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2025/01 TECH PLAY女子部「キャリア雑談会」バックステージ・ツアー🎦

2025/01/18に公開

2025/01 TECH PLAY女子部「キャリア雑談会」バックステージツアー🎦

執筆者紹介: あずま(@EUT_tech
 @2022/09~2024/12 もくもく&雑談会運営 -> 引退しました!
 @2023/07~2025/01 コミュニティオーガナイザー -> 引退しました!

※今回は引退記念記事として執筆者名を明記しました🙇‍♀️

はじめに

2025/01 TECH PLAY女子部「キャリア雑談会」を開催☕」の執筆を機に作成した姉妹記事です。

https://zenn.dev/techplaygirls/articles/60a0b1d99ccd6b

TECH PLAY女子部はどなたでもイベント主催者になれるコミュニティです。
この記事は、イベント開催方法の参考事例を追加してみたいと思い、執筆しました。
〈キーワード:ハイブリッド開催〉

記事の全体を通して述べてる通り「どんなイベントを開催したいか」が大切だと思います。
イベントの開催方法は、開催される方ご自身で模索してみてください!

そして、他の方のノウハウも知りたいので、レポート・記事の追加をお待ちしています!
※このZennアカウントへの寄稿OKだよ! という方がいらっしゃったら、めちゃ喜びます!

🙋‍♀️イベントには「人の個性」が出る

幹事は「プラットフォーム屋さん」であり、装置のような存在だと考えています。

ただ、実際にイベントがどのように開催されるか、そこに「人の個性」というものが出てきます。
私は勝手に、それを更に「おもい」「ノウハウ」「性格」に大別しています。

💕「おもい」

TECH PLAY女子部で、東京から離れているところにお住まいの方と知り合うことができました。
重要なテーマの雑談会なので、なんとか参加していただけないかな~という想いがありました。
また、有志のコミュニティなので、途中参加/途中退出/耳だけ参加の需要が常にあります。

→結果、オンラインで来てくださった方がいらしたので嬉しかったです。

📝「ノウハウ」

ここから先、ハイブリッド開催の実務的な話題です。

1.機材運用(ハイブリッド雑談会をするとき)

今回私には「小規模なハイブリッドイベント開催に関する、初歩的な知識・経験」があり、活用をしました。

〈ポイント1.〉
自分が日常使いしていない機材(会議用スピーカー等)は買い足しませんでした。
モバイル端末を複数必要とするため、ひとりで用意が難しい場合はどなたかと協力してください。
あるいは、マイクは必須ですがカメラは必須ではないため、カメラ端末を省略する手もあります。

〈ポイント2.〉
三脚は、私の「カメラ」の趣味関係で用意できたものです。
なければ、その辺りにある台+ふつうのスマホスタンドでも代替が効きます。
三脚は「その辺りにある台」の状況頼みにならないのが長所です。逆に「その辺りにある台」に困らないと分かっているなら、三脚はなくてもよいです。(フルサイズ三脚はやはり重い。)


それでは以下、当日に使ったもののリストをご覧ください。

  • 前提条件: 会場にはコンセントとWiFiがあること。日頃から会場の情報をストックするといい。
  • 優先度高: パソコン、追加デバイス(スマートフォンやタブレット)、電源延長と分岐のコード
  • 優先度低: スマートフォン、三脚
  • ソフト的なもの: みんな共通のチャットスペース、ファイルでシェアする自己紹介シート
  • 文房具: 受付票ペラ1枚、ボールペン、名札用(机に立てる)画用紙、サインペン
  • Discordアカウント: いつものアカウント、マイク専用アカウント、カメラ専用アカウント

Discord用アカウント×3はそれぞれ別デバイスからログインし、ボイスチャットに同時接続します。

  1. 💻パソコン=いつものアカウントでログイン。マイク・スピーカーオフ。
  2. 📱追加デバイス(スマートフォンやタブレット)=マイク専用アカウントでログイン。
    なお、録音感度と音量は「最高」に設定。会議卓の中央に置き、みんなそちらを向く。
    ※スマホやタブレットは今「ビデオカメラ」ハードの主流なので、マイクはPCより優秀です。
  3. 📱スマートフォン=カメラ専用アカウントでログイン。マイク・スピーカーオフ。カメラオン。
    ※雑談に映像は必須ではないのですが、現地の画が見える方が嬉しいかなと思います。

冒頭で述べた通り、「ノウハウ」は私自身に依存する事項です。
もし、他の方が主催した場合は、その方の経験や持ち物に依る形式になるでしょう。
自分が持っているものを活用するということも、イベント開催を楽しむコツだと感じました。

2. 幹事のお仕事(とくにオフライン対応)

  • 日程調整。
  • 予約。
  • 宣伝。
  • オフライン事務連絡用のチャットグループ作成。 →会場の住所共有、タイムスケジュール共有。

ここまででお仕事の9割は達成。


あと1割は以下。

  • 会費の清算。現金(開始前集金)とPayPay(解散後集金)の選択肢を準備。
  • 借りた会場と取り交わしている契約の確認。 →会場の原状復帰手順をみんなにシェア。
  • 開始前の受付。みんなが集まり始めると、幹事の手は使えないも同然となるので、受付票の内容やどのように記入してほしいかは、みんなが移動中くらいの時間を目安に連絡を回しておくとよいです。
  • エントランスの目印になるもの、会場のWiFi名、その他 会場の使い方情報をシェア。上記と同じ理由で集まる前に読んでもらう。
  • 遅れてくる方の状況確認や受付。
  • 議題等をメモするホワイトボード運用。

