はじめに
今回は、前回に引き続き、ファシリテーターがうまく会議を進めるために必要だと思ったことを記事にしました。
目次
| 章 | タイトル | 概要 |
|---|---|---|
| 1 | ファシリテーターってなに？ | ファシリテーターについて紹介します。 |
| 2 | どのようにファシリテーションするのか | ファシリテーションで抑えるべきポイントを紹介します。 |
| ３ | まとめ | 今回、ファシリテーション学習で使った書籍を紹介します。 |
1.ファシリテーターってなに？
ファシリテーターは会議の進行役の方を指します。
ファシリテーターは、主に下記のようなことをすると思います。
・会議の準備
・会議の目標/ゴールを設定
・発言の促進/議論の整理など会議をリードする
・会議が予定通り進行するよう時間管理
今回の記事では、実際の現場で出てくる、「どんなことを準備したらいいの？」、「どうやって議論を整理したらいいの？」といった疑問を解消するために、ファシリテーターが、具体的にやるべきことをこれから、紹介していきます。
2.ファシリテーターがやるべきこと
A.会議の終了条件と、プロセスを設計して準備しておく。
会議の終了条件を設定することについては、これまでの記事でも紹介しましたね。
「何かが決まれば会議を終了していいのか」、「あることについて、参加者の合意が取れれば会議を終了していいのか」、「現在の課題や問題点について、洗い出し/ブレストで意見が出し尽くされれば会議を終了していいのか」などなど、会議の終了条件を明確に決めておくだけで、ゴールにそれた意見を抑えることができ、会議はスムーズに進みます。
そしてプロセスの設計ですが、会議で何を話すのかアジェンダを決めておきましょう。
「議題Aについては、参加者の認識をそろえるようにしよう。」、「議題Bについては、用意した選択肢の中から、参加者に一つ決めてもらおう」、「議題Cについては、ブレストした後に、優先順位を決めてそれぞれ誰がどのようにして対応するかまで決めよう」などなど、それぞれの議題で、どういった方向に話を進めるのか、またはどのように着地させるのかを決めておきましょう。
そうすることで、それぞれの議題で必要な資料が見えてきたり、その議題に要する時間の目安を想定しやすくなります。
B.発散-収束を意識して会議を進める。
こちらは、「意見を発散させきってから、次の議論にいくこと」を意識すべきというものになります。
なぜ、この意識をする必要があるか。
それは、話している内容が行ったり来たりして、議論がカオスになることを防ぐためです。
例えば、「あるシステムの課題を出して、その解決策を決める」といった議論があるとします。
ある課題が出たときに、すぐにその課題の解決策を意見するのではなく、
まず「課題を出すことに注力する」、そして出し尽くしたら「出てきた課題の対応策を決める」と次に進めるようにしましょう。
そうすることで、「課題を出す」といった一つのことに集中でき、先のことを考えずに意見を出せるので、発言が促進されます。
また「課題を出す」という話が完結してから、次に進むので、再度「課題を出す」という話に戻ってくることがなくなり、論点が整理された状態で会議が進むようになります。
C.集まって議論すべきこと、そうでないものを切り分ける
会議で集まったときに話すべきこと/集まったときにしか話せないことかどうか考えて、会議を進めるようにしましょう。
よくあるのは、会議で話さずとも個別で話せば済むことや、Slackなどのチャットツールで後ほど聞けば良いことを会議で話してしまうことがあります。
そうなってしまうと、会議の時間が無駄に長引いてしまう可能性があります。
ですので会議では、本当に話すべきことに集中して、会議の場以外で解決できることは、極力持ち込まないようにしましょう。
D.質問、意見、懸念が明らかになるよう言いきらせる。
会議で、よく語尾があやふやで言い切っていない発言があると思います。
そういった発言はなるべく言いきらせるように、促していきましょう。
例えば、下記のように語尾によって発言内容が変わるものがあると思います。
・雰囲気がねぇ・・・、だんだんと重苦しくなってきたような気がする。（意見）
・雰囲気がねぇ・・・、どうして悪くなるんだろうね。（疑問）
・雰囲気がねぇ・・・、不穏なので改善しないといけないよ。（提案）
・雰囲気がねぇ・・・、こんな状況だと建設的なディスカッションが難しいね。（懸念）
上記のように日本語は、語尾によってその発言が、「意見」なのか「疑問」なのか「提案」なのか「懸念」なのかガラッと変わってしまいます。
語尾があやふやなままだと聞き手が予測を立てて、発言者と異なった認識で捉えてしまい、議論にズレが起きる可能性が出てしまいます。
ですので、それを防ぐためにも発言を言いきらせるように、「"雰囲気がねぇ・・・"というのは？」といった感じで、発言の続きを促しましょう。
E.ファシリテーターは完璧である必要はない。
ファシリテーターが、議論についていけなかった時は、「今の話わからなかったんですけど、もう一度教えていただいてもよろしいでしょうか」という風に、どんどん質問していきましょう。
ファシリテーターがわからないことは、参加者もわかっていないといったことがあります。
そこでファシリテーターが間違ったり、否定されたりすることで、わかっていなかった参加者の理解が進み、
議論が進むようになることがあると思います。
3.まとめ
以上、会議のファシリテーターがやるべきことの紹介でした。
今回紹介した内容をしっかり行って、スムーズに会議を進められるようになりたいですね。
下記に、ファシリテーションの勉強で使った書籍をご紹介いたします。
業務改革から、IT導入をファシリテートするコンサルティング会社のケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズさんが執筆された書籍になります。
この書籍を通して、ファシリテーションの重要性から、実際に現場で使えるような方法を学ぶことができました。
今回紹介した内容以外にも、「課題解決の５階層」、「会議の目的別プロセスチャート」など現場で使えるような内容がたくさん書かれていますので、一度読むことをおすすめします。
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