管理職やPMOの皆さん、日々のプロジェクト管理が煩雑でストレスを感じていませんか？
進捗状況の把握、資料作成、情報の最新化…。これら全てを管理するには、多くの時間と労力が必要です。
そんな課題を解決し、業務効率化を実現するため、今回は、WBSをもとにプロジェクトリーダーへの進捗報告資料を自動生成する業務効率化アプリを作りました。
エレベーターピッチのような動画を生成AIで作ってみたので、ご覧ください。
1. 現状と課題
多数のチームメンバーが関与するプロジェクトでは、各メンバーがWBSに進捗状況を記入し、PMOがそれを一つの資料にまとめて週次進捗報告資料を作るというシーンは珍しくないと思います。しかし、以下のような問題が発生しがちです:
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進捗報告作成そのものに時間がかかる: Excelで管理されているWBSを見て状況を把握し、リーダーに報告・相談すべき内容を選別して簡潔なPowerPoint資料にまとめるという作業を人力で行うと、多くの時間がかかります。
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情報の同期ができていない資料が点在: 会議の直前に報告資料が手直しされるようなシーンはよくあり、WBSと資料の情報に整合性が取れなくなるといったケースが散見されます。
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手作業の情報転記における人的ミス: Excelを目視で確認しながら手作業でパワポ資料に記載していく、という作業では転記ミスが発生することもあります。
2. 画期的な解決策：報告資料自動生成アプリ
このような課題を解決すべく開発したのが、PowerPoint形式の進捗報告資料を自動生成するアプリです。このアプリを使えば、プロジェクト管理の業務が劇的に効率化されます。
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ワンクリック操作: .batファイル（複数のpythonファイル）を一度実行するだけで、最新のWBSから週次報告資料を自動生成します
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テキスト管理できる報告資料: 資料はMarp形式（Markdownファイル）で生成され、それをPowerPointにエクスポートするため、報告資料をテキスト管理することが可能です。つまり、過去の報告資料との差分比較や履歴管理等が容易になります。
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生成AI（Dify）との連携とPythonの活用: WBSを内容を把握し、リーダーへの報告事項と相談事項を整理する作業は生成AI（Dify）に任せ、WBSのデータをもとに進捗率グラフを作成する作業はPythonに担当させるという分担を行っています。ルールベースの機械的な作業はPythonに実行させることでミスのないグラフ化を実現し、手戻りが発生しないようにしました。一方で、情報を解釈して整理するという頭を使う作業は生成AIに実行させることで、大幅な時短を実現しました。
3. 手作業 vs 生成AIアプリの作業時間比較結果
実際に、同程度の品質・同じ構成の報告資料を作成する作業にかかる時間を測定・比較してみました。
その結果、従来の方法では7分12秒かかった作業が、このアプリを使用するとわずか50秒で完了できることがわかりました（90%減少！）。
今回は実験のため簡単なダミーデータでやってみましたが、WBS記載内容の複雑性が増すほど、この差は大きくなるのではないかと推測します。
4. このアプリを使うメリット
このアプリを使うことは、単に資料作成時間を短縮するだけではありません。プロジェクトメンバーは自身の作業をＷBSに反映することだけに集中すれば良くなり、PMOは「あちこちに点在する資料の整合性を確認する・目視で体裁ミスを確認する等雑務から解放される」というメリットをもたらします。
また、大企業でよく使われている既存ツール（ExcelやPowerPoint）を変更することなく作業を効率化できるため、効率化のための導入コストが低いという点もメリットです。新たなツールを導入する場合、ツールの導入コストが高すぎる・周囲の説得に時間がかかる、といった点がネックになりがちですが、このアプリを使えば、それらを心配することなく、効率を飛躍的に向上させることができます。
5. まとめ
プロジェクト管理の煩わしさから解放されるために、今回開発した進捗報告資料自動生成アプリをぜひご活用ください。
このアプリは、生成AI（Dify）とPythonを組み合わせたアプローチによりWBSからのデータを効率よく整理することができ、報告資料作成にかかる時間を90%削減します。
まずは、一度お試しいただき、その効果を実感してみてください！
アプリの作り方と実行方法を解説した記事はこちら↓
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Discussion
素晴らしいですね！noteポチらせて頂きました！勉強になります！
ありがとうございます！！