プロジェクトを炎上させないために、ファシリテーションを学ぶ（プレップ編）

はじめに

今回は、前回に引き続き、うまく会議を進めるために必要だと思ったことと、プレップの紹介を記事にしました。

目次

章	タイトル	概要
1	プレップってなに？	プレップについて紹介します。
2	どのようにプレップするのか	プレップで抑えるべきポイントを紹介します。
３	まとめ	今回、ファシリテーション学習で使った書籍を紹介します。

1.プレップってなに？

プレップとは、preparationの略語で、「準備」のことを指します。
誰しも会議の前に、準備をすることの重要性は理解していると思いますが、実際に何をやった方がいいのか
わからない人は意外といると思います。
（私も、これまでの会議の準備は、「こんなこと準備しておけばいいのかなぁ」と、とりあえず、その時その時で思いつくことをやっているだけでした。。）
ですので、そんな方向けに、今回、ファシリテーションの準備の部分にスポットを当てた記事を書きました。
では、これから会議の前にやっておくべき、プレップの内容をいくつか紹介していきます。

2.どのようにプレップするのか

A.終了条件を決める

これは、前回の記事でも紹介しましたね。
どうなったら会議終了と言えるか、その条件を決めておくといったモノでした。
終了条件を決めておくことで、参加者全員の、話す方向性が揃い、話が横道にそれたりするのを防ぐために、
終了条件を決めておきましょう。

B.参加者を決める

こちらは、先ほど決めた終了条件を満たすために、必要な参加者を決めようといったものになります。
例えば、ある課題を解決するための対応方法を決める会議があったときに、その課題に関連する専門知識を持つ参加者または、経験を持った参加者が確保されることで、問題の解決や意思決定が効果的に行われます。
裏を返せば、「話を進める上でどうしてもその人に聞かないとわからない、始まらない」といった重要な参加者が欠席した場合、意思決定が遅延する可能性があります。
ですので、しっかりと参加者を決めて、会議をセッティングしましょう。

C.参加者の状態を把握する

会議の参加者全員が、議論する上で、必要な前提知識を持っていないことが意外とあると思います。
そうなると前提知識を知らないまま参加したメンバーは、途中、話の内容についていけず、会議終了後に、改めて思い出しながら確認して時間を消費してしまう状況が出てくると思います。
そうならないためにも、参加者全員の状態を、把握しておき、必要に応じて、会議の前に、前提知識や情報を共有しておくべき必要があると思います。

D.参加者が抱く疑問・不満を把握する

こちらは、２回目以降の会議で必要なことだと思いますが、プロジェクトが進むにつれて、最初の会議で予定していた計画とずれがでたり、新たな問題が発生することがよくあると思います。
そんな中、会議での会話や日頃の情報共有の中で、いろんな疑問・不満が出てくると思います。
それを把握して、次回の会議に反映して、議題として挙げることで早期に対処することにつながると思いますし、
これにより、会議中に生じる混乱を最小限に抑え、効率的な解決策を探ることができると思います。
ですので、お客さんやチームメンバーなど、いろんな参加者が抱く疑問・不満を把握しておきましょう。

E.議題、議論の進め方、必要なモノ、時間配分を決めておく

最後に、議題、議論の進め方、必要なモノ、時間配分を記載した表を準備して、
会議のイメージをより具体的に掴んでおきましょう。

まず「終了条件に向けて何を議論するのか」といった議題を書いておきましょう。
次に「具体的にどう議論を進めるか」の議論の進め方を書きましょう。
次にその議論を進めていく上で必要なものを書きましょう。
最後にその議論におおよそどのくらい時間をかけるのか、時間配分を書きましょう。
そうすることによって、会議の時に想定外のトラブルが起きる可能性を下げることができますし、また明確にイメージができているので、自信を持って会議を進めることにもつながると思います。

3.まとめ

以上、ファシリテーションのプレップでやるべきことの紹介でした。
今回紹介したプレップをしっかり行って、準備万端の状態で、スムーズに会議を進められるようになりたいですね。
下記に、ファシリテーションの勉強で使った書籍をご紹介いたします。
業務改革から、IT導入をファシリテートするコンサルティング会社のケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズさんが執筆された書籍になります。
この書籍を通して、ファシリテーションの重要性から、実際に現場で使えるような方法を学ぶことができました。
おすすめの一冊です。
https://bookplus.nikkei.com/atcl/catalog/15/247300/