説明資料作成ツールとしてのNotion

Notion v.s. PowerPoint

アイデアや知識を人に伝えるとき、みなさんはどんなツールで資料を作っていますか？

僕の場合、少し前までは、会議ではExcel、プレゼンテーションではPowerPointが多かったのですが、最近は全てNotionで行うようになりました。

そうした中で、数ヶ月前から少人数の勉強会を行なう機会があり、その説明資料としてPowerPointとNotionの両方を実際に使うことがありました。そのときに感じたことや学んだことを以下にまとめたいと思います。

話して伝えることと、書いて伝わること

まず印象に残ったこととして、Notionの場合は、書いた内容が話した内容よりも伝わっている印象があることです。Notionに限らないかもしれませんが、資料を用いて説明をする場合、話している内容よりも、資料に書いてある理由が優先されているように思いました。言ったつもりのないことが、Notionに書いていたから伝わっていた、ということを何度か経験しました。これは、資料をベースにコミュニケーションするときに注意を要するポイントです。多くの人が想像するよりも、説明者に比べて資料が受け手に与える心象の割合が多いのではないかと思います。どのように話すかと同時に、どのように書くかを意識する必要があります。

個人的な経験ベースではありますが、Notionで文章を書いているときと、本番で説明しているときとでは、考えていることが変わっていることが多いです。資料作成時には重要だと思って加えていた内容が、言葉にして話すときは、どうでもよいことと思って言及しなかったりします。この場合でも、受け手は書いている内容を素直に順番に読んでくれるので、指摘されたときに、忘れていたことを自分で思い出すことがありました。

文章で伝えることのインパクトの大きさを改めて感じ、説明資料として使う場合は特に気を遣わないといけないと思いました。

説明資料としてのNotion v.s. PowerPoint

資料作成ツールとして敢えて比べてみた際のNotionとPowerPointとの最大の違いは、ページの概念の違いだと思います。

PowerPointやWordなどのツールは、もともと紙に印刷して使われることが多かったからなのか、各ページが同じ大きさであり、それぞれが順番に並んでいることが前提になっています。

一方Notionではページサイズは任意に設定が可能です。説明資料として使う際は、PowerPointのように最初に1ページ目を表示し、次に2ページ目を表示して…のようではなく、ウェブブログを閲覧しているときのように、必要に応じて上からスクロールしていきます。PowerPointでは、ページサイズが固定のため、もう少し書きたいけどスペースが足りない、といったような、細かい面倒な調整が発生し、とても面倒です。Notionでは、ページサイズに上手くフィットさせることを気にする必要がなく、淡々と書いていくことができます。

また、ページ番号の概念がなく、それぞれのページの関係性は自由度高く設計することができます。説明内容を考えながら書き進めている際、途中で項目の順番や階層関係を変えたくなることが多いですが、Notionではこれがとても直感的でやりやすくなっています。

Notionのコンセプトにはブロックの思想があり、ブロックを作る、組み合わせる、壊す、並べ替えるなどがとてもやりやすいです。

観点	Notion	PowerPoint
ページ構造	ページサイズが自由に拡張可能。スクロール前提で、長文・階層構造に強い。	固定サイズのスライド単位。紙印刷文化に由来し、統一されたページ枠で構成。
情報設計	ブロックベースでモジュール設計が容易。順序変更・階層変更が直感的。	スライドごとに粒度が揃っており、順番は基本的に一意。再構成には手間がかかる。
説明時の伝わり方	書いた文章自体が強く伝わりやすい印象。資料のテキストが話す内容より優先されやすい。	スライドの見た目・レイアウトが中心で、話し言葉による補足が前提になりやすい。
作成時の作業効率	スペース制限を気にせず淡々と書ける。ページ番号も不要で柔軟性が高い。	スペースを詰める調整や配置調整が煩雑。スライド単位での細かいレイアウト調整が必要。
編集のしやすさ	ブロックを組み替えるだけで構造変更が容易。長文も扱いやすい。	ランダムアクセスは可能だが、構造変更は手動でスライドを移動する必要あり。
適性	思考整理・長文ベースの解説資料・構造化された議事録などに強い。	視覚的にまとめた要点提示・短いメッセージの連続提示に強い。

用途別の特徴

Notionは説明資料用途として優れている、と書いたものの、PowerPoint形式の方が好ましい点はやはりあります。例えば大規模聴衆に向けた発表ではPowerPointが適しているでしょう。スティーブ・ジョブスが壇上でNotionをスクロールしながら説明をしていく姿はめちゃくちゃ違和感がありますよね…

ここには、コミュニケーションの性質の違いが現れていると思います。資料を用いてコミュニケーションをする場合、「いま資料のどこについて話しているのか」について出し手と受け手で共通の認識を持つことが不可欠です。

人数が少ない場合は、お互いの身振り手振り、視線や言動などを通じて協調することは比較的簡単です。しかし、大規模プレゼンテーションのように、参加人数が多く相互の意思疎通が現実的でない場合、情報発信の方向を話者から聴衆への一方向に限定したり、一定の型に沿って資料をシンプルにして、誤解の余地をできるだけ少なくする必要があります。こういった理由から、プレゼンではPowerPoint形式が好まれるのでしょう。

少人数での会議や勉強会の場合は、その限りではないので、少々情報量を増やしてもコミュニケーションが成立します。Notionではその自由度を活かして、ページ全体を自由に構造化でき、必要な箇所へ随時スクロールしながら説明できるため、議論や補足を挟みつつ柔軟に進行できる点が大きな利点です。また、長文や階層的な説明を前提とした資料とも相性が良く、読み物としてもそのまま成立します。

あとがき

もともとは、勉強会のレポートを書こうと思って本記事を書き始めたのですが、説明資料作成ツールを変更したことについて書いていると、手が滑ってたくさん書いてしまったので、レポートとしてまとめることを諦めました。Notion本当にすごいです…

Notionについては他にも書きたいことがたくさんあって、共同編集のしやすさとか、Mac↔Windowsの違いを気にせず使えることとか、ブラウザでもアクセスできて端末を選ばないこととか、ChatGPT Atlasとも共存できて書いている内容についてそのまま議論したり編集できたりとか…（全部書き終わったらEverNoteの素晴らしさについて書こうかな（もしあれば））