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[corp-IT]GoogleDriveの共有ドライブはどう管理するか

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GWS
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Google共有ドライブは、チームでのファイル共有に強力なツールだが、適切な運用ルールが欠かせない。

共有ドライブの特徴

  • 所有権が組織になるため、アカウントが削除されてもファイルが残存する。そのためマイドライブの運用よりも利便性があるため、共有ドライブを使用するのが望ましい。
  • 共有については2通り方法があり、①共有ドライブ自体のメンバーとして追加する、②共有ドライブ内のファイルやフォルダを共有がある。ただし、②はどのファイルが共有されているか把握が難しい。

https://support.google.com/a/users/answer/7212025?hl=ja

運用プラクティス

  • 共有範囲の把握のため共有②は行わない、または禁止する。共有範囲は共有ドライブ単位として、フォルダやファイル単位で行わない。
  • 後述する副次効果を狙うため、共有ドライブのメンバーにはGoogleグループを積極的に使用する。副次効果は
    • Googleグループにはメールアドレスが発行されるため、メーリングリストとしても使用できる。
    • 他の共有ドライブへのメンバー追加も容易になる。新入社員がいた場合、共有ドライブに1つずつ追加するよりグループ追加のみで済んだほうがよい。

外部に共有する

  • 外部専用の共有ドライブを作成する
    • 目的1: 内部用のファイルと外部共有用のファイルを明確に分離し、誤って内部情報を共有してしまうリスクを防ぐ。
    • 目的2: プロジェクトや取引先ごとに共有ドライブを分けることで、アクセス管理が容易になる。
  • やり取りするごとの共有ドライブを作成して、そこにメンバーを追加する。

共有ドライブ例

共有ドライブ
│
├── **株式会社A様 共有** (共有ドライブ名)
│   ├── 01_契約関連
│   │   ├── 契約書
│   │   └── 覚書
│   ├── 02_プロジェクトX
│   │   ├── 01_議事録
│   │   ├── 02_提案資料
│   │   ├── 03_成果物
│   │   └── 04_請求関連
│   └── 03_定例会資料
│
├── **株式会社B様 共有** (共有ドライブ名)
│   ├── 01_基本契約
│   ├── 02_プロジェクトY
│   │   ├── 01_キックオフ資料
│   │   ├── 02_進捗報告
│   │   └── 03_納品物
│   └── 99_その他共有資料
│
└── **Cデザイン事務所様 共有** (共有ドライブ名)
    ├── 01_発注関連
    ├── 02_デザインデータ
    │   ├── ロゴデータ
    │   └── Webサイトデザイン
    └── 03_スケジュール

フォルダ構成についてはこちら参照
https://qiita.com/nintia8/items/3dfe98288abd38d5c998

終わりに、所感

  • GoogleDriveを「こうしたい」というボトムアップの要望を受けることがある。なるべく実現したいが、GWSについてはルールを説明して、そのルール上でできることを議論したほうがいい。
  • マイドライブでバンバン運用されている場合、ファイルの共有ドライブへの移行がとても大変になる。なるべく早い段階で共有ドライブへ切り替えておくのが望ましい。そのほうが結果的に(比較的)スモールスタートになる。

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