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【Salesforce】データと分析の管理

2025/07/24に公開

Salesforce

idea

1. データのバックアップと復元

Salesforceのデータは非常に重要なので、万が一に備えてバックアップと復元の方法を知っておきましょう。

データエクスポートサービス

これはSalesforceの標準機能で、データのバックアップを自動化できます。

定期的にデータバックアップを自動で作成してくれますが、ダウンロードは手動で行う必要があります。
生成されたデータファイルは、Salesforceのサーバー上に48時間だけ保存されます。
大量のデータをエクスポートする場合、ファイルは複数に分かれます。
計算結果を表示する数式項目や、関連レコードを集計する積み上げ集計項目は、エクスポートの対象外です。

データローダー (Data Loader) でのバックアップ

データローダーは、Salesforceのデータを一括で操作できるツールです。

エクスポートするデータの条件を細かく設定できます。
データローダー単体では定期的な自動実行はできませんが、コマンドラインインターフェース（CLI）版を使えば自動化が可能です。
データローダーのCLI版は、現時点ではWindowsのみをサポートしています。

データローダーを使った復元方法

データローダーには、直接「復元」する機能はありません。しかし、以下の方法で削除したレコードを復元できます。

「Export All」機能を使う: 通常のエクスポートとは異なり、ゴミ箱に入っている**「ソフト削除」されたレコード**も含めてすべてのレコードをエクスポートできます。
削除されたレコードを特定: Export Allでエクスポートしたファイルから、削除されたレコードの正確なリストを作成します。
再インポート: そのリストをデータローダーでSalesforceに再度インポートすることで、削除されたレコードを復元できます。

Salesforceバックアップ

これはSalesforceが提供する純正のバックアップ製品です。

Salesforceのデータをバックアップし、必要に応じて復元できるサービスです。
データの整合性を保ちながら、定期的なバックアップと柔軟なデータ復元を可能にします。
バックアップは手動、または週次・月次でスケジュールできます。
エクスポートされたデータは、Salesforceが提供する安全なリンクからダウンロードする必要があり、自動的にパソコンなどのローカルサーバーに保存することはできません。

3つの方法の使い分けのイメージ
Salesforce Backup（製品）:

目的: 究極の安心感と効率的な復元。

例: 「会社として、Salesforceのデータが失われたらビジネスが止まる。万が一の時も、すぐに、確実に、元通りにしたい。」

データエクスポートサービス:

目的: 定期的な全体バックアップの確保。

例: 「毎月、Salesforceの全データのコピーをCSVで手元に置いておきたい。万が一の際は、手動で頑張って復元する。」

データローダーでのバックアップ:

目的: 特定のデータ抽出、削除データ復元、柔軟なデータ操作。

例: 「今週誤って削除したリードを復元したいから、ごみ箱のデータも含めてリードだけをエクスポートしよう。」「営業チームの特定の期間の商談データだけを分析のために抽出したい。」

2. データのインポートと管理

Salesforceに外部からデータを取り込む際や、既存のデータを効率的に管理する方法です。

データインポートウィザードとデータローダーの主な違い

Salesforceにデータをインポートする際、主にデータインポートウィザードとデータローダーの2つのツールがあります。

項目	データインポートウィザード	データローダー
ワークフロールール	オプションでトリガーするかどうかを選択できる	オプションでトリガーするかどうかを選択できる
マッピング	保存できない	保存できる
エクスポート機能	なし	あり
処理レコード数	比較的少量のレコード向け（最大5万件程度）	大量のレコード向け
操作の複雑さ	簡単	やや複雑

レコードが「保存されない」場合の主な原因

データローダーなどでレコードをインポート・更新しようとした際に保存できない場合、主に以下の原因が考えられます。

検証ルール違反: Salesforceに設定されたデータのチェックルールに合致しない。
必須項目が無い: 入力が必須とされている項目が空になっている。
権限不足: ユーザーに必要な操作権限がない。
参照関係でのエラー: 関連付けようとしているレコードが存在しない、またはアクセスできない。

