この記事は株式会社ビットキー Advent Calendar 2024、25日目の記事です。
プラットフォーム開発部 の @daikideal が担当します。
はじめに
ビットキーではDevelopers向けの社内LT会を毎週開催しており、その運営・ファシリテーションを主に私が担当しています。
今回はこの社内LT会の毎週開催を継続するための仕組みについて紹介します。
結論だけ先に言っちゃうとSlackワークフローによる運営作業の自動化です。
LT会の概要
まずはLT会についてサラッと紹介します。
タイムテーブル
1回につき30分、登壇者は2人で行っています。
| 時間 | 内容 |
|---|---|
| 1分 | オープニング |
| 5 ~ 10分 | 一人目の発表 |
| 3分 | 感想・雑談タイム |
| 5 ~ 10分 | 二人目の発表 |
| 3分 | 感想・雑談タイム |
| 1分 | クロージング |
使っているツール
基本的には追加料金不要で使えるツールだけで運営しています。
| ツール | 用途 |
|---|---|
| Google Meet | オンライン会場 |
| Miro | 感想ボード |
| Notion | ・LT会の参加方法などについてのドキュメント ・DBでいつ,誰が,どんなテーマで登壇するかの管理 |
| Slackワークフロー | ・登壇者募集 ・当日のLT会開催アナウンス ・新しく入社された方へのご案内 |
本記事ではSlackワークフローをどう活かしているかについてお話しします。
Slackワークフローとの馴れ初め
LT会運営作業には以下のような課題がありました。
- 登壇者募集/LT会開催アナウンスで送信するメッセージを毎回手書き
- 主運営不在時など、普段運営作業をしていない人からするといつ何したらいいのかわからない
- 募集やアナウンスはどのタイミングで送るのか
- 感想ボードはどうやって用意したらいいのか
つまり 再現性もないし面倒！ ということです。
このような悩みをLT会のクロージングの時間に相談したところ、「Slackワークフローとか使えばいいんじゃない？」というアドバイスをいただきました。
それまで触ったことがなかったので自分のTimesチャンネルで色々と検証した結果、LT会運営作業の大半を自動化できることがわかりました。
実際にLT会運営にSlackワークフローを導入して調整を重ねた結果、今はこんな感じです。
- 時間が来たらワークフローを実行するだけ！
運営で使っているSlackワークフローのレシピ紹介
ここからは、実際に今運用しているSlackワークフローをご紹介します。
大体何をしているのか、ワークフロービルダーの画面だとどうなっているのかを掲載しますので、お手元でワークフローを作成する際の参考にしていただければと思います。
※チャンネル名や筆者以外の個人名は伏せます
登壇者募集
まずは登壇者を決定するワークフローです。
このワークフローは次節で紹介する登壇者応募とセットになっており、こちらはシンプルに「この日のLT会に登壇していただける方はスタンプを押してください」というメッセージを送信しているだけです。
1日待っても応募が定員数に達しない場合、普段リスナーとしてご参加いただいている方の中からローテーションで登壇をお願いすることにしています。
- ワークフローのURLからトリガー
- 運営が必要事項をフォームで入力
- LT会の開催日時
- Developer全体チャンネルへ募集メッセージを送信
- 1日待つ
- 3.のメッセージのスレッド + チャンネルにも募集締め切りのメッセージを送信
ワークフローの全体
登壇者応募
登壇者を決定するワークフローの後半です。
登壇者募集のメッセージに応募用のスタンプが押されたとき、押した人に登壇内容をヒアリングし、登壇内容が入力されて初めて応募完了とし、
登壇募集メッセージのスレッド + Developer全体チャンネルで登壇者決定を通知します。
-
登壇者募集のメッセージに
:toudan_shimasu:スタンプが押されたらトリガー
:toudan_shimasu:スタンプ[1] - 1.でスタンプを押した方に登壇意思を確認するDMを送信
- 1.でスタンプを押した方が必要事項をフォームで入力
- 登壇内容
- 1.でスタンプが押されたメッセージのスレッド + チャンネルにも登壇者決定を通知するメッセージを送信
ワークフローの全体
開催アナウンス
LT会の当日に、その日登壇する方へのメンション + 登壇内容がわかるNotionページへのリンクを含んだメッセージをDeveloper全体チャンネルへ送信し、集客を狙います。
また、このタイミングでMiroに当日用の感想ボードを作成します。
- ワークフローのURLからトリガー
- 運営が必要事項をフォームで入力
- 登壇する方(2名)へのメンション
- 登壇予定内容を記述したNotionページへのリンクを入力
- Miroボードをテンプレートからコピー[3]
- (感想ボード用のテンプレートを事前に作成しています)
- Developer全体チャンネルへ送信
ワークフローの全体
新しく入社された方へのご案内
新しくビットキーに入社された方はこのLT会の存在をご存知ないはずなので、その方がDeveloper全体チャンネルに参加したタイミングで「LT会やってるよ！」とお伝えします。
また、自己紹介LTもお勧めしており、社内でのインプレッションを高めていただくことで今後の仕事のしやすさにも貢献しています。
- 誰かがDeveloper全体チャンネルに参加した時にトリガー
- 参加した方だけに見えるメッセージを送信
ワークフローの全体
ワークフローの紹介は以上となります。
おわりに
Slackワークフローを活用することでLT会運営作業の大半は自動化できました。
まだ少々手間に感じるは作業いくつか残っていますが、「自動化しないとしんどい」というほどのペインではないので現状維持でいいかな〜と思っています。
お読みいただいた皆様も、面倒なことはSlackワークフローにやらせて、毎週楽しくLT会を開催してみるのはいかがでしょうか。
-
https://emoji-gen.ninja/ で作成しました ↩︎
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執筆時に見直したところ、ボタンのシングルクリックが有効無効を切り替えられるようになっていました (参考: https://slack.com/intl/ja-jp/help/articles/17542172840595-ワークフローを作成する---Slack-でワークフローを作成する#ボタン-1) ↩︎
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Miroボードの作成は、Miroのワークフロー用Slackコネクタが組織で承認されると利用可能になります ↩︎
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