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【マネジメント】周りに迷惑をかけずに気持ちよくタスクを進める方法(記載中)

2022/08/21に公開約3,200字

背景

社会人3年目になり何となくタスクの進め方や伝わる報告がわかってきました。これらを備忘とすることで今後の社会人生活に役立てたいという思いで記事にしました。
記事ではタスクが振られた日からタスクが完了するまでに、どういった進め方であれば自チームや他チームに迷惑をかけずにタスクをこなせるかを書いています。

タスクを振られた日

以下5点を確認する。

  1. タスク内容
  2. タスクのゴール
  3. 期限
  4. タスク完了までにかかる実際の時間
  5. タスクを進めるうえでネックとなること

これらを確認することでタスクの着手から完了まで一人で黙々と作業ができます。確認しないとタスク中に別のことを考えたり、手が止まってしまったり、チーム全体に迷惑がかかる可能性があります。
次項では確認しない場合何が起きるのを具体的に確認していきます。

確認しない奴の末路

1.タスクの内容

タスクを振られてすぐに着手してしまうと以下のような失敗をすることが多い印象です。

着手してみたけど何をやればよいのかわからず質問する
すぐにタスクの内容を確認できる場合は良いですが、質問したい相手が別のタスクに追われていたりすると手が止まります。訊けるときにきいちゃいましょう。

結果的に出来上がったものが想定したものと異なる
本当に危険です。時間をかけて作ったものでもゴミになります。着手前にタスクの内容の認識合わせを行いましょう。何をやるのか明確にして"内容を理解"した上で着手しましょう。

2.タスクのゴール

何をやればタスク完了としてよいのかを考えることで仕事がスムーズに進みます。タスクの内容に似ていますが、タスクの内容よりも一歩先を見据えることになります。
例えばタスクが資料の作成であれば

  • タスクが完了したら誰に渡すのか(成果物の配置場所はGoogleDriveか?)
  • 完了したら誰に報告するのか

を意識すると良いです。意識しないと以下が発生します。

成果物の提出忘れ
どこに置いたの?と訊かれて、自分自身もどこに置くんでしたっけ?と質問することになる。無駄な時間ですね。

別タスクが止まる
成果物が完成して配置場所に置いたとしても油断はできません。自分のタスクの完了を待っているタスクがある場合があります。急いでいる場合はすぐに完了報告が欲しいものですが、報告先を理解していない場合は報告が遅れ、チーム全体の作業遅延につながります。

3.期限

期限を確認することで次項の【タスク完了までにかかる実際の時間】で役に立ちます。
個人的には期限感を持って仕事をすることで心身が穏やかになります。期限を確認していないと「これはいつまでに終わる?」と上司から質問されてもわかりませんと答えるしかありません。すると上司から詰められるので怖いです。またタスクを進めているなかでも「これはいつまでにやればよいのだろうか?」と不安になります。逆に早く終わりすぎてタスクがなくなり「先週残業してたけど何で残業したん?」と詰められるので怖いです。

4.タスク完了までにかかる実際の時間

実際にかかる時間と期限を確認することでどのくらいギャップがあるのか確認します。時間がかかりそうであれば上司に時間がかかるので期限を延ばして欲しいや、早く終わりそうなのでタスクをくださいと相談できます。急に手が空いたり、終わらないと言われるのが上司にとっては一番キツイと思います。1週間前など余裕を持っての報告を心がけると作業の遅延や手空きがなくなり上司の機嫌もよくなります。結果自分が救われます。

5.タスクを進めるうえでネックとなること

タスクの着手したときは問題なかったけどある程度進めると止まることってありますよね。問題になりそうなことは事前にキャッチしておいて、問題となる部分を他の方にチェックしてもらいましょう。タスクがスムーズに進みます。ネックを確認しておかないと突然のタスク停止&上司への報告が待っているので怖いですね。

次のタスクをもらう前

確認の際に気をつけること

マインド

私は質問がとても苦手で嫌いでした(今も少し嫌い)。しかし質問しないとほとんどの場合は最悪な結末が待っています。相手が忙しそうや、相手が怖い人であっても質問するようにしましょう。「何でそんなことも知らないんだよ」や「今忙しいだけど」みたいな感じを出されるかもしれませんがそんなことより仕事が止まる方が危険です。というか1,2回質問するだけでキレる奴はヤバい奴なのでそんな人がいたら「なんだこいつ。本当に大人かよ」と思ってください。あなたは100%悪くないです。

しかし!もちろん自分自身が気を付けることはあります。もし何も考えずに好き勝手質問した場合に限り「何でそんなことも知らないんだよ」「今忙しいのだけど」と思われても仕方ない状況になります。なので次項以降では、そんな「気をつけるべきこと」を確認しましょう。

質問の方法

五月雨式の質問はやめた方が良いと思います。例えば自分がその日に終わらせないといけないタスクがあるとします。あなたはタスクを消化するために集中しています。その時チャットで質問が飛んできました。あなたの思考はいったん質問と質問に対する回答を出そうとします。したがってタスクに対しての思考は止まります。さらにはチャットが来る前に考えていた内容を忘れてしまいました。質問を返し、自分のタスクがどこまで進んだか、何をやっていたのかを思い出し集中する必要があります。五月雨式の質問は、上記のような思考の切り替えを連続で発生させてしまうため避けるべきです。ではどうすればよいのでしょうか。以下の質問の仕方であれば質問を受ける側はうれしいです。

  • Q&Aの表をスプレッドシートで用意する
    チャットで質問が来ると結構読みづらいです。簡素でも良いのでスプレッドシートでQA表を作成するとQとAの紐づきもはっきりして回答者だけではなく質問する自分自身も見やすいものになります。

  • 質問の間隔はできるだけあける
    質問はまとめてしないと思考の切り替えが頻繁におこってしまいます。1日1~2回程度にできるのが理想です(4時間毎)。質問したいことが見つかってもすぐに質問せずに他にないか探す癖をつけるとよいと思います。

  • 文章や練って質問する
    文章が雑だと回答者が読むのに時間がかかりますし、最悪文章に対しての質問が飛んできます。最初は文章の作成に時間がかかるかもしれませんが、慣れてくれば雑に文章を書くよりも早く回答をもらえます。
    ※代名詞や指示語は可能であればすべて避けると文章の読み間違いが減ります。しかし使わなすぎると文章が長くなってしまうので適材適所で考えて使うと良さそうです。

  • ソースを示す
    質問の背景や自分が○○のような結論に至った理由等には必ずソースがあるはずです。もしないのであれば、考え直す必要があると思います。また、ソースがあるのに書かないと回答者から「なぜそのように思ったのですか?」と根拠を問われます。このような事前につぶせると考えられる質問は先回りして回答してしまうのが良いです。
    また、ソースを示す際にURLが貼れるのであれば必ず張るようにしましょう。URL貼るだけで回答者はめちゃくちゃ助かります。
    ※URLを張ったりコメントを書いたりとチャットでは難しいですが、スプレッドシートだと簡単にできます。QAはメールやチャットよりもスプレッドシートで管理するとよいでしょう。

メモを取る

個人的な意見ですがメモ取らない人を見ると説明する意欲が下がります。あの時言ったよね現象、成果物が想定と違う現象が起こります。メモしていれば「あー書きそびれたのかな?」と思えるのですが、メモ取らずにそれらの現象が起こるのは面倒です。

Discussion

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