(未完成)場外乱闘リーグオブ情シス

公開:2021/02/23
更新:2021/02/24
8 min読了の目安(約7700字IDEAアイデア記事

はじめに

これは2021/02/19に開催された「リーグオブ情シス 第四回 スーパーリーグ Presented by アカツキ #LoI」の場外乱闘記事です。

そもそも私は現在情シスではないのと、これに参加するよりも優先順位高いタスクがあるので、参加してません。さらに言えば、提案するほどの製品知識を所有していないし、プレゼンスタイルを確立してない。

しかしプレゼンを聞いて、「このくらいの粒度でいいんだ〜私だったらこうするな〜」と思ったので吐き出すぜ!

1.天皇誕生日の3時間ちょっとでざーっと吐き出したので、かなり荒い。プレゼン用資料は作ったら添付するつもり。2.健康管理システムは選べてないので、記事としても未完成だったりする。

結論

私がプレゼンするなら、1st,2nd,3rdフェーズと3分割して話を進める。プレゼン資料の比率は、1st : 2nd : 3rd = 5 : 3 : 2 程度。

1stフェーズ:目の前の困り事を解決する。
セキデザインが真っ先に解決したい重要かつ緊急なものがテーマ。早急に解決したいので、今ある設備に+αしたら解決するものアクションを行う。

1stの時点で、どのプラットフォームでビジネスを促進させるか?も同時に検討する。必要があれば、1st時点で基盤システムを導入するストーリーを考える。


2ndフェーズ:セキデザインのビジネスプラットフォームを決める。
普及・浸透に時間がかかるトピックを扱う。例えば、どのプラットフォームを基盤システムとして軸に据えるか決める。支給デバイスの管理方法を決める。PCの持ち出しルール等を決める。スマホ支給を検討する。パスワード管理やSSOで使うツールの選定等。1stと比べたら優先度低めだけども、重要かつ緊急なものがテーマ。


3rdフェーズ:IT化の促進
2ndの続きだが、2ndよりも導入・普及に時間がかかるものを扱う。例えば、電子署名や書類の電子化等。合わせて重要書類の扱い方ルールの決定等。


(3thフェーズ以降)
重要だけども、非緊急なテーマを扱う。例えば、電子署名等は取引先企業も巻き込むことは可能だが、自社がまずは推し進める必要があるので重要。一方、電子署名は相手も同ソフトがないとできない場合があるが、他社の話なので非緊急、といった具合に。(カンブリア宮殿にて、CloudSign導入企業が他社に導入提案をするシーンがあった。)

お題の引用

仮想企業

  • 社名:株式会社セキデザイン
  • オフィス:調布本社
  • 沿革:1980年創業
  • 業種:オフィス用品およびオフィス家具などの卸売を行う会社
  • 社員数:80名
  • 売上高:約28億

株式会社セキデザインの課題

これまでオフィスに出社して打刻専用PCで打刻を行っていたが、リモートワークに移行した為システムが追いついていない。(出社した人だけが打刻している) リモートワーク中の従業員が所定の労働時間ちゃんと働いてるのかどうか、きちんと休息を取れているのかどうかが把握できておらず、有給消化率も正しくモニタリングできていない。私生活と仕事の環境が同じになることによるパフォーマンス低下があるのかどうか、自宅が職場になることにより従業員のプライバシーを守れているかが課題となっている。また、出社している従業員が適度に存在するが、無駄な出社を強要していないか。会社は従業員に業務環境を提供する必要がああるが、リモートワークにおける個人の労働環境の課題を拾えているか。拾ったとして解決できているか。果たしてリモートワーク環境下において、従業員の体調管理やストレス管理などをやるべきか?やるとしたらどのようにやるべきか?

はじめに考えたこと

(株)セキデザインの業態と課題から考えたこと

  • コロナ禍を機にリモートワークへ強制移行された会社と推測した。急遽の移行のため、その下準備もされていなかった。
  • 1980年創業ゆえ昭和の価値観である人材が上位職かつ多数を占める。ITアレルギーから積極的に投資をしてこなかった。複雑なシステムや手に負えないシステムを導入するのは控えた方が良さそう。
  • IT設備が整っていなくても、今まで問題なく?取引できていたことから、(株)セキデザインも取引先企業も紙ベース、ハンコ文化、MSソフトが根強く残っている。

以上で気になった点は、

  • 従業員の属性は何か?正社員or派遣(&業務委託)orアルバイト?
  • 従業員の職種は何か?営業or事務or流通現場等。どれが大多数か?
  • 今まで行ってきたIT施策は何か?
  • 今までの勤怠はどのように管理していたか?
  • 従業員の年齢層(おそらく平均年齢は高め)

