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忙しい人のための、健全なカイゼンサイクルを推進する仕組み「VGS」

2021/01/20に公開2件
タスク管理
文化作り
社内改善
idea

□ 注意

VGSとは著者（dach）が創作したまだ1歳未満のタスク管理の仕組みです。
そのため洗練が十分されていない点もありますので、導入や参考にされる場合はそこも踏まえた上でよく検討してからの導入を推奨します。

また、この記事はライト版ですのでかなり説明を省略します。
詳細版は後日投稿予定です。

□ 3行でまとめる「VGS」

  • VGS（VirtualGuildSystem）とは「カイゼンタスクを管理するためのタスク管理の仕組み」のこと
  • ゲームやラノベなどに出てくる「冒険者ギルド」をベースに考案しているシステムである
  • 改善点はあるが、とりあえずの問題（不透明・闇営業・属人化）は解消された

□ こんな人におすすめ

  • カイゼンタスクの属人化に悩んでいる
  • カイゼンタスクをどう管理すればいいかわからない
  • 人のアイデアを見てみたい

上記のような層を想定しています。

□ VGSってなに？

あなたの会社には「社内タスク」や「カイゼンタスク」はありますか？

名称や内容は違えど、何かしらの「より働きやすく・効率よく仕事をするための仕事」が存在することだと思います。
著者の経験上、これらは往々にして散発的で優先度が低い割に必要性はそれなりに高く、またその性質上の問題で個人に依存しやすいものでした。

ここで紹介するVGS（VirtualGuildSystem）では、そういった視認性が低く、属人化しやすい「カイゼンタスク」を管理するために生まれた仕組みです。

□ VGS誕生の背景

PJへのアサインメントの人員を考えるときにこういう経験はないでしょうか？

  • 「稼働の全体像が把握できない」
  • 「PJに入っていないはずなのに何故かリソースの空きがない」
  • 「実態と記録がズレている」

上記の状態になっている場合、なにが問題なのでしょうか？
今回は下記のような事柄が問題であると仮定します。

  • 案件アサインに関連して
    • 実態として他に既にアサインしているかが見えない
    • コストがどの程度実情としてかかっているのか見えない
    • 活動が不透明なので、サボっているようにも見える
  • 管理として
    • 所謂「できる」人に案件以外のタスクが集中し、実態が見えないので評価しづらい
    • 一元管理できていないので、依頼経路が見えない
    • 把握していないまま活動されるので、知らぬ間に負荷が上がっている
  • 案件以外の問題を解決してほしい側として
    • どこで誰に相談すればいいかわからない
    • お願いしたことがどうなっているのかが見えないし見えづらい
    • つい、同じ人に依頼が集中しやすくなる

念の為補足しますが、カイゼンタスク自体は悪いことではありません。
しかし、有限であるリソースをボランティアのように使われかつ適正な評価が成されず、かつ属人的なものである状態になることが結果として誰も幸せにならない原因となります。

VGSはそんな隠匿的になりやすいカイゼンタスクを適正に管理かつ評価するために、日の当たる場所に出すための仕組みとして生まれました。

□ VGSについてもうちょっとだけ詳しい全体像

VGSはゲームやラノベでよくある、所謂「冒険者ギルド」をイメージして作られた仕組みです。

仕組みとしては「冒険者ギルド」をイメージしているため、そういったコンテンツをよく見る方からすればよく見る関連性ではないでしょうか。

そういったコンテンツをあまり見ない方に向けて説明をすると、大まかに下記の流れに沿って行われます。

  1. 何らかの社内タスクもしくはカイゼンタスクをClientが所定の方法に沿ってGuildに依頼する
  2. Guildは依頼内容を確認し、問題なければ「クエスト」として依頼をクエストボードに提示する
  3. Servantはクエストボードを見て自分の判断でクエストを受託し、完了後何らかの対価を得る

カイゼンタスク一覧とその作業状況の見える化と作業完了までの一連の流れを仕組み化することで、健全な状態で仕事が出来るようになります。

□ VGSの構成について

では、この仕組みはどういった構成をしているのでしょうか。
VGSでは「3つのRole」と「クエスト」がキーとなる構成要素となります。

▼ Role

  • Client
    = クエストを発行する人
  • Servant
    = クエストを終わらせる人
  • Guild
    = クエストとVGSを管理する人

▼ クエスト

▼ 業務フロー

この３つのRoleとクエストのフローを図解したのが下記となります。

カイゼンしたい意見や要望をClientがGoogleFormから記入し、Guildが入力内容をチェック、OKのものはクエストボード(Trello)にGASによる自動取り込みがされ、貼られているクエストをServantが受託しこなし、それを評価していく。
この流れがうまく噛み合うとボランティアではない民主化されたカイゼンサイクルを回すことができるようになります。

この一連の流れがVGSです。

□ 最後に

VGSをうまく運用するためにはそれぞれのRoleにおける責任範囲や権限の設定など、様々な工夫が必要となります。
この記事では説明は省略しますが、気になる方は後日投稿予定の「健全なカイゼンサイクルを推進する仕組み「VGS」（ちゃんとした版）」を参照して頂ければ幸いです。

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