フォルダの概念がある主要なオブジェクト

Salesforceで情報を整理するために「フォルダ」の概念があるのは、主に以下の機能です。

レポート (Reports)
ダッシュボード (Dashboards)
メールテンプレート (Email Templates)
マクロ (Macros)

3. レコードの所有権とアクセス管理

レコードを誰が管理するか、そしてその変更方法についてです。

少量のレコードの所有権変更

少量のレコードの所有者を効率的に変更するには、リストビューを使うのが便利です。

リストビューで表示されているレコードの中から、変更したいレコードを複数選択します。
その後、「Change Owner」ボタンをクリックして、一括で所有者を変更します。

Salesforceのマス転送機能

これは、特定のレコードタイプの所有権をまとめて別のユーザーに移行するためのツールです。例えば、営業担当者が異動になった際などに、その担当者が所有していたすべての商談やリードを新しい担当者に一括で引き継ぐことができます。

「特定のレコードタイプ」には、主に以下の関連レコードが含まれます。

関連する取引先責任者 (Contacts)
オープンな商談 (Open Opportunities)
下書きおよび承認プロセス中の契約 (Contracts in Draft & In Approval Process status)
下書きステータスの注文 (Orders in Draft status)
メモ (Notes)
添付ファイル (Attachments)
既存の所有者に割り当てられたオープン活動 (Open Activities assigned to the existing owner)

非アクティブなユーザーが所有するレコードの所有者変更

基本的には管理者のみが変更できますが、特定のユーザーにその権限を付与することも可能です。

「非アクティブな所有者を持つレコードを更新」オプションを有効にすることで、特定のユーザーにこの権限を付与できます。

4. データ品質と重複管理

Salesforceに登録されるデータの品質を保ち、重複を防ぐための機能です。

レコードが作成されたかどうかの視覚的確認なしで検証ルールが適用されるシナリオ

通常、レコードを作成する際には画面上でエラーが表示されますが、以下の2つのケースでは、ユーザーに直接エラーが表示されずに検証ルールが適用されます。

Web-to-リードフォームの送信: ウェブサイトからリード情報が送信された場合。
Web-to-ケースフォームの送信: ウェブサイトからケース情報が送信された場合。

削除されたレコードのごみ箱保存期間

削除されたレコードは以下の期間、ごみ箱に残ります。

ユーザーが手動でごみ箱を空にするまで。
ごみ箱が特定のサイズ（容量制限）に達するまで。
15日間が経過するまで。

カスタムテキストフィールドを「ユニーク（Unique）」としてマークする場合

カスタムテキストフィールドを「ユニーク」に設定すると、データの重複を防ぐことができます。

このユニーク制約の動作は、フィールド作成時に設定できる「大文字と小文字を区別する（Case Sensitive）」か「大文字と小文字を区別しない（Case Insensitive）」かによって異なります。
- 大文字と小文字を区別する: 例えば「abc」と「ABC」は別々の値として扱われます。
- 大文字と小文字を区別しない: 例えば「abc」と「ABC」は同じ値として扱われ、重複とみなされます。

重複ルールを設定できるオブジェクト

Salesforceの重複ルールは、以下のオブジェクトで設定できます。

取引先 (Accounts)
取引先責任者 (Contacts)
リード (Leads)
個人取引先 (Individual)
カスタムオブジェクト (Custom Objects)

SalesforceのレコードID

Salesforceのレコードには、レコードを識別するためのユニークなIDがあります。

15文字のSalesforce ID: 大文字と小文字を区別するIDです。URLなどでよく見られます。
18文字のSalesforce ID: 大文字と小文字を区別しないIDです。APIやデータローダーのようなツールで推奨されます。

SalesforceレコードIDの取得場所

SalesforceレコードIDは、以下の場所から取得できます。

URLから
レポートから
データローダーから
開発者コンソールから
APIから

5. レポートとダッシュボード

Salesforceに蓄積されたデータを分析し、可視化するための機能です。
レポートのスケジュール配信は、以下の頻度で設定可能です。

日次 (Daily): 毎日配信
週次 (Weekly): 週に一度（例: 毎週月曜日）配信
月次 (Monthly): 月に一度（例: 毎月1日）配信

注意点: 残念ながら、具体的な「時間」を指定して配信することはできません。例えば、「毎日午前9時に配信」といった設定はできず、「毎日」という頻度のみの設定となります。

