ポエム：効率化とかツールとかスプレッドシートの悩み

情シスとして気がついたら2年くらいたってそこで思ったこと

SpreadSheetやエクセルがはびこる中、手作業の多さに打ちのめされるが、これを改善するのはどうすればいいのだろうか？と

例えば新しいツールやサービスを導入することは解決方法の一つではある。
一方で**誰がそのツールを使うのか？既存のワークフローから変更する負荷をどれだけ許容できるのか？**が課題だと感じた。

率直に言ってしまえば、ある程度新しい技術やワークフローに触れる機会のあるエンジニア連中にとって新しいものへの抵抗感はありつつ、大したこと無い。勤怠システムを移行しようが、経費精算システムを移行しようが勝手に調べてある程度自己解決できる。

一方でそれらは必ずしも多くの人がそうではないみたいなところがある。

ツール化をする課題

一番大きな課題は誰がメンテナンスコストを払うか？だと思う。次に新しいツールが増える事による学習コストであると思う。
例えばスプレッドシートとかはどんなに懸念があっても誰もが使えるので2点目はクリアしてる。
また、マクロなんかでなんとかしているものもスプレッドシートで単体でやれることなんて限られているので考古学的な立ち回りが必要だとは言ってもなんとかなる。
少なくとも自分が過去関わってきたいにしえのツールたちは別に前提知識が無くても考古学したりメンテナンスできたしLLMがたくさんある今の世の中だったら正直誰でもできるレベルと言って差し支えないと思う。**実際はそうじゃないと思うけど。
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ツール化するモチベーションは、煩雑だったりめんどくさいワークフローを簡略化したり制御したり高度な操作を簡易に行ったりとかなんか色々ある。
でもちょっとしためんどくさいワークフローをわざわざツールを作るコストを払うか？っていうと微妙だ。
局所的な効率化はその瞬間は楽になっても長期的にみてうーんとなることがある。

ツールを作る・サービスを作るというのはやりがちだけどしっかり継承する為の土台を作ったり増えすぎるとかえって全体把握がしづらくなる（ように感じる）
スプレッドシートに全部ある事と用途や業務ごとにツールが別れていることはどんなに煩雑であっても前者のほうが良いと感じるシーンは多いし、スプレッドシートを現場から取り除く事は現場が手を加える自由度を大きく下げる。自由度を与えて編集された結果他のスプレッドシートが壊れるみたいなこともあるから悩ましいけど・・・

じゃあどうするの

スプレッドシートを始めとして煩雑だったり非効率的なワークフローは多い
最近配信者向けのツールを作っていたりもするけど自由度の高さよりも迷わない事が重要に感じる。
リテラシーが無い人でも使える前提にたつべき

スプレッドシートはワークフローが確立していなかったり、新しいツールを覚えるよりマニュアルをメンテナンスするほうが楽と感じる人に向けては良いと思う。
スプレッドシートは自由度が高すぎるのでマニュアルや運用という縛りを加えないと破綻する。

あとツール類は個別ではなく集合にするべきなんじゃないかなと思う。
いろんなツールが各所にあるとその当時の人は使えるけどあとから入ってくる人たちはそれを把握するのにラグがあったり、継承されない場合喪失することがある。

社内Wiki・ドキュメントツールに記載があっても適切に継承されなかったら森の中に埋もれてしまう。
結果あたらしいスプレッドシートが生まれる。

ツールを作る事は確立したワークフローだったり、スプレッドシートでは複雑な要件の場合に非常に良い（もちろんスプレッドシート以外も）
一方でツールにどうアクセスするのか？もツールを作る際に設計する必要性を感じる。

あとはめんどくさいツールはハードルが上がる（使うのにいちいちVPNが必要だったり・・・）

そういうところを踏まえてなにを効率化するか？とかは考えないと行けない。

最近やってる・やりたい事

今自分は情シスをやっているけどほぼ一人情シス状態で、自分がいなくなった時にワークフローが色々失われる危惧がある。
自身がになってきた手作業のワークフローや相談と解決の流れをツールだったりSlackのワークフローのようなシステム化する事でできたり考古学しやすい形にする必要があると感じた。

最近の悩みは年に1回くらいしか発生したいタスクだけど年に1回も発生するという絶妙なもの・・・
システム化とかそういう手間はいらないけど困った時に過去の対応に到達できるようになにかしら整備する必要はあるなーでも今年もこれやったら終わりなんだよなーってなって結局やってない。
記事つくって終わりだと年に1回くらいしか発生しない作業は当事者も少ないのでどこかのタイミングでロストする。それならワークフロー集の中に年に1回くらいあるやつみたいなカテゴリであったほうがいいんじゃないか？と思いつつ、システム化されたワークフローが俯瞰できない量になった時に結局ワークフローの森に埋もれるんじゃないか？という懸念があり悩ましい。

そういう課題に取り組みつつなんていうかオーダーは無いけどいつかくる地震に備えてみたいな仕事をやってる。
最近はサイバー攻撃の話題が多くて、立場的に自分がなにか対応することになるかもしれないんだけどセキュリティとかインフラの専門性は無いので怖い。

あ、オチとかは無いです。終わり。