アーカイブ済み活動を更新すると「IsArchived」がFalseになる！？

アーカイブ済み活動とは？

アーカイブ済み活動（Archived Activities）は、Salesforceの標準で用意されている機能で過去の「行動」「Todo」のレコードを保存・管理するための機能です。

「アーカイブ」されたからと言ってレコードは削除されるわけではありません。
レコードの画面のアクティビティタイムラインには最大2000件までのアーカイブ済みの活動が表示されます。

ただし、レポートには表示されず、通常のSOQLのクエリでも取得できないためデータを取得するには、データローダの「ExportAll」などで取得する必要があります。

ExportAllする時は、IsArchivedがTrueのものを指定することで取得が可能です。

現在アクティブではない行動、Todoのレコードをアーカイブすることで、通常の検索に引っかからない分、データベースのパフォーマンスを維持する仕組みとなっています。

アーカイブされる条件

活動は以下の条件に該当するとアーカイブされます。

・ 期日からの経過日数が 365 日を上回る行動
・ 期日からの経過日数が 365 日を上回る完了した ToDo
・ 作成日からの経過日数が 365 日を超える、期日のない完了した ToDo

引用元：https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sales.activities_archived.htm&type=5
※アーカイブ期間は前述の期間がデフォルトとなり、サポートへ申し出れば最大3650日まで延長が可能です。

アーカイブ済み活動の更新によって起こること

条件に該当するアーカイブ済みの活動に対して「関連先（WhatId）」の更新を行ったところアーカイブから外れる事象が発生しました！
（確認できている限りですと、「件名（Subject）」を変更するだけではアーカイブから外れません）

翌日確認してもアーカイブからは外れたままでしたが、翌週の月曜日に確認したところ、更新を行ったアーカイブ済み条件に該当するレコードが再びアーカイブ済みになっていました🧐

一旦は状況が解決したものの、後学のためにSalesforceのサポートに問い合わせすることに

再び「アーカイブ済み」になるには・・・

サポートからの回答によると

アーカイブ処理はお客様のご利用への影響を考慮し、下記資料にも記載がございますとおり、基本的には週末に実施されるものでございました。

＜ご参考＞
▼組織のアーカイブ日を拡張する
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000385669&type=1
---抜粋---
通常のアーカイブ処理は週末に行われます。しかしながら、これは必ず週次でアーカイブ処理が実行されるというものではなく、その実行サイクルやタイミングについては非公開となっておりますことを何卒ご了承くださいませ。

そのため、今回はたまたま該当の週末にアーカイブ処理が実行され、各活動レコードが再びアーカイブされたご状況とお見受けいたします。
アーカイブ処理につきましてはいずれかの週末に実行されるものの、組織によって実施されるされないの違いがあるという点をご理解いただけますと幸いです。

とのことです。

まとめ

更新タイミングは組織によりますが、基本的に「どこかの週末」に、アーカイブ済み条件に該当するものは裏側のシステム処理によりアーカイブ済みになるようです。
確認できた限りではアーカイブ済み活動の「関連先」を更新を行うことで、アーカイブから外れました。
一時的にアーカイブから外れたとしても、前述の通りしばらく経てば再びアーカイブ済みになりますが、その間は活動のレポートに出てきてしまいますので、一時的に想定しているレコード数が合わないといった影響がありえます。

アーカイブ済み活動を更新すること自体、そんなにないことかもしれませんが、事前に影響を考慮して更新を行いましょう！