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Power BIでSharePoint, OneDriveのフォルダにある複数ファイルを取り込みたい

wfbi

2024/05/08に公開

はじめに

Power BIのデータソースとして、SharePointのドキュメントライブラリやOneDriveにある複数ファイルからデータを取り込む方法を記載する。

概要

大きく分けると下記手順になる。

SharePointやOneDriveのサイトURLを取得する。
Power BI Desktopで取得したサイトURLを指定して複数ファイルのデータを取り込む。

詳細

前提

SharePoint, OneDriveに複数ファイルが格納済みでありアクセス権限をもっている。
取り込みたい複数ファイルは特定のフォルダー内に存在する。(SampleFolder)
取り込みたい複数ファイルはCSVファイルのみである。(dataA.csv/dataB.csv/dataC.csv)

dataA.csv dataB.csv dataC.csv

ID NAME ID NAME ID NAME

1 hoge 4 fuga 7 piyo

2 hogehoge 5 fugafuga 8 piyopiyo

3 hogehogehoge 6 fugafugafuga 9 piyopiyopiyo

dataA.csv		dataB.csv		dataC.csv
ID	NAME	ID	NAME	ID	NAME
1	hoge	4	fuga	7	piyo
2	hogehoge	5	fugafuga	8	piyopiyo
3	hogehogehoge	6	fugafugafuga	9	piyopiyopiyo

SharePointやOneDriveのサイトURLを取得する

ファイルが格納されているSharePointやOneDriveをブラウザで開く。
アドレスバーからサイトURLをコピーする。サイトURLに該当する部分のみを取得する。
SharePointの場合、アイコンのリンクのアドレスをコピーでもサイトURLを取得できる。
!
サイトURLとは、主に下記形式になっているものを指す。
```
# SharePoint
https://xxxx.sharepoint.com/sites/xxxx

# SharePoint（Teamsと紐づかれている）
https://xxxx.sharepoint.com/teams/xxxx

# OneDrive（個人）
https://xxxx.sharepoint.com/personal/xxxx
```

Power BI Desktopで取得したURLを指定して複数ファイルのデータを取り込む

Power BI Desktopでデータを取得-詳細を選択する。
SharePoint フォルダーのコネクタを選択して、接続をクリックする。
取得しておいたサイトURLを入力し、OKをクリックする。
サイトURL先に格納されているコンテンツの一覧が表示されるので、データの変換をクリックする。

!

SharePoint フォルダーのコネクタはサイトURLを指定しなければいけないため、特定のフォルダーのみを一覧で表示することが現状できない。コンテンツの一覧から利用したいファイルだけになるように絞り込む作業が必要になる。
Power Queryエディターで取り込みたい複数ファイルを絞り込む。
1. Folder Path列で特定のフォルダーのみにフィルターする。
2. Extension列でCSVファイルのみにフィルターする。
取り込みたい複数ファイルのみが表示される。
Power QueryエディターでContent列のファイルの結合のアイコンをクリックする。
CSVファイルの仕様にあわせて設定し、OKをクリックする。

複数ファイルのデータが結合されたテーブルが作成できる。

Tips

読み込みの高速化（`SharePoint.Files` -> `SharePoint.Contents`）

記載した手順では、データをSharePointを読み込む際に内部でSharePoint.Files関数が利用されている。
この関数を使用すると、読み込まれるサイトメタデータが原因で、更新速度が遅くなるおそれがある。

PowerBIDesktopPowerQuerySharePointFilesFunction

SharePoint.Files関数ではなく、SharePoint.Contents関数を利用することでより高速にSharePointサイトのコンテンツを読み込むことができる。
ただし、SharePoint.Contents関数を利用した場合、下記のようにサイトに存在するフォルダー単位でまとめられた状態で最初読み込まれる。

PowerBIDesktopPowerQuerySharePointFilesFunctionResult

そのため、ファイルを絞り込む際にはContent列のTableよりデータを展開して、絞り込んでいく必要がある。

参考

BIによる業務改善推進Publication

とある企業で主にBI（Power BI）による業務改善推進しているCoEメンバーのPublication。 Power Platformの他サービスもそこそこ活用している。