画面共有は顧客から信用を得る機会
顧客との打ち合わせ中に画面共有をして慌ててしまうことはよくあることです。私自身、ブラウザのタブが何十個もあるのを見られてしまったりしました。画面共有は誤魔化しが効かず、その人の能力が顧客に明確に伝わる場面です。あまりもたついていると「本当にWebに詳しい人なのか？」と疑問を持たれてしまいます。そんなある意味恐ろしい画面共有ですが、本記事では顧客から信用を得るためのチップスを書いてみました。
画面共有の事前準備
Webエンジニアの場合、基本的にはブラウザを画面共有することになりますが、そのブラウザが整理されていないようではミーティング中に必要な情報をすぐに取り出せません。
アジェンダ（議題）
画面共有に直接関係ないように思えますが、アジェンダを顧客と共有することは非常に重要です。会議でやることが決まっていれば、画面共有するタブも事前に準備可能になります。想定外のことが起こらないようにするためにも、アジェンダを事前に提示しておくことは非常に重要です。
ブラウザで開いているタブは必要最小限にしておく
事前にブラウザに開くタブは必要最小限にしておきましょう。スライドとアジェンダを書いた文章、そして参考資料となるサイトをいくつか開いておくだけにしましょう。PCのスペックにもし余裕があれば、プレゼン用と業務用にブラウザのウィンドウを分けるのが良いです。
ブックマークバーは非表示にしておく
Chromeの場合はブックマークバーはShift+Ctrl+Bで隠したり再表示することができます。ごちゃごちゃとしたブックマークバーを見せないようにしておいたほうが印象は良いです。
ブラウザ内のアプリケーション画面を広く取っておくようにする
これはやれる人はやったら良いことなのですが、画面共有する際に画面が小さくなってしまうことがあります。
たとえば、Google Slideならフルに編集できる状態だと以下の通りになり、画面が窮屈に見えることがあります。
右上の矢印アイコンを押すことで画面を少し広く使うことができます。
ブラウザ内アプリケーションの拡大表示、縮小表示方法を覚える
これもやれる人はやったら良いことですが、拡大表示、縮小表示方法は覚えたほうがより見やすくなるのでオススメです。Chromeの場合、ズームレベルが100%でないのなら、上部にアイコンがあるので、そちらを操作すれば拡大表示を切り替えできます。
また、アプリケーションによってもズームレベルを切り替えできます。スプレッドシートの場合、画面上部に表示の切り替えがあります。
拡大表示縮小表示のショートカットキーを覚えてもいいでしょう。
ミーティング中
画面全体の共有は社外とのやり取りではしないようにする
画面全体を共有してしまうと情報漏えいにつながることがあるため避けましょう。私のオススメはウィンドウ（アプリ）単位で映すことです。一方で、社内での打ち合わせの場合は画面全体での共有のほうがスムーズにやり取りできることが多いです。うまく使い分けできるようにしたいところです。
ピクチャーインピクチャー（１番上のままにします）を使う
ZOOMでは「1番上のままにします」、Google Meetでは「ピクチャーインピクチャー機能」を使うことで、画面共有中でも先方の反応を確認できます。
議事録はスライドに直接書く
私は議論が出たものは画面共有中のスライドに直接書いたほうが効率的だと思います。スライドの見栄えは悪くなりますが、視覚的な共通認識を得られます。
議事録を残す上での注意点は、決まったことを書くこと、ヌケモレなく書くこと、先方の確認を取ることです。できれば記述は必要最小限に抑えておきたいですが、初心者などでは難しいケースがあります。その場合はヌケモレなく書くことだけに集中しましょう。
スマホの画面を聞かれた際には開発者ツールを開く
「スマホだとどう表示されますか？」みたいな質問はよくあることですが、ブラウザでサイトを表示している場合なら、開発者ツールを開いてレスポンシブ画面にすれば擬似的にスマホ画面を表示することが可能です。
注意点として、開発者ツールからレスポンシブ画面に切り替えても、すぐにスマホ画面が表示されない場合があります。そういう場合は再読み込みすることでスマホ画面になります。
まとめ
画面共有を効果的に活用することで、信用を得るための貴重な機会を手に入れることができます。一朝一夕ではうまくいきませんが、この記事で紹介したポイントを押さえて、会議に臨んでみましょう。
Discussion