設計書作るマンが Word の文書テンプレを極める #1
はじめまして、anfangd と申します。主に Webアプリやスマホアプリの開発 を仕事で行っています。
このページでは、AWS の Whitepaper を参考に、Word を使って ゼロから AWS の Whitepaper のような文書テンプレートを作成する方法について記載します。
はじめに
2020年現在、どのような業界・職種の業務であれ、PCを使って文書やメモを作成することは必ずあると思います。特に IT業界 においては、文書作成・情報共有の手段として Word 、 Excel 、 PowerPoint に代表される オフィスツール の使用は避けては通れません。
この中でも Excel については、その使いやすさと機能性から、本来は Word のようなワープロ・ソフトで作成するような資料も Excel を使って作成されることが多いように思います。（Excel方眼紙、ネ申Excelなどと呼ばれる資料のこと）
例えば、IPA が公開している 要件定義の成果物サンプル や、 「若手プロマネの羅針盤」というサイトに掲載されているサンプルを見ても、そのほとんどが Excel を使って作成された文書です。
更に、上記にリンク先のサンプルを見ていただければ分かる通り、Excel は図形描画にも優れているため、業務フロー図やシステム構成図、ER図を作成するといった様々な図形を作成するための、作図ツールとしても長らく活用されてきています。
こういったExcel文書は非常に便利なのですが、あまりに多くのことをExcelに頼りすぎるばかりに、とても見づらく、メンテナンスしづらいものが出来上がってしまうことがあります。
そういった経験上の思いから、少しでも Word を使った文書作成が広まればと思い、今回の記事を作成することにしました。
AWS の Whitepaper
最近見たドキュメントの中で、非常にシンプルかつ分かりやすい構成の文書が AWS の Whitepaper でした。この AWS の Whitepaper は以下のような文書レイアウトをしています。
今回は、この AWS の Whitepaper のような構成・デザインの文書を作るために必要な操作について、一つひとつ記載し、最終的に「テンプレートとして保存」するまでの手順をまとめました。
Word でテンプレートを作成する
それでは本題の「Word でテンプレートを作成する」手順について記載します。
なお、本手順によって次のような文書が出来上がります。
下準備
まずは下準備です。「ルーラー」「グリッド線」「ナビゲーション ウィンドウ」など、Word で文書を作成する際に便利な情報を出力するように設定をオンにしておきましょう。
他にも、以下の記事のように、「タブ」や「スペース」などが表示されるように設定しておくと良いでしょう。
テンプレートを作成する
さて、ここからがテンプレートの作成です。
余白の設定
最初に余白の設定を行います。作成する文書の構成上で適切な余白幅のものを設定しましょう。設計書などの資料は、情報量が多くなりがちなので、「狭い」や「やや狭い」の方が1ページにより多くの情報を含めることが出来るはずです。
サンプルテキストを用意する
次にサンプルテキストを用意します。内容に意味はなくても問題ありませんが、文章全体の構成をイメージ出来るものを用意します。
今回は、AWS の Whitepaper を参考にするため、そちらの文章の構成から必要そうな情報を抜き出し、以下のようなサンプルテキストを作成しました。
サンプルテキスト
Logical Separation on AWS
Moving Beyond Physical Isolation in the Era of Cloud Computing
July 2020
Notices
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Abstract
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Introduction
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Drivers for Physical Separation Requiremtns
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Logical Separation Compared to Physical Separation
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Unified Authentication and Authorization Mechanisms
Further Reading
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Document Revisions
Notes
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セクション区切り を挿入する
仮の文書を挿入した後は、文書中に「セクション区切り」を挿入します。
この「セクション区切り」を使って文書を意味のあるまとまりに区切ることで、書式設定を各セクションごとに設定できるようになります。
今回は、以下のようなセクション構成を作ります。
スタイルの設定
次に、下図のように、文章に「スタイル」を適用してゆきます。
「スタイル」を適用することで、下図のように「ナビゲーション ウィンドウ」にアウトライン情報が表示されます。
Header と Footer を設定する
「⑤ 本文」のセクションに ヘッダ と フッタ を設定します。設定する情報は下図の通りです。
ここでは始めに、セクションごとに異なる「ヘッダ」「フッタ」となるよう設定を行います。
2つ目以降のセクションで、次の図と同じように、「ヘッダーとフッター」にある「前と同じヘッダー／フッター」の設定を解除します。こうすることで、セクションごとに「ヘッダー」「フッター」を変更することが出来ます。
なお、この設定は「ヘッダー」「フッター」のそれぞれで対応が必要なのでご注意ください。
ヘッダの設定
ヘッダは次のように記載します。
ヘッダの入力自体は特に問題ないと思いますが、同じ行の両端にテキストを入力したい場合は癖のある操作が必要です。もしこうした入力の方法が分からない場合は次の記事が参考になります。
フッターの設定
フッターの設定は、ヘッダーと同様に行います。なお、ページ番号の挿入にあたっては、本文のページ番号のみカウント・表示したいため、次の図のような操作を行ってページ番号の開始番号を設定します。
もくじの挿入
次に目次の設定を行います。本文中の任意の行をアクティブにした状態で下図のような操作を行うことで、もくじを挿入できます。
「もくじ」に表示される内容には、「スタイル」で設定した「見出し」や「表題」が含まれます。
もくじから「表題」「副題」を取り除く
もくじには「表題」や「副題」を表示したくありません。こういったケースでは、次のように目次の設定を変更することで、「表題」や「副題」を非表示にすることが出来ます。
この目次を使用することで、次の図のような操作が可能となります。
「スタイルの変更」でフォントの色やサイズを編集する
ここまで来たら、「スタイルの変更」で見栄えを整えていきます。
次の図のように、「表題」や「副題」、「見出し」のスタイルを変更し、参考としている AWS の Whitepaper に近づけていきます。
本文の箇条書き部分を設定
本文中に箇条書きにしたい箇所があれば、次のように「箇条書き」アイコンをクリックして箇条書きにします。
文末脚注の挿入
（文末）脚注を挿入する場合は、下図のように脚注を付けたいテキストをドラックした状態で、「参照設定 > 文末脚注の挿入」を選択すると、文末に脚注が挿入されます。
改版履歴の挿入
「改版履歴」は表を挿入して必要な情報を入力することで実現します。次の図のような手順で表を作成し、改版履歴を記載します。
テンプレートとして保存
テンプレートとしての設定が出来たら、次の図のような手順で「テンプレートとして保存」を行います。（図は macOS の場合の表示です。）
おわりに
ここまで書いてしまってアレなのですが、、全て Webブラウザ で完結し、使い勝手も良い Google Docs の方が、実は好きです😂
ただし、 Word の機能性の高さは非常に素晴らしく、 Google Docs がまだ実装出来ていない機能が沢山あるため、より使いこなすことが出来れば更に作業効率が向上するだろうという確信があります。
ワープロ（Word, Google Docs）、表計算（Excel, Google Spreadsheet）、プレゼン（Powerpoint, Google Slide）、作画ツール（draw.io）、デザインツール（Adobe XD, Sketch, Figma）などなど、それぞれの用途で使い勝手の良いツールやサービスは数多く提供されているので、目的や用途にあったツールの採用と活用が出来るようになると良いなと思います。
次回の記事では、今回紹介出来なかった Tips を紹介する予定です。
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