ChatGPTやPerplexityなど）を使える環境があれば、すぐに実践できます。
添付ファイル要約プロンプトの基本
私が実務で重宝しているプロンプトがこちらです。
# 概要生成プロンプト
## 目的
入力内容のテキストから、主旨や要点を抽出し、誰にでも分かりやすい概要を生成することを目的とします。
## 詳細設定
- 用途：（必要に応じて記入）
- 対象・想定読者：（必要に応じて記入）
- 粒度・詳細度：（必要に応じて記入）
- 文体や語調：（必要に応じて記入）
- 訴求・強調したいポイント：（必要に応じて記入）
## 役割・指示
あなたはプロの編集者として、以下の条件に従い、概要を作成してください。
## 入力内容
- 添付ファイルのテキスト
## 制約条件
- できるだけ分かりやすく、要点を箇条書きまたは短い段落で整理すること
- 参照記事への数字リンクは本文内に含めないこと
- 参照記事へのリンクは文末にまとめて記載すること
- 文字数は特に指定しないが、過不足なく適切な分量でまとめること
## 出力
- 形式：テキスト
- 内容：概要
## 追加の出力（必要に応じて使用）
- X（twitter）投稿文案を3案
- ハッシュタグを5案
このプロンプトのポイントは、「プロの編集者」としての役割を明確に指定し、出力形式や注意点を具体的に指示していることです。AIは役割や出力条件を明確に伝えることで、より期待に近い要約を返してくれます。
実際の活用シーン
- クライアントから届いた大量の資料を短時間で要点把握
- 社内の議事録や報告書を要約してチームに展開
- プロジェクト資料の要点抽出や、ナレッジ共有の効率化
私の場合、クライアントから送られてくる数十ページのPDFをAIに要約させ、数分で全体像を把握できるようになりました。自分で一から読むより、はるかに時短になります。
応用のコツとTips
- 添付ファイルの内容や目的に応じて「どの視点でまとめてほしいか」を追加指示すると、さらに精度が上がります。
- 例：「経営層向けに要点だけまとめて」「リスクや課題に重点を置いて要約して」など
- 社内用語や略語が多い場合は、事前に補足情報を渡すと誤解が減ります。
- 出力形式（箇条書き、短い段落、表形式など）を明示的に指定すると、後工程での転用がしやすくなります。
注意点
- 機密情報や個人情報を含むファイルは、AIサービスの利用規約やセキュリティポリシーを必ず確認しましょう。
- AIの要約は万能ではありません。重要な判断や意思決定に使う場合は、必ず原文も確認してください。
- 添付ファイルの形式や文字数によっては、AIが正しく読み込めない場合があります。分割して入力するなどの工夫が必要です。
まとめ
AIによる添付ファイルの要約は、業務効率化の強力な武器です。プロンプトの設計ひとつで、出力の質が大きく変わります。私自身もこのプロンプトを使い始めてから、資料整理や情報共有のスピードが格段に向上しました。
忙しいビジネスパーソンこそ、ぜひ一度このプロンプトを試してみてください。日々の業務が驚くほどスムーズになります。
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