【Googleカレンダー】参加者がセルフサービスで参加できる予定を作る方法

Googleカレンダーを業務で使用している場合、複数人が参加する予定を作ることがあります。
この際、予定の主催者が参加者を予定に追加することが一般的です。

しかし、この方法の場合、予定に参加したい人が自分から参加するためには予定の主催者に依頼する必要があります^[1]。任意参加の予定の場合これでは不便なため、参加したい人が自分自身の操作のみで参加できる予定の作り方を紹介します。

手順

1. 共有カレンダーの作成 (だれか1人が最初に一度だけ行う)

事前に共有カレンダーを作っておきます。
こちらは事前にだれか1名がやればOKです。

①ここを押して	②ここを押します
③ 適当な名前をつけます。共有する範囲の名前(開発部、XXXグループ)や予定の種類などがよく使われます	④ (重要) カレンダーの共有に参加候補の人たちを追加します。企業でGoogleを使っている場合、多くの人を含んだグループ(Googleグループ≒ML)が大抵の場合あります。もしあるなら、そのアドレスを指定すればその全員を追加できます
⑤ 権限には「予定の変更」か「変更及び共有の管理権限」のどちらかを付与します(そうしないと予定へ自分から参加することができないため)	⑥ 最後にカレンダーの公開URLを控えておきます

すべての作業が終わった後、カレンダーの公開URLを共有範囲の人たちにslackなどで伝えて、カレンダーの登録を促します。
以下のようにメールも飛びますが、慣れていない人も多いと思いますので別手段で伝えるのが良いと思います。

2. 予定を作る (予定の主催者が都度行う)

先程作ったカレンダー上に予定を作ります。
このとき、よく作成先のカレンダーを間違えるので注意しましょう。

もし間違って別のカレンダー上に作ってしまった場合、カレンダー間での予定の移動はできないですが、カレンダー間での予定のコピー (ex: 「デフォルトの予定に」コピー)はできるので、それでコピーしたのち間違って作った予定を削除すると良いです。

3. 共有カレンダーを自分のGoogleカレンダーに登録する (全参加者が最初に一度だけ行う)

①事前に送られたカレンダーの公開URLを開くと次のよう画面が出るため、左下のリンクを開きます	② そうすると登録のダイアログが出るため追加を押します
③ 共有カレンダーに登録された予定が表示されるようになりました

4. 共有の予定に自分から参加する (予定に参加したい人が都度行う)

①共有予定の編集ボタンを押します	②ゲストの項目に自分自身を登録します
③保存を押します	④自分のカレンダーに共有予定が登録されました (並んでいるうちの左、グレイアウトしている方)

まとめ

この方法は、他の人が作った予定に自分が任意で参加できない問題を解決するための方法です。
ですが、複雑でほとんど認知されていない手順でもあります。特に共有カレンダーを事前に登録しておく部分を忘れやすく、またこのURLをずっと保存しておく必要があり、あのURLどこいったっけとなりがちです。
ただ、一度覚えてしまえば便利でもあります。この手段を認知してもらうためこの記事を書きましたので、手順を伝えるときはぜひこの記事のURLを添えてあげてください。それだけで、特に参加者側は格段にやりやすくなると思います。

脚注

1. 予定の参加者にも予定の編集権限が付与されていれば主催者以外の参加者に依頼することで追加してもらえますが、結局誰かにやって貰う必要があります