Boxにあるファイルをエクスプローラーで直接操作する方法

はじめに

クラウドストレージサービス「Box」は、多くの企業や個人で利用されている強力なツールです。通常、Box上のファイルを利用する際はWebブラウザを経由してアクセスすることが多いですが、ファイルのアップロードやダウンロード、編集のたびにブラウザを行き来するのは手間がかかると感じることはないでしょうか。

「Box Drive」を利用することで、Windowsのエクスプローラーから、まるで自分のPCに保存されているファイルのように、Box上のファイルを直接操作することが可能になります。

本記事では、Box Driveの導入手順から基本的な使い方、ステータスアイコンの見方について、初めての方でも迷わずに設定できるよう詳しく解説します。

Box Driveとは

Box Driveは、Box社が提供しているデスクトップアプリケーションです。このアプリケーションをインストールすることで、Windowsのエクスプローラー上に「Box」という新しいドライブが表示されるようになります。

Box Driveの最大の特徴は、クラウド上のファイルをストリーミング形式で表示するという点です。
全てのファイルをPC内にダウンロードするわけではないため、PCのハードディスク容量を圧迫することなく、テラバイト級のクラウドストレージ全体にアクセスすることができます。必要なファイルを開くときだけ、瞬時にデータをダウンロードして表示する仕組みになっています。

導入手順

それでは、実際にWindows端末へBox Driveを導入し、利用可能にするまでの手順をステップバイステップで解説します。

1. インストーラのダウンロード

まず、Box DriveのアプリケーションをPCにダウンロードする必要があります。

1. Webブラウザを開き、Boxの公式サイトまたはBoxのWebアプリ内にあるダウンロードページへアクセスします。
2. 「Box Drive」のダウンロードリンク（Windows版）を探し、インストーラ（BoxDrive.exe などのファイル名）をダウンロードします。

図1: Box Driveインストーラのダウンロードページ

2. インストーラの実行

ダウンロードが完了したら、インストール作業に移ります。

1. ダウンロードフォルダにあるインストーラファイルをダブルクリックして実行します。
2. インストールウィザードが起動します。画面の指示に従ってインストールを進めてください。
   • ※ 企業の管理端末などで使用している場合、管理者権限（Administrator権限）が求められることがあります。その場合は、システム管理者の指示に従ってください。

3. Boxアカウントへのログイン

インストールが完了すると、自動的にログイン画面が立ち上がります。もし立ち上がらない場合は、スタートメニューから「Box」を検索して起動してください。

1. ログインボタンの押下:
   起動したウィンドウにある「ログイン」ボタンをクリックします。
   
   図2: Boxログイン画面

2. メールアドレスの入力:
   Boxアカウントとして登録されているメールアドレスを入力する画面が表示されます。正確に入力し、「次へ」ボタンをクリックします。

図3: メールアドレス入力画面

3. パスワードの入力:
   続いてパスワードを入力し、「ログイン」ボタンをクリックします。
   
   図4: パスワード入力画面

組織のアカウントで使用する場合、組織のポータルサイト（シングルサインオン/SSO）へリダイレクトされることがあります。その場合は、会社のIDとパスワードを入力して認証を行ってください。

二要素認証（2FA）を設定している場合は、スマートフォン等に届く認証コードの入力が求められます。

4. チュートリアル（初回のみ）:
   正常にログインできると、Box Driveの簡単な機能紹介が表示されますが、内容を確認して進めてください。
   
   図5: チュートリアル画面

4. Box Driveの起動確認

ログイン処理が完了すると、バックグラウンドでBox Driveが起動します。

1. Windowsのタスクバー（画面右下の通知領域）に、Boxのロゴアイコン（「box」のマーク）が表示されていることを確認します。
2. しばらくすると、Windowsのエクスプローラーが自動的に開き、PC直下に「Box」という名前のドライブが追加されていることが確認できます。
   
   図6: エクスプローラからBoxドライブ表示

これで導入作業は完了です。

エクスプローラーでの利用方法

導入が完了すると、普段USBメモリや外付けハードディスクを使っているのと同じ感覚でBoxを利用できます。

基本的な操作

• ファイルを開く:
  エクスプローラー内の「Box」ドライブを開くと、クラウド上にあるフォルダ構造がそのまま表示されます。ファイルをダブルクリックすれば、WordやExcelなどのアプリケーションで直接開いて編集できます。
• ファイルの保存:
  アプリケーションで作成したファイルを「名前を付けて保存」する際、保存先に「Box」ドライブを指定すれば、直接クラウド上に保存されます。
• フォルダの作成・移動:
  右クリックメニューやドラッグ＆ドロップ操作で、フォルダの作成やファイルの移動・コピーも自由に行えます。

ステータスアイコンの見方

Box Driveでは、ファイルやフォルダの横に表示されるアイコンによって、現在の状態（ステータス）を一目で確認できます。これはBox Drive特有の非常に便利な機能です。

アイコン	説明
	オンラインの状態です。 ファイルの実体はクラウド上にあり、PCの容量を消費していません。ダブルクリックして開こうとすると、その瞬間にダウンロードされて開きます。インターネット接続が必要です。
	ファイルが現在アップロードまたはダウンロードされている途中であることを示しています。 大きなファイルを保存した直後などに表示されます。このアイコンが消えるまでは、同期が完了していないため、PCの電源を切ったりネットワークを切断したりしないように注意してください。
	何らかの理由で同期に失敗したことを示しています。 ファイル名に使えない文字が含まれていないか、容量制限を超えていないかなどを確認してください。

利用上の注意点

Box Driveを快適かつ安全に利用するために、いくつか押さえておきたい注意点があります。

1. インターネット接続が必須

Box Driveは仕組み上、都度クラウドと通信を行います。そのため、インターネットに接続されていないオフライン環境では、まだ開いていない（キャッシュされていない）ファイルにアクセスすることができません。

2. セキュリティポリシーの遵守

企業で導入されている場合、IT部門のセキュリティポリシーによって、一部の操作が制限されていることがあります。
例えば、特定のフォルダへのアクセス権限がなかったり、社外へのファイル持ち出しが制限されていたりする場合があります。不明な点がある場合は、所属組織の管理者に確認してください。

3. 大容量ファイルの取り扱い

非常に大きな動画ファイルなどを開く場合、ダウンロードに時間がかかることがあります。Box Driveは必要な部分から読み込みを行いますが、ネットワーク環境によっては動作が重く感じられる場合があることを覚えておくと良いでしょう。

まとめ

Box Driveを導入することで、ブラウザを開いてログインし直す手間が省け、Windowsのエクスプローラーから直感的にクラウドストレージを操作できるようになります。

本記事のポイント:

• 導入は簡単: ダウンロード、インストール、ログインの3ステップ。
• 操作は直感的: いつものエクスプローラー操作でクラウドファイルを管理。
• 容量節約: ストリーミング方式なのでPCの空き容量を圧迫しない。

業務効率を大きく向上させるツールですので、ぜひこの記事の手順を参考に導入を進めてみてください。