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Google DriveからBoxにデータを移行しようとしたけど最終的に見送った事例
概要
弊社では、Boxをメインのクラウドストレージとして位置づけています
ただ、開発パートナーの都合でGoogle Driveも共存していました。
今回は、Google DriveからBoxにデータを移行しようとしたけど最終的に見送った事例になります
利用用途のヒアリング
そもそもBoxもあるのに、なぜGoogle Driveを使っているのか？のヒアリングを行いました
ヒアリングの結果以下の用途がわかりました
- 単純にGoogle Driveの方が使いやすいから
- GASやIMPORTRANGEなど、Google Drive側でしか利用できない機能・関数を使っているから
- もともと開発パートナーがGoogle Driveを使っているから
- 移行したいけど、Google Formのアンケート等が移行できずそのままになっているから
なるほどと思う反面、Google Driveにも移行できるのではないかと感じる部分もありました
そのため、各利用部署ごとにヒアリングを行いました。
大きな問題
Google Formなどはエクスポートを行いある程度は移行することができました。
ただ上記ヒアリングにもあった通り、GASやIMPORTRANGEなどGoogle Drive側でしか使えないものについて、考慮が必要でした。
弊社で出てきた問題は以下になります
- GASやIMPORTRANGEなど、Google Drive側でしか利用できない機能
- Google Docsや、Google Spreadsheetに存在する埋め込みURLの移管
- 移行したデータをどこに置く問題
なかなか、思うようには行きません・・・
検討したこと
1の問題については、2つしか選択肢がありませんでした
- 諦めてもらう
- Google Driveを使い続けてもらう
Box社がBox上でGASやIMPORTRANGEの機能を提供してくれれば良いのですが、それを待つわけにはいかないため、この2つの選択肢しかありませんでした
2の問題については、いくつか選択肢がありました
- 人力でURLを書き換え、Boxで運用してもらう
- Google Drive側は読み取り専用に変更し、必要なときに読み取りアクセスを行う
- 書き換えを行わない（Google Driveを使い続けてもらう）
3の問題については、最適なフォルダがあったためそこに格納すればOKでした
最終的な判断
最初の方にもありますが、結論は移行を行わずBoxとGoogle Driveを並行稼働することにしました
理由としては以下になります
- GASやIMPORTRANGEなど、Google Drive側でしか利用できない機能の代替えができない
- 埋め込み済のURLが7000件ほどあり、単純に書き換えだけで1人月以上かかる。
- ミスへのプレッシャーが大きく、心理的負担も大きい
ただ諦めるだけではなく改めて全社周知を行い、利用ルールについては徹底しました
- 最終的なデータはBoxに必ず格納すること（一時的な利用のみGoogle Driveを許容）
- 全社員にGoogleアカウントを払い出しているわけではないため、全社員に見せる場合ははじめからBoxで作ること
- GASなどは各プロジェクトで管理してもらうこと
ファイルストレージが混在する会社さんはどこをメインストレージにするのかは永遠の課題かもしれません。
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