はじめに
NotionでSaaSや契約のドキュメントを管理してしばらく経ち、プラクティスもまとめってきたのでそのメモ。
この仕組みで守ろうとしているメリット
- 情報のサイロ化を防ぎ、誰でも必要な情報にすぐアクセスできる
- 予算やアカウント追加の責務をどのチームが負っているかがわかる
- SaaSのステータスを管理できる
- マニュアル、FAQをそれぞれのページ内に記入できる
表のプロパティ
- (タイトル)サービス名
- 例：[全社]GoogleWorkSpace
- 例のように、[]で区分を示している。複数テナントを契約している場合これで区別できるし、検索するときにも便利
- ステータス
- 以下構成になっている
- 未着手
- 候補
- 進行中
- 運用中(契約なし)
- 契約中：運用終了
- 契約中
- 無料契約
- 完了
- 候補対象外
- 解約
- 未着手
- 以下構成になっている
- タグ
- 以下の中から選択する(複数選択可能)
- 契約：1年
- 契約：2年
- 契約：自動更新
- 料金：アカウント従量
- 料金：件数毎
- 契約：アカウント数指定
- 支払い方法：クレカ
- 支払い方法：請求書
- 支払い方法：口座振替
- 支払い：一括前払い
- 支払い：毎年
- 支払い：毎月
- 監査：対象
- 以下の中から選択する(複数選択可能)
- 発行しているチーム
- チーム表とリレーションになっていて、複数選択できる
- 予算管轄
- チーム表とリレーションになっていて、1つしか選択できない
- アカウント管轄
- チーム表とリレーションになっていて、1つしか選択できない
- 契約先
- 会社表とリレーションになっていて、1つしか選択できない
なおチーム表は以下のようなページがある。
- 役員
- 社員
- アルバイト
- 業務委託者
- 情シス
- 経理
ページ内容
- FAQ
- 使用者向けのFAQを書く。アカウント発行方法や使い方に関する基本的な質問をここにまとめておくことで、問い合わせ件数が減少する。
- 管理者用FAQ
- 管理者(ほとんど情シス)向けに手順を書いておく。機密情報はここには書かず、機密情報にアクセスできるリンクだけ貼っておく。担当者が不在の際も、他のメンバーが手順書を元に対応できる。
- log
- 見積書や参考ドキュメントなどを置いておく。なぜこのサービスを契約したのか、どのような経緯でこの料金プランになったのか、といった過去の経緯をいつでも振り返ることができる。
tips
ネットワーク保守契約なども書く
契約に関することはここにまとめるようにした。ネットワーク保守契約の場合、ネットワーク図などの資料もついてくるのでそのNotionページの中に置いている。
更新日の項目も用意して、GASで通知する
もできる。
プルダウンはタグに集約して、プロパティを乱造しない
プロパティがどんどん発生してしまうとそれだけ認知コストが上がっていき、最終的にメンテナンス不良にもつながっていく。タグは1プロパティにまとめて、そのタグをフィルターすることが望ましい。
終わりに
Notionはドキュメントツールとしてとても優秀だが、厳密な権限管理にはアンマッチという印象を受ける。
そのため、Notionアカウントを持っている方が全員見れていい情報だけを書いていき、機密情報は別サービスで管理することが望ましい。
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