初めに
Kintoneには便利な標準機能があるのは周知の事実ではありますが、どの機能をどう使えばいいのか迷うという人もいるのではないでしょうか。 そんな機能の筆頭としてデータのコピー機能である、
・ルックアップ
・アクション（アプリアクション）
があると思います。
他レコードの内容を簡単に取得し表示できるこれらの機能ですが、単純に他のレコードからデータを取得する機能として一纏めにすると使い分けに悩んだり、実装後にこんなはずでは・・・となりやすいです。
そこで、各機能を簡単にまとめてからこういう時に使ってみるのはいかがでしょうかという考えを述べていきます。
ルックアップ
画面上でキーワードを入力するとその内容に紐づくレコードが取得され、設定した項目の内容をコピーできる便利機能です。複数候補がある場合はその中から任意のものを選ぶこともできます。
ExcelのVLOOKUPという関数みたいなものです。
この機能を使わない場合、必要なデータを持っているアプリでデータを調べてその内容を覚えるかどこかにメモして転記が必要です。1個2個ならできるでしょうが数が増えれば不可能ですし何より非効率です。
その点キーワードで取得できるので正確に情報を覚えておく必要がなくなり、かつ人によって表記ゆれ（アルファベットの大文字小文字ミックス、株式会社と（株）に分かれたり）も防げるのがなによりの強みと言えます。
データ選択時に絞り込み条件や並び順も設定できるので、必要最小限の情報からデータを選択できます。
ただし欠点として一度取得した後、元データが変更されてもその内容は自動で反映されません。都度ルックアップの取得処理を実行しないといけないので、元データの更新が高頻度の場合手間が一つかかってしまいます。
アプリアクション
あるアプリから他のアプリにデータをコピーした状態でレコードの登録画面へ遷移する機能です。例えば、顧客アプリから請求書アプリへ顧客情報入力済みの状態で請求書作成を開始するということができます。同じアプリ内でもコピーできるので、顧客アプリ内で同じ顧客の別支店のデータを作るという使い方もできます。
アクション自体に実行できるようになるための条件を設定できますし、そもそもアクション実行のためにはコピー元フィールドの閲覧権限、コピー先へのレコード追加権限とフィールド編集権限が無いと実行できません。取引中の顧客だけ実行できる、特定のユーザーにだけ権限を振って実行可能にするといった制御もできます。
また、あくまでコピーするだけなので、ルックアップと違ってコピー後に内容に変更があってもその都度編集できます。
デメリットとして、アプリアクションの場合コピーした内容に変更が生じた場合都度手修正が必要になります。ルックアップは再取得すれば対象項目を一度に最新化できますが、アプリアクションはあくまでコピーのため再取得ができません。コピーする項目数が多い場合直し作業が増えてしまいます。
肝心の使い分け
早速こういうケースで使うのいいですよと書こうと思いましたが、長ったらしい文章ばかりはかえってわかりずらいのでまとめた表を先に出します。
| ルックアップ | アプリアクション | |
|---|---|---|
| お勧め | 表記ゆれを防ぎたい。 固定した内容を複数個所にまとめて登録したい。 |
レコードの複製をしたい。 コピー後も内容を編集したい。 |
| 注意点 | 元データ変更時に手動でデータ再取得必要。 | コピー元が変更したとき全て手修正が必要。 |
ルックアップを使うケース
ルックアップが最適な状況としては、やはり表記ゆれを防いで確実に固定の内容を登録できるようにしたいという場合です。誰が実行してもキーワードをもとに複数の項目に同じ内容を登録できるのはやはり便利です。
参照先が変更されたとき再取得を実行しないといけませんが、自動で取得できるようにするプラグインもあるのでこういった拡張機能と併せて使うことで入力の負荷軽減を実現できるでしょう。
逆に再取得しないと値が変わらない、という特性を生かして単価が変わる前と後でレコードを分けて管理するという方法もあります。判断基準となる項目を一つ設けて、この項目に「確定」が入っていたら閲覧のみにするという設定も追加すれば編集ロックをかけられます。これで単価の入力ミスをルックアップで防ぎ、かつ単価変更前後のレコードを安全に管理できます。
アプリアクションを使うケース
アプリアクションが最適な状況としては、レコードの複製をしたい状況が第一に挙げられます。すでに例で述べましたが、顧客の支店別レコードを作成するときに同じ項目を何度も入力するのは煩わしいです。CSVで一括登録もできますが、毎度CSVファイルを用意して読み込ませていては業務改善の感覚は薄いでしょう。
また、業務手順としてコピー元となるアプリから作業を開始する場合も便利です。例えば顧客担当者アプリに登録されている請求書送付先担当者のレコードに遷移して、その画面にあるアプリアクションを実行して請求書登録画面に移るという感じです。ルックアップだと請求書アプリ側で顧客担当者を選んで取得となりますが、担当者が多くどのみち探すなら元のアプリのほうが早いという場合に便利です。
終わりに
今回ルックアップとアプリアクションについて簡単な説明と使う時のサンプルケースを書いてみました。どちらを使うにせよ対象となる業務手順の整理・精査・再構築が必要です。
せっかくシステム化するのですから、今現在課題を感じている手順をそのままシステム化するのでは無く、根本原因の追求と改善策を打ち出すのが核となります。そして打ち出したものをKintoneのようなノーコードアプリで素早く実装と改善を繰り返していくことで皆様の仕事はより良いものになっていくと考えています。
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