※実は、私がやらなかったこと(周囲の方が気づいてやってくださったこと)もこの中にあります。
サポートありがたかったです。


「イベントが始まると、幹事はあまり戦力にならない」法則は、骨まで覚えておくほうがよいです。
たとえば「ペンが1本ほしい」と思った時も、自分では取りに行けない。
どなたかにお願いしなければいけないですからね。

3.雑談タイムを回す(+拾いきれなかったことへの考え方)

たくさん雑談できる、といっても制約は避けられません…。
(以下、参加してくださったみなさまへの謝罪の気持ちでもありますね。)

●ハイブリッド開催

今回はフリートーク形式の雑談会を開催しました。
フリートーク形式で発言の機会が平等になるのは、やっぱりオンライン雑談会かな、と思います。

ハイブリッドで発言する機会のバランスがどうなるかは、まずは人数によります。
今回のようにオフライン13人+オンライン4人の人数比では、オフラインに偏らないように回し方を考えるのがよさそうでした。

〈できそうな工夫〉

  • 気になるテキスト発言をしてくださった方に、オフライン側が積極的にご指名して発言を振る。
    • 前提:フリートークスタイルかつ、オフラインがトークを主に回していて、オンライン参加の方はテキストで反応する、という流れができている場合。
  • 1つのテーマでオフライン・オンライン全員で順番に発言するフェーズを作る。
    • 私の経験談で、10割このスタイルの雑談イベント(フリートークは無し。)に参加したことがあります。これはこれで、良いやり方だと思いました。
  • LTに抵抗がなさそうであれば、LTの募集をオフラインとオンラインの両方にお声がけする。
    • ただ「その場のノリでLT乱入するぞ~!」と思っている方ばかりではないので、コミュニティの空気次第ですね。

●時間が…足りない!!

テーマの提案に対して、その場でストレートな回答を返せる方がいらした場合は、やったー! となってハッピーですね。(転職活動したい!→この転職サイトにレジュメを載せてみて! 等)

逆に、すぐに反応できず、いただいたテーマを拾いきれなかった話題も多々ありました。
そういった話題は、また場を変えて再チャレンジしたいなあと思っています。
テーマ提案してくださったこと感謝です! またお話ししましょう。

4. SNS対応(これもバランスなんだよね…!)

必ず、というわけではないのですが、TECH PLAY女子部のオフラインイベントは【先にテキストのやり取りやオンライン雑談で知り合ったメンバーが、オフラインで会って話してみる】→【コミュニティ内でも「一緒にどうですか?」と呼びかける】プロセスをたどることが多いです。

コミュニティの全体的な傾向はどうなるかというと…、
①オンライン雑談会はSNSで積極告知
②オフライン雑談会はDiscordで告知  ←今回はこちら②方式の告知になりました。

安心できる場所づくりと、インターネット広域への発信(コミュニティを知らない方に認知してもらうこと)のバランスは、いつも難しいですね…! 模索していきましょう。

🥳「性格」

世の中に、イベント開催方法のパターンはいろいろと確立されています。
それでも細部には、人の「性格」が無意識に反映されるのではないか、私は考えます。

私自身の例です。

私は以下ふたつのことができたら、オフラインイベントは準備完了だと思う性格です。

  1. 部屋(「ハコ」)を予約する。
  2. みなさんのスケジュールを予約する。

そして当日必要なことも、大きくは2つだけ。

  1. 天運を信じる。
  2. 参加されるみなさんを信じる。

天運を信じる」というのは、機材のトラブルや、大規模障害(鉄道でもネットでも)のような、否応なしに起きうる不具合に遭遇しないように、全力で祈るということです。

もちろん、外部トラブル予防には、最大限の事前シミュレーションをしておくことが必要です。

もうひとつは「参加されるみなさんを信じる」ということ。
あらゆるイベントの原点は「人×人」のやり取り。コミュニティに対して前向きな気持ちをもっている方が集まってくださり、そして良いイベントになるように、これもまた祈るということです。

祈る以前にできることとして、日頃の発信でコミュニティ&イベントのイメージをお伝えする活動や、人対人の直接のやりとりを積み重ねることが重要です。


が! どんなに準備をしても、避けられない不運の確率は「絶対ゼロ」にはなりません。
最後の最後は祈ることしかできなくなります。

2025/01 TECH PLAY女子部「キャリア雑談会」はふたつの幸運に恵まれました。💐💐💐

2年間運営を担当させていただいた「もくもく&雑談会」も意識は同じですね。
(そして「もくもく&雑談会」は、一緒に活動した先輩のお世話になりっぱなしでした。)

おわりに

あずまが開催するイベントは、こちらに書いた通りのイメージです。

この記事は、ちゃんとしている方が多いTECH PLAY女子部としてはイレギュラーな、「ざっくり」タイプの事例も提示してみようかなと思い、書きはじめました。
意外にも、記事として書いてみると分量がそれなりにありました。
それでも最後は「祈るしかない」と言っているので、予想通り「ざっくり」タイプでした🥳

●これからやりたいこと
私は、東京から出て、普段オンラインでよくお話している方に会いに行きたいなと思いました。
雑談の回し方のパターンは色々試してみたいですね。たとえば今回とは逆に、オフライン2~3人+オンライン10人以上の雑談会を開催したらどんな会になるのでしょうか。

みなさんは、どのようなイベントを主催してみたいですか?

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