情シスslackでのチャット情報

  • 80名すべて正社員の想定
  • 従業員の業種は、営業・流通現場が半々。あとは事務職その他。
  • PC支給は100%かつスマホ支給は0%
  • IT期間設備はエクセル(要するにOffice。おそらくMS365ではなく、買い切りのOfficeソフト)
  • 在庫は自社で保有(工場等がない)

以上から、

  • ホワイトカラーよりもブルーカラーが多い。ブルーカラー属性社員にスマホ支給することはビジネス的にみてアドバンテージが高そう。
  • スマホ支給0%からスマホデバイスのMDMの導入は比較的負担か軽そう。
  • MS系ツールには親しみやすそう
  • 在庫管理のためのIoT設備やツールがあれば出社を減らせそう。(時間がかかるので3rdフェーズ以降)

セキデザインの従業員にインタビューしてみた!

(という想定)

  • コミュニケーションツールとして、LINEを使用中。年代が古い人はmixiやFacebookなどもちらほら。
  • スケジュール管理はバラバラ。ある方はGoogleカレンダー、ある方はOutlookカレンダーなど個人利用でごった煮
  • 勤怠管理は課長にメールで報告している。
    などエセトラエセトラ。荒野をイメージ。

改めて早急に解決したい困り事を整理すると

全体的に勤怠管理(&体調管理)と生産パフォーマンスがキーワードになっていると思える。また流動的な業種が多いことから、おそらくはシャドーIT(LINE)もしくは電話等で、情報共有を行っている可能性がある。

目線 困り事1 困り事2 困り事3
管理職 勤怠管理 生産性 体調管理
ユーザー 情報共有

そのほかにも考慮するべきことがあると思われるが、まずは上記を早急に解決するプランを提示する必要があると私は考えた。

全体のコンセプト

ITアレルギー企業への提案としては、とことん導入サービスを少なくすることとしたい。これは初期ではなく全体を通して、よくて10サービス以下。加えて、各サービスがデータ連携できることかどうか確認し、合わせて煩雑な事務作業も減らす方針としたい。

1stフェーズ

(前置き)
サービス・製品群の調査で使ったサイトは「ITreview」。情シス系のツールは専門外&細かい仕様もわからんのです。なので理想と現実は異なっているかも。

結論から1stでは、GoogleWorkplace、rakumo、COCOMITEを導入し、Google系ソフトに寄せたシステムを構築する。MSofficeの互換性は、適宜Amazon Workplaceを利用する(が、これは3rd以降)。COCOMITEは1日でも早く従業員に早く浸透させたいのでツール導入・展開組が主に利用するツールとする。


ざっくりな要件定義は、

  • 勤怠管理ツールならソフトウェアレス、支給されたPCからどこでもアクセスが可能。
  • オフィススイート・グループウェアはソフトウェアレス。管理者からみてアクセス状況がわかるもの。支給されたPCからどこでもアクセスが可能。

+αで、UIが直感的にわかり操作が簡単、親しみやすいものであれば良い。さらに他のサービスと連携できる物だとなおよし。これら条件にマッチするサービス(?)は調べた限りだと次の通り。

勤怠管理ツール

グループウェア

オフィススイート

従業員の体調管理サービス

  • 検討中

ITアレルギーがある想定を踏まえると、言葉で説明するよりもやって見せた方が浸透は早いと私は考える。マニュアル作成ツールも合わせて導入することで、管理する側のヘルプデスクを減らし、セキデザインのリモートワーク環境構築に注力したい狙い。1stでは、マニュアル作成ツールは操作手順を自動作成するものに絞る。スマホ利用の検討または支給される2nd or 3rd以降のフェーズにて動画撮影でマニュアル作成が可能なツールを選定する。

操作説明用のマニュアル作成ツール

3時間程度、検討した結果、オフィススイート(&グループウェア)としてGoogle Workspaceを導入、GoogleWorkspaceをカバーできない勤怠管理ツール他としてrakumaを、体調管理ツールとして〇〇を採用、マニュアル作成ツールはオンラインで完結可能な、COCOMITEを採用するストーリーで進める。

GoogleWokplaceを採用したい理由は次の通り。

  • オフィススイートが一通り揃っている。
  • すべてオンラインで完結する。→新しいソフトウェアの導入がいらない。導入コストが低い。
  • Googleカレンダーを利用している従業員がいたことから、馴染みが深い可能性がある。Gmailも便利。
  • 2nd/3rdフェーズへの布石が立てやすい。PCやスマホ支給のMDMサービスの検討やSSO導入の検討等。

rakumaの採用は次の通り。

  • Googleworkspaceではカバーできない勤怠管理をカバーでき、オフライン打刻も、オンライン打刻もできる。
  • スケジュール表がGoogleカレンダーよりも使いやすい。