レポートスナップショット

ある時点でのレポートデータを保存する機能です。
この機能で使用できるレポートの形式は、主に以下の2種類です。

表形式 (Tabular Report):
- データが単純な行と列の形式で表示されます。
- 詳細なデータリストを確認するのに適しています。
- 集計やグループ化はできません。
概要形式 (Summary Report):
- データを特定の項目でグループ化し、集計（合計、平均、最小など）を行うことができます。
- データの傾向や要約を把握するのに適しています。

注意: マトリックス形式は、レポートスナップショットでは使用できないことが多いです。

ダッシュボードに追加できるコンポーネントの最大数

1つのダッシュボードには、最大20個のコンポーネントを追加できます。

レポートとグラフ

1つのレポートに対して複数のグラフは作成できません。
レポートのデータを使って複数のグラフを見たい場合は、それらをダッシュボードに追加することで実現できます。

ソースレポート

* データの「元」となるものです。
* 特定の条件に基づいて抽出された生のデータや、集計されたデータが一覧形式で表示されます。
* 詳細なデータを掘り下げて確認したり、特定の項目で絞り込みを行ったりする際に使用します。
* 例: 「今月の売上データ一覧」「営業担当者別の商談進捗レポート」など。

ダッシュボードコンポーネント

* ソースレポートから抽出されたデータを、視覚的に分かりやすい形で表示する「部品」
* グラフ、ゲージ、表形式のデータなど、様々な形式でデータを表現できます。
* 複数のダッシュボードコンポーネントを組み合わせて、一つのダッシュボードを作成します。
* 例: 「今月の売上推移グラフ」「製品カテゴリ別売上比率円グラフ」など。

ダッシュボードのダウンロード機能

ダッシュボードのダウンロード機能では、PNGファイルとしてのみダウンロード可能です。

レポートのサブスクライブ

レポートのサブスクライブとは、指定したレポートを定期的にメールで受け取る機能のことです。

目的: 毎回手動でレポートを開かなくても、最新のデータを自動的に受け取ることができるため、情報共有の効率化や、重要なデータの見落とし防止に役立ちます。
仕組み: レポートの作成者が、特定のレポートに対して購読者（メールアドレス）を設定し、配信頻度や時間を指定します。設定されたタイミングで、システムが自動的にレポートを生成し、メールで送信します。

結合レポートとは

結合レポートは、複数のレポートタイプからデータを組み合わせて作成されるレポートのことです。

通常、一つのレポートは一つのレポートタイプ（例: 「取引先と連絡先」）に基づいて作成されますが、結合レポートを使用すると、例えば「取引先と商談」と「活動」というように、異なるレポートタイプにまたがるデータを一つのレポート内で分析することができます。

メリット:
- 複数の視点からデータを統合的に分析できる。
- 異なるオブジェクト間の関連性を把握しやすくなる。
- より複雑なビジネス要件に対応できる。

例: 「特定の取引先の商談状況」と「その取引先に対する過去の活動履歴」を一つのレポートで確認したい場合などに結合レポートが役立ちます。

補足: フォーマット済みレポートは常にxlsx形式で出力されるというのは、一般的なデータベースやCRMシステムにおけるレポート出力の慣習ですが、システムによってはCSV形式やPDF形式など、他の形式も選択できる場合があります。お使いのシステムで確認することをおすすめします。

「商談フェーズ」が「クローズ済み・受注」に更新された際に、営業VP以外のユーザーが「商談」レコードを削除できないようにする方法

商談フェーズとユーザーのロールを組み合わせた動的なアクションを作成することで、特定の条件（商談フェーズが「クローズ済み・受注」）と特定のユーザー（営業VP以外）がレコードを削除できないように設定できます。