クライアントは進捗に興味がない。でも不安がっている。この不条理を解決する
概要
クライアンもしくは社内上層部などのステークホルダー(以下クライアント)に対する定例の進捗の報告の仕方を記事にまとめました。
この記事で伝えたいこと
相手が進捗にもとめていることは何か。
それに対してどのように報告すべきか。
クライアントや上層部が望む定例とは何か？
クライアントに対してこと細かく報告していませんか？
クライアントは開発の細かいことなど興味ありません。
クライアントの求める報告は「予定どおりに完成するかどうか」です。
一方で「順調です」の一言で済ますと、クライアントは不安になってしまいます。「本当に順調なの？」と
そういった開発側とクライアント側のずれないコミュニケーションのテクニックを紹介します。
進捗報告の原則
以下を原則にしましょう。
- 短く簡潔に済ます。クライアントは進捗に興味がない。
- IT用語を使わずにクライアントの理解できる単語を使う
- 進捗は正直に話す
- 進捗が悪い場合は理由と挽回策をセットで
- クライアントを不安にさせない。不安は解消する
テクニック
お天気マークで表示する
評価：★★★★★
開発全般、もしくは機能ごとに進捗をお天気マークで表すテクニックです。
進捗を「良い」「悪い」や「80%」などの文字や数値で表すより、直感的でシンプルに済みます。
クライアントは進捗に興味ありません。文字を見ることすら億劫だと思ってください。
文字よりも、☀、☁、☔のような天気記号で表現します。
私はいつも天気アイコンの詳細 - ウェザーニュースを使用しています。
完成したフロントエンド画面を見せる
評価：★★★★★
「チャット機能が70％完成しています」と口頭で説明するよりも70%完成しているチャット画面を見せてください。
100%完成しているなら機能の実演をするとクライアントは更に安心します。
大事なことは画面を見せることです。バックエンドの機能を見せてはいけません。
画面はIT用語用語ではありませんが、バックエンドはIT用語の塊です。
こんだけやっています。できています。と言ってもクライアントは理解できません。
ですので画面を見せることが重要です。
画面が完成していなくとも途中経過をうまく報告する方法はあります。
それはStorybookを活用することです。
コンポーネント単位で、完成しているコンポーネントから見せていくだけでもクライアントは安心します。
「ああ、今週もサボらずにちゃんと開発していたんだな」と
バーンダウンチャートを使う
評価：★★★★★
バーンダウンチャートは「期限までに全ての作業を消化できるのか？」ということが一目で分かるグラフです。
詳細はバーンダウンチャートの概要 – Backlog ヘルプセンター
をご覧ください。
100の言葉を紡ぐより1つの実績で見せる、とてもシンプルなやり方です。
（ストーリーポイントを割り振れるアジャイル型な開発でないと活用できないのが欠点ですが。。。）
堂々と発表する
評価：★★★★☆
弱腰だと付け込まれます。
クライアントは場の雰囲気だけであなたを値踏みしているかもしれません。
堂々と発表しましょう。
早口にならないようにゆっくりと。
今週完了したタスクを一覧化する。もしくは終了したタスク数を表示する
評価：★★★☆☆
カンバンなどでタスクを管理している場合、「今週は30タスク完了しました。」などな言い方ができます。
仕事したよアピールができる一方で、「で、いつ完成するの？」の一言で撃沈してしまいます。
別テクニックと組み合わせて完成時期も一緒にクライアントにアピールしましょう。
進捗が遅れている場合はどうすべきか
堂々と発表しつつ、原因と挽回策をセットで話します。
原因を長々と説明しないようにしましょう。
どんな正当な理由があろうとも、クライアントにとって遅延理由はどうでもいい言い訳でしかありません。
さらっと原因を説明しつつ、挽回策は丁寧にしっかりと話します。
挽回策の例をあげます。
- 機能をシンプルと完成版の２段階制にしてシンプルを先につくり、完成版をあとで作る
- 優先順位を入れ替える
- 人員を追加する
- マイクロマネジメントをする
- 期間を伸ばす
- テストコードをきちんと書く
- 設計し直す
- チケットのサイズの粒度を下げる（５日で完成するチケットなら１日で完成するチケットを５つ作る）
- 稼働時間を増やす
その他
進捗が遅れて困る理由をあらかじめ聞いておく
いざというときのカードを増やすためです。
例えば、告知をすでに出していて、リリース日が決まっているのであれば、スコープを切るしかありません。
例えば、上司からの評価が落ちる、というのであれば、クライアントが定例ごとに上司に報告しやすい資料を用意する。というのがよいでしょう。
会社の社運をかけたプロジェクトなら社長と握っておく必要があります。こちらの社長を召喚し、社長vs社長で交渉しましょう。
意外と大事なミーティング前の雑談タイム
どんなミーティングでも開始前の無言の時間があると思います。
ただ待っているのではなく、雑談を持ちかけてみましょう。
ちょっとした隙間でクライアントと仲良くなることで、すこしばかし、進捗報告がスムーズに進みます。
悪い報告もちょっぴり目を瞑ってくれるかもしれませんよ。
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