COCOMITEの採用は次の通り。

  • オンラインで完結。
  • オフラインソフトもいいが、Chromebookは動作未保証のため廃止する可能性あり。

動画撮影型はスマホ支給が完了してから検討。流通なのでオフライン操作のマニュアル化は新人キャッチアップとして有用と考える。

従業員の声を聞いて、LINEWORKSの採用も考えたが、次の懸念点から見送った。

  • 2nd,3rdとフェーズへ遷移するにつれ、結果的に導入するサービスが増える可能性がある。ITアレルギー企業に必要なのは、利用できるサービスが自分等で簡単に扱える自信。複数のサービスはいらない。
  • LINEWOKSはあくまでビジネスチャットツール。これを導入した後、オフィススイートは別途検討が必要。最近のオフィススイートはチャットツールも同梱しているため、2個以上のチャットツールが導入されれば、ユーザーが混乱する可能性がある。加えて、代表的なオフィススイートはLINEWOKRSとデータ連携はしていない。
  • LINEが2020年中にセキュリティ事故を発生or未遂が発表されている。攻撃者から明確にターゲットになっている時点で、ITアレルギー企業で扱うにはリスクが高い。

エクセルを長年使っていることから、MS365で固めることも考えたが、次の観点から見送った。

  • MS365ヘビーユーザー企業として、結構な率でMSでもわからない動作不良が起こる。ヘルプデスク時代にかなり悩んだ。
  • MDMを整備するときに悩む確率が高い。MS IntuneはWindows PCやタブレット端末(surface)の制御は可能なものの、Androidやiphoneは制御できない。→新しいサービスの導入が必要になり、覚えることが増える。
  • AzureAD構築のときに初期設定が難しくてコケるか作業遅延が発生する可能性がある。(といっても、GoogleworkplaceとChromebookによるMDM整備がMSと比べて、どの程度簡単なのか、それとも同等の不可なのかがわからないので、正直計りかねるけども。)

2ndフェーズ

「セキデザインの基盤システムを決める。」としたが、1stでGoogleWorksplaceを導入する。そのほか、ルール、デバイス支給の検討を行う。

  • 支給端末をwindowsからchromebookへ総入れ替えを行う。その際MDM整備も忘れずに行う。
  • スマホ支給を営業、流通現場へ検討。スマホはAndorid Enterpriseによる管理が可能なスマートデバイスとしたい。
  • そのほか部門は、はじめはスマホ支給はしない。
  • マニュアル作成ツールで、動画を撮影してマニュアル作成するツール導入を検討する。ブルーワーカー的なマニュアルは手順書だけでは伝わらない。
  • 支給端末の持ち出しルールや出社ルールなど、細かい点を議論・決定する。

3rdフェーズ

さらに時間がかかるものを洗い出し、検討、実行する。例えば、書類のペーパーレス化、電子署名の導入(&取引先への普及)など。経理や採用面のリモートワーク化を測る。

できた資料がこちら

(keyで作成中。1stフェーズの勤怠管理(&体調管理)と情報共有をどうにかします!が話ネタの中心)

話の展開

"私だったら"な展開。

  • 自己紹介
  • まずはじめに、セキデザインの課題をご説明します。
  • そこで、私はセキデザインのXXXXを解決します。
  • そのために、1st,2nd,3rdとフェーズを分けます。
  • 1stでは〇〇を扱います。
  • 2ndでは✖️✖️を扱います。
  • 3rdでは□□を扱います。
  • 1st~3rdを経て、セキデザインのリモートワーク環境を整えます。
  • 今回は1stを中心にお話しします。Agendaは次の通りです。
  • まず、セキデザインの現状のITシステムマップをご説明します。
  • 次に、従業員アンケートの結果を説明します。
  • そこで、1stでは次システムの導入を提案します。
  • システム1を説明します。
  • システム2を説明します。
  • システム3を説明します。
  • 最後に、システム4を説明します。
  • 比較のため、システム1〜システム4を先に話たITシステムマップと照らし合わせて説明します。
  • これら導入のスケジュール感を説明します。
  • 導入見積もりはこれくらいです。
  • 1stが終了したら、2nd、3rdを進めます。
  • まとめ

質問があったら、2nd,3rdで導入する予定のシステムややることを解説。そのためのスライドも作成しておく。1枚3分想定なので、これだと多いから、必要なものを見極めて絞る。

上記のやり方は以前、#share-book-mediaで紹介した世界で一番やさしい 資料作りの教科書を参考にしています。

リーグオブ情シスを視聴の感想

時間間違えて2番目から視聴していたので、後日再度確認して、加筆予定。
覚えてる限りだと、3番目の話者とコンセプトは同じかも。あと、3番目以外の話者のプレゼンは俺のストーリーがぼやけていて、印象に残らなかったことを覚えています。(これも再確認して加筆)

一旦はここまで。(止まんなくなっちゃう😅)