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Googleドライブの便利な使い方

2024/02/08に公開
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Googleドライブの便利な使い方

要約

GoogleドライブはGoogleアカウントがあれば使えるクラウドストレージサービスです。
他の人と共有が簡単で、PC、スマホと連携して使うことができます。

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Googleドライブとは

Googleアカウントを持っていれば、すぐに使うことができるクラウドストレージサービスです。
無料のGoogleアカウントで15GBの容量があります。
なお、Gmail、Googleフォトなどと合わせて15GBの容量となります。
特に、Googleフォトに写真をバックアップしている方は、容量が足りなくなる可能性がありますので、注意してください。

Googleドライブの特徴

Googleドライブは、下記の特徴があります。

  • 他の人と共有が簡単
  • PC、スマホと連携
  • 他のGoogleサービスのファイルが格納される

ファイルの扱い

Googleドライブと、その中に格納されたファイルは、固有のIDが付けられて、URLとしてアクセスできます。

  • IDが違うので、同じ名前のファイルが同じフォルダにあっても良いです。
    →パソコン内のファイルでは、一つのフォルダの中に同じ名前のファイルは作れないです。

  • フォルダを移動してもIDは変わりません。
    →パソコン内のファイルでは、フォルダを移動したらそのフォルダを開いてアクセスします。Googleドライブでは、フォルダを移動してもIDは変わらないので、ブックマークしているURLからアクセスできます。

  • ファイルを消して、同じ名前のファイルを作成しても、別のファイルになります。
    →パソコン内のファイルでは、同じ名前のファイルには同じようにアクセスできますが、Googleドライブでは別のファイルとして扱われます

PC内のファイルの扱いと違うため、注意してください。

アクセス権について

Googleドライブ内のフォルダ、ファイルには共有するためのアクセス権があります。
共有
　自分のみ: 自分しかアクセスできません。
　制限付き: 権限を与えたGoogleアカウントのみアクセスできます。
　リンクを知っている全員: 誰でもアクセスできます。

権限
　閲覧者: ファイルを見るだけです。
　編集者: ファイルの編集が可能です。

ファイルを共有する場合は、どのような相手に、どのような権限を与えるかを考えて設定してください。
例えば、

  • 数人で共同編集する場合
    　→制限付きで編集者権限をつける

  • 不特定多数に見てもらう場合
    　→リンクを知っている全員で閲覧者権限をつける
    等です。

チームで複数のファイルを共有する場合

チームで複数のファイルを共有する場合は、フォルダを作成して、そのフォルダを共有することをおすすめします。
フォルダを共有しておくと、そのフォルダ内のファイルは自動的にフォルダと同じ共有設定になるため、ファイルを個別に共有する手間が省けます。

オーナーについて

フォルダやファイルには、オーナーという概念があります。
オーナーは基本的にフォルダやファイルを作成した人で、フォルダやファイルの共有設定を変更したり、削除したりすることができます。
また、オーナーがフォルダやファイルを削除すると、共有されたファイルへアクセスすることができなくなります。

オーナーに関する注意点

例えば、業務委託先から納品されたファイルを共有された場合は、オーナーは自分に変更したり、ファイルのコピーを作成して自分のフォルダに移動させたりすることをおすすめします。
特に法人で、従業員それぞれで無料のGmailアカウントを使っている場合は、ファイルのオーナーである従業員が退職してアカウントを削除した場合、フォルダやファイルが削除されますので、注意してください。

有料のGoogle Workspaceを契約している場合は、ドメイン自体がオーナーとなる共有フォルダの機能が使えます。
共有フォルダ内にファイルを作成した場合は、ファイルを作成した従業員が退職してアカウントを削除しても、ファイルが削除されることはありません。

デスクトップ版Googleドライブ

Googleドライブにアクセスするためには、ブラウザからアクセスする方法以外にデスクトップ版のGoogleドライブをインストールする方法があります。
Windows用、Mac用のアプリがあります。
(Chromebookは、最初からパソコンに組み込まれています)

デスクトップ版のGoogleドライブをインストールすると、Googleドライブ内のファイルを、PC内のフォルダと同じ様に扱うことができます。

Windowsにインストールした場合、Gドライブというフォルダが追加され、その中にGoogleドライブ内のファイルが表示されます。
このフォルダ内のファイルは、パソコン内のファイルと同じ様に扱うことができます。
例えば、OfficeファイルやPDFファイルを開くと、パソコン内のアプリで開くことができ、編集、保存した場合は、Googleドライブ内のファイルも自動で同期されます。
Googleドキュメントなどは、ブラウザで開くことになります。

まとめ

Googleドライブは、ファイルを他の人と共有することが簡単で、PC、スマホと連携して使うことができます。
是非活用してみてください。

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