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Slackのリマインダーはコマンドじゃなくてワークフローを使えばいいことに気づいた話(有料プラン限定)

2024/01/26に公開
Slack
#
workflow
#
remind
idea

はじめに

今回紹介するのは、Slackのワークフローという機能を使って、リマインダーを設定する方法です。
ワークフローは有料プランでしか使えないため、無料プランの方は対象外になります。
※無料プランでも10個まで作成できるという情報もあったのですが、未検証です。

※出典：https://slack.com/intl/ja-jp/pricing
(2024/01/26時点)

背景

Slackを使っている方はご存じかと思いますが、Slackには/remindというリマインダーを設定する機能(コマンド)があります。
これは指定した時間に指定したメッセージを送信してくれるリマインダー機能なのですが、
この設定がかなり癖があり、設定するたびに毎回調べる必要がありました。

Slackのhelp centerには以下のように書かれています。

  1. メッセージフィールドに /remind と入力して、 ショートカットメニューからリマインダーを選択します。
  2. メッセージフィールドに、次の形式でリマインダーの詳細を入力します : /remind [yourself or #channel] [what] [when]
  3. メッセージを送信して、リマインダーのスケジュールを設定します。

正直これだけ読んでもよくわかりません。。。
実際には以下のように入力する必要があります。

/remind #test-channel @channel 楽しい仕事の始まりだよ！ at every weekday 9:00

これで#test-channelチャンネルに@channel 楽しい仕事の始まりだよ！というメッセージが毎週月曜日から金曜日のAM9時に送信されるようになります。

ただなかなかこの構文を覚えておくのも大変ですし、every weekdayで毎週平日の繰り返しになるというのも、上記のhelp centerには書かれておらず、毎回やりたいことに合わせて調べる必要がありました。

しかも設定をすると、設定を行ったというメッセージがチャンネルに送信されてしまい、ミスってやり直しをしていると、その履歴がメンバーに見えてしまって恥ずかしい思いをすることもしばしば。。。

これに困っているのは自分だけではなく、数々の記事がネット上に存在していますし、下記のようなツールも存在しています。

https://slack-remind-creator.netlify.app/

今回設定済みのリマインダーの時間を変更する必要があったので、改めて調べていたところ、Slackのワークフローを使えば/remindの呪文を打たなくて良いことに気付いたので、その紹介をしたいと思います。
(ご存じの方も多いかもしれませんが。。。)

Slackのワークフローとは？

Slackのワークフローとは、Slack上での作業を自動化するための機能で、自分で動作を定義して、ワークスペース内で共有することができます。

https://slack.com/intl/ja-jp/help/articles/16583775096083-Slack-ワークフローとは/

例えば、

  • あるチャンネルで特定のリアクションがついたら、スレッドで誰かにメッセージを送る
  • 誰かがチャンネルに参加したら自動でその人にメッセージを送る

などなど、様々なことができます。

その中の一つに、スケジュールに基づいて動作を実行する機能がありますので、これを使ってリマインダーの代替として使います。

ワークフローでリマインダーを設定する

以下の手順でワークフローを作成します。

  1. Slackアプリのメニュー「その他」から、「自動化」を選択します。

  1. 以下のような画面が表示されますので、「テンプレート」メニューから、「日時を設定してメッセージを送信する」を選択します。

  1. ウィンドウが表示されるので、「テンプレートを使用する」をクリックします。

  1. 以下のような画面が表示されますので、開始時間、タイムゾーン、(繰り返し)頻度を設定します。

  1. 続いてチャンネルとメッセージを設定します。

  1. 完了をクリックすると、このリマインダーの名前と説明、アイコンを入力する画面が表示されますので、入力してください。ここで設定した名前とアイコンでメッセージが送信されます。リマインダーの内容に合ったものにしておくことをおすすめします。

  1. ワークフローマネージャーの欄は、このワークフローを誰が編集できるかを設定できます。デフォルトでは、自分のみが編集できるようになっていますが、必要に応じて追加・変更してください。

  2. あとは「公開する」をクリックすれば完成です。

ワークフローを削除する

削除する場合は、ワークフロービルダーの画面から行えます。

先ほどの「自動化」の画面から、「ワークフロービルダー」を選択します。
すると作成したワークフローの一覧が表示されますので、削除したいワークフローの右側にある「...」をクリックし、「削除」を選択します。
※削除すると復元できないので注意してください。

まとめ

今回はSlackのワークフローを使ってリマインダーを設定する方法を紹介しました。
/remindの呪文を覚えている人にとっては冗長に感じるかもしれませんが、
覚えていない人にとっては、UIから設定できるので、間違えることもなく、いちいち調べるより簡単に設定できると思います。
さらに、今回は触れませんでしたが、リマインダーで送信されるメッセージにボタンを付けて、押したらフォームを表示してメンバーに入力を促すなど、/remindではできない、より高度な自動化を行うこともできます。

ワークフローは他にも様々なことができますし、有料プランの場合は作成上限数もないので、ぜひ活用してみてください。

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