こんにちは！atama plusのパンダ好きエンジニア@pandineerです。
今回は、atama plusで取り組んでいる、カジュアル面談の改善の取り組みについてご紹介します。
特に、初めてカジュアル面談の面談官を担当する方を交えて、どのように改善していったのか、具体的な取り組みを交えてご紹介します。
背景
カジュアル面談は、カジュアルな場ではあるものの、候補者の方の貴重な時間をいただいており、かつ会社のことを詳しく知ってもらう最初の接点になることが多いため、重要な場です。
atama plusでは、今まではカジュアル面談を経験したことのあるメンバーが対応していましたが、面談数が増えたこともあり、初めて面談官を担当するメンバーも増えてきました。
そこで、初めて面談官を担当するメンバーが安心して面談に臨めるよう、様々な取り組みを進めていきました。
取り組みのご紹介
具体的な取り組み内容についてご紹介します。
面談への同席
まず始めに、初めて面談官を担当するメンバーは、経験者が実施する面談に同席することから始めました。
面談に同席することで、面談の進め方や、どのように会社を紹介するのか、どのようなポイントを伝えるのかなどを学ぶことができます。
また、面談に同席することで、進め方や話す内容だけでなく、面談の雰囲気を知ることができます。
経験者同席の下での面談の主導
2-3回面談に同席した後、初めて面談官を担当するメンバーが主導で面談を進めるようにしました。その際、経験者が同席し、面談の進め方や会社紹介、質問対応などをサポートする形としました。
ここで、初めて面談官を担当するメンバーから、「経験者から都度FBをもらえるのは助かるけれど、自分の中で軸が固まっていないので、自分なりに面談を統括的に振り返るのが難しい」という声が上がりました。
カジュアル面談の軸をまとめた資料の作成と共有
そこで、カジュアル面談の軸を共有するため、カジュアル面談の軸をまとめた資料を作成しました。
この資料には、面談の目的、進め方、会社紹介のポイントなどをまとめています。
面談の目的や進め方に関しては、単にプロセスや話すことをまとめるだけでなく、
- 「会社を代表しているという心構えを持つ」
- 「その場をリードするスタンスを持つ」
- 「来てくださった方の時間をもらっているので、その方にとって良い時間になるよう心がける」
など、心構えや気をつけていること、なぜそのようなことに気をつけているのかなども記載しました。
また、会社紹介に関しては、「3分でわかるatama plusのエンジニア」に沿った形式で、「私（@pandineer）だったらこうやって紹介します」と普段話す内容の文字起こしを行いました。
ただ単に話している内容を文字起こしするだけではなく、各パートごとに、「このパートでは何を伝えたいか」であったり、「個人的には特にこの部分が熱いと思っているので個人の想いも併せて伝えています」といったことも併せて記載しました。
さらに、面談に慣れていないメンバーは一方的に話してしまうケースが見られたため、質問がないか確認するタイミングをどこで挟むかや、来てくださった方が何を知りたいかを引き出す質問とそのタイミングも記載するようにしました。
この資料を共有する際の注意点として、「『あくまでもこれは私だったらこうやって話します』というベースであって、100％これに従う必要はないし、むしろ慣れてきたらそれぞれの想いを載せたりすることにチャレンジして欲しい」ということを伝えました。
結果として、この資料を作ったことで、「面談の進め方に詰まったときや、面談後にもっとうまく話せたんじゃないかなと振り返るときに、立ち返るものがあるのがありがたいです」といった声をメンバーからもらうことができました。
定例会の開催（カジュアル面談改善し隊）
いくつかの取り組みを経て、初めて面談官を担当するメンバーが安心して面談に臨めるようになってきました。
しかし、カジュアル面談に来てくださる方は毎回異なる方であり、その方にとって良い時間になるよう心がけるためには、継続的な改善の取り組みが必要だと感じました。
そこで、カジュアル面談の改善を進めるための定例会として、「カジュアル面談改善し隊」という週に30分の定例会を設けました。
この定例会では、カジュアル面談を担当したメンバーが面談で感じた課題や回答に困った質問を共有し、それに対して他のメンバーがアドバイスを出したり一緒に考えたり、という形で進めています。
他にも、会社紹介資料のここが話しづらいといった課題から、メンバーで相談して資料自体の改善を進めることもあります。
課題だけでなく、「こういう話をしたらすごく盛り上がった！」や「こういう進め方にしたらすごくスムーズだった」のように、面談で良かったと思ったことや、新しい試みを共有できるため、メンバー同士が切磋琢磨しながら、カジュアル面談の改善を進められています。
また、事前にカジュアル面談の軸を共有する資料を作成したことで、メンバー同士での議論も具体的になったり、知見を共有し貯めておく共通の場ができ、より効果的な改善の取り組みができていると感じています。
カジュアル面談改善の取り組みを経て
カジュアル面談の改善の取り組みを進めてから、初めて面談官を担当するメンバーが安心して面談に臨めるようになりました。
今回初めて面談官を担当するメンバーが増えましたが、カジュアル面談から選考に進んで頂ける比率については、高い水準が維持できています。
カジュアル面談から選考に進んで頂いた方から、選考に進んだ決め手の1つにカジュアル面談が良かったことを挙げてくださることも多いです。
つい最近も、一次面接を担当した方からカジュアル面談担当者へ、候補者の方から「カジュアル面談が良かったことが選考に進む決め手の1つになった」と言ってもらえたという具体的な声の共有もありました。
一次面接を担当した方からカジュアル面談担当者への共有
また、最近Join頂いた方から、私のカジュアル面談も良かったと言ってもらえました！
最近Join頂いた方からの私のカジュアル面談の感想共有
まとめ
今回は、atama plusにおける、最近のカジュアル面談改善の取り組みについてご紹介しました。
特に、初めて面談官を担当するメンバーが安心して面談に臨めるよう、様々な取り組みを進めてきました。
具体的には、
- 面談経験者が主導する面談への同席
- 初めて面談官を担当するメンバーが主導する面談への面談経験者の同席
- カジュアル面談の軸をまとめた資料の作成および共有
- カジュアル面談の継続的な改善のための定例会の開催（カジュアル面談改善し隊）
などをご紹介しました。
引き続き、カジュアル面談の改善を進めていき、候補者の方にとって良い時間になるよう心がけていきます。
今回ご紹介した内容が、カジュアル面談の改善に取り組む際の参考になれば幸いです。
特に、初めて面談官を担当する方が安心して面談に臨めるようにするために、どのような取り組みを進めるか検討されている方には、ぜひ参考にしていただければと思います。
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