「Excelその前に」問題解決のコーチング(省エネで学習しよう)

公開:2020/10/16
更新:2020/10/19
2 min読了の目安(約2300字IDEAアイデア記事

2. 省エネで学習しよう

使わない関数を暗記したり、闇雲に事例に当たるのは、非常にコスパが悪い学習方法です。

実務で主に使う関数は、初めのうちはせいぜい5~10種類程度です。それも2~3種類の関数の使い方を押さえれば、あとは必要に応じて本やネットの記事を参照するだけで、自然と使い方を学ぶことができます。

以下のような方は、ぜひ面倒臭がらずにこの章を読んでください。

  • いきなり関数を片っ端から覚えようとする
  • 場当たり的に事例に当たる

食材をカットしよう

慣れないソフトを使っていると、ソフトの使い方や数式に注目してしまうのは当然のことです。手始めに、Excelから離れた事例を用いて、学習方法に対する思い込みを解きほぐしましょう。

課題

あなたはカフェのアルバイトで、お客様にお出しする食材を切ることになりました。今回は四角いケーキを4等分にカットします。

手続きを考える

ケーキを4等分に切る機械を探す…なんてことはしませんよね。

以下のように、まずは手続きを考えます。

  1. 切るための道具を用意する
  2. 4等分にする方法を考える
  3. 切る位置を決める
  4. 切る

切るための道具を用意する

切るためには道具が必要です。

  • ナイフ
  • カッティングマシン

通常はナイフを連想しますよね。しかし手元にナイフがなければ、インターネットで調べれば糸が使えると分かるかもしれません。工場のような場所で大量にケーキを切る必要があるなら、カッティングマシンも選択肢に入ります。

4等分にする方法を考える

切り方を考えましょう。

  • ケーキの対角線上で、十字に切る
  • 辺の真ん中を狙って、上から十字に切る
  • 1辺の4等分の位置で、細長い長方形に切る

などなど

あまり現実的ではありませんが、横からナイフを入れる方法もありますね。

切る位置を決める

切りたい形によっては、正確に長さを測る必要があります。

  • 定規

通常は長さを測るなら定規を使います。ただ、1辺の中央、1/4の位置を知りたいなら他の方法が楽かもしれません。例えば紙をケーキと同じ大きさに折って半分に折って、ケーキに合わせればケーキの中央が分かります。

でも、もし対角線上で切るなら、長さを測る道具は必要ありませんね。

方法はたくさんあるけれど

ここまで提示しただけでも、いろいろなケーキの切り方がありました。すべて洗い出すのは不可能だし、意味もないことにはお気付きと思います。Excelも同じです。方法はたくさんありますが、全て洗い出す必要はまったくありません。

目的を意識しよう

ケーキの例での、当初の目的はなんだったでしょうか。「カフェでお客様にお出しするケーキを切る」ことでしたよね。果たしてあなたはカッティングマシンの使い方をマスターしたり、事前に紙を用意する必要があったでしょうか?

カフェにはおそらくナイフがあります。工場ではないので大量にカットする必要もありません。対角線で切ったケーキの形も、お客様にお出しするのに不自然な形ではないでしょう。

「ナイフを使って、ケーキを対角線上で四等分する」のが、この業務におけるベストプラクティスではないでしょうか。

ケーキの切り方は分かるのに

追加の質問です。あなたがケーキを切り終えると、今度は四角いピザを4等分に切ることになりました。そのときはどう考えますか?

ケーキと同じ道具で同じ切り方で切っても、とりあえず問題はありませんよね。

ところがExcelのことになると、多くの人が「カッティングマシンの説明書を読み始めた」り、「ケーキを4等分に切る機械を探そうとした」り、「ケーキを4等分したあと、ピザを4等分にする方法を新たに検索し始めた」りするのです。

覚えたり、調べることは多くはない

初心者の方は問題に直面したとき、一発で解決できる機能を探そうとしたり、目的を忘れて手段を延々調べ続けたり、まったく同じシチュエーションにこだわる傾向にあります。

Excelを使って問題解決をしたいときも、手続きを分解して考え、目的に合った手段を選択することができれば、Excelについて覚えることも調べることも多くはありません。

だから3章以降では効率良く、ごく基本的な機能を使いながら「目的を意識する」「手続きを分解する」ことに慣れましょう。

物は言いようなので…

ちなみに「なぜ丸暗記・場当たり的なケーススタディは学習効率が悪いのか」について、もっと直感的な理解を求めている方には以下のようにお伝えしています。

その勉強方法、大変じゃないですか?例えて言うなら六法全書を暗記し、判例に片っ端から当たってしているような感じですね。
普通の人は六法全書を暗記したり、ある判例から他の事例に当てはめたりできないですよね。
それと同じで、Excelの専門家じゃない方は、Excelの機能を暗記したり、応用事例から学ぶのは難易度が高いと思いますよ。
多分、先に考え方に慣れたほうが早いから、一緒にコスパの良い勉強方法を探してみましょう!

…伝わったかな?笑