Salesforce 被招集者機能について

被招集者とは？？

例えば、取引先の訪問や商談のWebMTGの予定がある時や行なった時、「行動」としてレコードを登録するかと思います。

その場合、訪問やWebMTGを実際に行なった人物を割当先として登録することが一般的ですが、自分以外のメンバーも参加していて、そのメンバーにも行動を紐付けたい。実績としてカウントしたい。
といった場合に、「被招集者」として、同席したメンバー（Salesforceユーザー、リード、取引先責任者）も紐づけることができます。

設定方法

ページレイアウトに「被招集者」の項目を追加することで使用できるようになります。

レイアウトでは以下のように表示されます。

「人」には被招集者として、ユーザーやリード、取引先責任者を関連づけられます。
「リソース」では、WebMTGで使用する会議室や機材などの備品、訪問時の車両などの管理に使用できます。あらかじめSalesforceでリソースカレンダーとして追加しておく必要はありますが、備品がダブルブッキングしないように管理することが可能です。

被招集者を有効にする上で考慮すべきこと

被招集者機能を導入する際は、以下の点を留意しておく必要があります。

レポートの管理

レポートでの行動の計上については、主催者と被招集者分の行動がすべて計上されてしまうので、導入後途中から有効化する場合は、元々主催者の行動だけで実績管理しているものについて、被招集者の行動が計上されないように条件を修正する必要があります。

公式ヘルプページ：活動レポートの「被招集行動フラグ」の動作について

取引先責任者、リードも被招集者として追加できる

デフォルトでできてしまうので、取引先責任者、リードを被招集者として追加させたくない場合はサポートへ問い合わせて無効にしてもらう必要があります。

公式ヘルプページ：行動の招待メールの通知対象者を Salesforce ユーザーのみに限定する

有効にしたあと無効にする場合

無効化（ページレイアウトから被招集者項目を削除）しても被招集者の行動が削除されることはありません。
このため、運用を「やっぱり被招集者やめたい！」となった場合、被招集者の行動は削除するか、主催者側で被招集者の登録を解除する必要があります。

行動に対して操作を行うときどうなるか？

出てくる用語については以下です。

主催者　→　行動を作成したユーザー
被招集者　→　作成された行動に招待されたユーザー

行動を作成/編集した時の挙動

主催者が行動を作成する時に被招集者にユーザーを追加すると、
招待された被招集者ユーザーが割り当て先となる行動が別のレコードとして作成されます。

主催者の行動は主催者とシステム管理者のみが更新可能で、変更を加えると被招集者側の行動は上書きされます。
※被招集者の行動を直接編集することは誰であってもできませんので、主催者の行動から書き換える必要があります。

行動を削除した時の挙動

主催者の行動を削除すると、被招集者の行動も削除されます。
被招集者の行動は主催者からも被招集者からも直接削除が可能です。

※システム管理者はどの行動も削除できます。

その他

被招集者を保持するオブジェクト

「EventRelation」オブジェクトに格納されていて、EventId（行動）とRelationId（ユーザー/リード/取引先責任者など）をつなぐ中間オブジェクトであり、フローなどでこのオブジェクトのレコードを取得することができます。被招集者として追加されたユーザーにメール通知をFlow Builderで実装したり、といったことも可能です。

出典元：https://architect.salesforce.com/diagrams/data-models/platform/tasks-events

まとめ

被招集者は社内/社外問わず複数人での予定の管理や、Salesforceのカレンダー機能を使用してリソースを管理する時に活用できる機能です！

リードや取引先責任者が登録できるのは関係者全員を含めることができる点ではメリットでもありますが、あくまで社内の人だけでいい！という場合はサポートへ依頼して登録できないようにしてもらう必要があったり、リソース管理は社内のGoogleカレンダーでやってるからいいや。という場合でも画面で「リソース」を非表示にできなかったり…

少し癖があるので「レポートとかで行動で実績管理してたっけ？」「被招集者の行動って操作できるの？」など事前にしっかり把握した上で導入する必要があります！