会議を効率化する資料作成テク５選
概要
会議でかかった時間は参加者の数だけ乗算され会社のリソースを奪います👼
その為、ファシリテーターおよび資料作成者は会議を最大限効率的する必要があります。
この記事では会議の効率を引き上げる俺的資料作成テクを５つご紹介します。
※他に良いアプローチがあれば是非コメントでご教授くださいまし🙏
会議を効率化する資料作成テク５選
1. 目的をまず書く
会議には単発で開かれる会議・隔週で開かれる会議がありますのでそれぞれで目的が明確になっていないとどうなるのか見ていきます。
単発で開かれる会議で目的を明記しないとどうなるか
会の目的が何なのかを会の冒頭で説明をしても参加者全員が聞いているとは限りません。また、聞いていたとしても会の冒頭で話した内容など終盤では忘れてしまうかもしれません。
逐一目的を説明するくらいなら資料に記載しない理由はないかと思います。
隔週で開かれる会議で目的を明記しないとどうなるか
隔週で開かれる会議の大半はマネージャー層や特定のポジションの人たちが集まり情報共有を行う場として開かれているかと思います。
その為隔週で開かれる会議の参加者は特定の人物ではなく特定の"ポジション"の人ということとなるので人の入れ替わりが発生します。
人の入れ替わりが発生する会議において資料に目的が記載されていないとどうなるか、初めは存在していた目的が正常に引き継がれず、どこかで参加者の大半が目的を知らずに参加している不毛な会となり誰かが不要と判断し会は解散されるでしょう。
誤解なきよう補足すると会の解散自体は正常なライフサイクルだと思います。が、大半の人が目的を知らずに参加している会が開かれているのは間違いなく時間の無駄です。
上記のような事象を未然に防ぐ意味で資料に目的は明記した方が良いでしょう。
2. アジェンダ（目次）を書く
会議のパフォーマンスは「参加者の会議への理解度」がある程度影響します。
その為、会のパフォーマンスを最大化させる為にファシリテーターと資料作成者は会議に対する理解を参加者に促す必要があります。
主催以外の参加者が”課題Aについて話す会とだけ聞いている”状況で会の流れを説明する事なく進行してしまうと参加者はいつ何を言えば（すれば）良いかわからず困惑してしまい、進行の手戻りや本題とは関係の無い質問が発生してしまいます。
アジェンダの記載・説明は参加者に会に対する理解を促す最も有効なアプローチの一つかと思いますので記載・説明していきましょう。
3. ソフトウェアの機能を使いこなす
昨今（昔のやり方についてはミリしらな若造ですが）の資料は何かしらのソフトウェア上で作成・共有されております。（この記事もzennというwebサービス上で作成・公開しています）
特に最近ではMarkdown形式で文体を指定出来たりグラフを挿入出来るものも多く、この記事を読まれている方も会社ではそのようなソフトウェアを使用しているかもしれません。
私が在籍している会社でも上述のような機能満載なソフトウェアを採用しているのですが、私は以前まで何となくで文体を指定し、何となくでグラフを作成しておりました。
以下私が何となくで使用してた”箇条書き”の例。
（誤）復旧対応について
- 障害Aの恒久対応は完了してます。
- ただ、障害Aの発生原因調査についてはまだ着手しておりません。# 一つ上の項目に情報が依存している
- 再発防止として〜を実施しました。
（正）復旧対応について
- 障害Aの恒久対応は完了してます。
- ただ、障害Aの発生原因調査についてはまだ着手しておりません。# １つ目の項目の子要素として記述
- 再発防止として〜を実施しました。
- （誤）：情報が乱雑になっており読みづらい
- （正）：情報が整理されており読みやすい
全ての文体についての解説はこの場では控えますが以下の二点だけ意識してもらうだけで資料のクオリティは格段に上がるかと思います。
- 資料の目的は内容を理解してもらうこと。読み手に取って本当に読みやすいものなのか意識して記述する。
- 理解してもらうのに最適であれば好きな機能を使用して良い。
4. 自身の案を記載する
改めてですが、会議は参加者全員を拘束する為コストが掛かります。会議の時間は参加者の数だけ乗算され会社のリソースを奪ってしまうのでファシリテーター、および資料作成者は会議を最大限効率的する義務があると考えます。
では会議において最も時間のかかることはなにか、場面によって様々かと思いますが私が見てきた中で最も多いのは案を参加者全員で考えている時間です。ああでもない、こうでもないと意見を交わし決まったと思えばより良い案が発案され、またその案についての意見が飛び交い気が付けば30分会議が延長しているなんてことも珍しくありません。
上述の問題に対する最も有効なアプローチは、先に資料作成者が時間をかけて案を検討しそのいくつかの案のメリット・デメリットを比較して資料に記載する事です。
大抵の場合、会議中に考えられた案は資料作成者が時間をかけて先に記載しておいたいくつかの案より劣る為円滑に決定まで進める事が出来ます。資料作成者の案が通らなかったにせよ、資料作成者が記載したいくつかの案については会議中に発案される事はないので時間の短縮に繋がります。
5. 相手にMTG前までに準備してもらう
「4. 自身の案を記載する」は会議の時間を短縮するテクニックでしたが、これは決定までの時間を短縮する為のテクニックです。
他部署の方との会議で”案に対しての質問をこの場ではまとめられないので持ち帰ります”と言い会を閉じる場面をたまに見かけます。
この”案に対しての質問をこの場ではまとめられないので持ち帰ります”は一見効率の良い振る舞いのように見えますがそうでもなく、持ち帰った回数分だけ会議は開かれ決定まで必要以上に時間がかかってしまうのです。
”案に対しての質問をこの場ではまとめられないので持ち帰ります”は一つの例として挙げましたが、他にも相手が回答出来ないかもしれない質問については事前に相手に連絡を入れ準備をしておいてもらった方が会を円滑に進められるでしょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。
目から鱗だったという方は是非試してみて評価爆上げしましょう。
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