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Tips:実例を交えた手順書の書き方

2 min read

これはなに

手順書を作るときにばるすが気をつけていることの解説をします。
状況と内容に合わせて細かい部分は変えますが、ばるすが書く基本的なフォーマットをご紹介します。

誰でも頭に入りやすくなるように情シス業務とは関連しない内容にしています。
途中で解説を交えているため手順が分断されて読みにくい点はご容赦ください。

想定読者

・手順書の作り方がいまいちしっくり来ていない人
・他の人が作る手順書を見てみたい人
・自分の型とは違う方法を模索している人

前置き

あくまでこれはばるすの書き方です。
良いなと思った点は取り入れて頂ければ幸いですが、
これが正解ってわけでは全くありません。
下記要素次第でいくらでも変わります。
▼要素
 ・読み手
 ・作成にかけられる作業時間
 ・更新の頻度、かけられるリソース
 ・更新者の素質
 ・書く内容
 ・案件ごとの雰囲気
 ・業種,業態
 etc...

(解説)手順書の全体構成

  1. 主題
    以下要素を端的に表す。タイトルの下に数行説明を入れても良い。

    • これは何なのか
    • いつ役にたつのか
    • 誰に向けたものか
  2. 概要
    目次の役割を持つ。
    1. 2. ~と箇条書きで記載する。
    途中から参照したい場合にも使える。

  3. 詳細
    概要で書いた箇条書きにネストして解説を配置する。

  4. 関連リンク
    作業において参考となる情報、または関連する作業手順へのリンクを配置する。

サンプル手順

ギターを楽しむ前にするべき準備

ギターを弾く準備の手順ページです。
後片付けについては別手順を参照してください。

凡例

★(数):編集コメント
※:脚注
A~Z:分岐

■手順概要 ★
 □ 1.ギターを持つ
 □ 2.アンプを立ち上げる
 □ 3.楽譜を表示する
 □ 4.弾く

★(解説)概要について
 ・記載することで全体図が理解できる
 ・各数字の頭に □ をつければ簡易チェックシートの出来上がり
 ・概要の項目名と手順詳細の項目名を揃える

■手順詳細
 1.ギターを持つ
  1-1.スタンドからギターを取り出す
  1-2.座るか立つかで分岐

A)座って弾く場合
    A-1.ギターを小脇に抱える

B)立って弾く場合
    B-1.ストラップ*を肩にかける

* ストラップとは:ギターを肩にかけて持つための紐みたいなやつ★1

★1(解説)脚注について

・脚注を各項内で完結させる方が読者の脳内メモリを圧迫しない。
 ・使わずに済むならなるべく脚注は使わず、想定読者がわかる単語や一般的な単語を使う。
 ・分岐先でさらに分岐する場合は別の項として書き、リンク化するなど工夫する。
 ・同項内に脚注を複数用いる場合は番号を振るか、文字を抜粋する。
 ・手順内で脚注の番号を通しで用いることは、あまり良い例ではない。

2.アンプを立ち上げる
  2-1.以下のツマミがそれぞれ0になっていることを確認
    □ Volume
    □ Gain
    □ Master
  注意!!) 本項の確認を怠るとアンプが壊れる可能性があります。★2

★2(解説)注意点について

・過去にミスが起きたポイントや、ミスが起きてほしくない重大な部分は注意喚起文を書く。
 ・この手順でミスると何が起きるのか?を伝えることが大切。
  目安:手順内に記載すべき注意点は手順5~7項目に対し、1~2点くらいにする。

▽目安設定の理由
   注意点が多いならば最初に「注意点」としてまとめて記載しておくか、手順どおりにやれば注意しなくても大丈夫な記載にする。
   注意点が複数個あると、手順と手順の項目間に隙間ができ、流れを理解しにくくなる。
   人間はそんなに多くのことに注意を払えない。

2-2.Power(電源)スイッチをONにする
  2-3.ギターのシールドケーブルを挿す ★3
  2-3.そのまま3~4分待つ
  2-4.Stand ByスイッチをONにする

★3(解説)適切な5W1H
 >>ギターのシールドケーブルを挿す
 ・上記は悪い例。ギターのシールドケーブルを"どこに"挿すのかを記載していない。
  実際のアンプではシールドケーブルを挿す部分(=ジャック)が複数あるので挿し間違えが起こりうる。
  Inputジャック、Phoneジャックがそれに当たる。

・想定読者の理解度、リテラシーによって省略したり追記したりするので、加減が難しいポイントでもある。

3.楽譜を表示する
  3-1.iPadを起動する ※
  3-2.楽譜アプリを表示する

※ロック解除PWは(リンク)参照 ★4

★4(解説)PW情報の記載

・手順書内にID/PWの記載は原則しない。やるとしても、共有ファイルへのリンクを貼るなどで代替する。
どうしても記載したい場合は [P〜]や[例のやつ]など、関係者間でのみ理解できるものにとどめておく。
 ▼理由
  1.ID/PWの漏洩リスクが上がる
   例:PW記載されてるの忘れて人に共有しちゃった → インシデント発生
   例:印刷しちゃった、からの紙失くしちゃった… → インシデント発生
  2.ID/PWの管理が煩雑になる
 ID/PW更新するたびに手順書直さなきゃいけないとか苦痛しかない。
いやそもそもID/PWを平文で保持しちゃダメ。

4.弾く
  完了

■関連リンク
 ・ギターの片付け方:リンク
 ・かっちょいいフレーズ

以上

作成日 :2019/05/21
作成者 :barusu

======更新履歴======
2019/05/21 23:02 初版
2021/02/02 20:15 更新 (色々変えた)

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おわりに

ここまで読んでいただきありがとうございました。
2年前に社内向けに書いたやつをベースにちょっと手直ししてます。
色々書いてきたけどやっぱりやり方は変わってない点が多いですね。

自分はこうしてるよ!ってのがあればコメントいただけると幸いです。

以上、barusuでした。

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