抽象的なタスクの進め方を考える方法

はじめに

リーダーとか取り纏め役とか推進役とか、そういうことをやる割合が増え、それに伴い「抽象的なお題のタスク」を担当する機会がどんどん増えてきました。

出来はともかくとして、なんやかんや普段こなしてるんですが、そういえばどうやってこれこなしてるんだっけ？という疑問が湧いてきたので、可能な範囲で言語化してみることにしました。

では、やることを順番にみていきましょう。

1. 目的を把握する

特に重要な要素

少なくとも以下3点に関しては、可能な限り解像度をあげるようにします

• そのタスクは何のために存在するのか
• 依頼者は、そのタスクによって、どんな成果や効果を期待しているのか
• 関係者は、そのタスクによって、どんな恩恵が得られるのか

なぜ目的の把握が必要なのか

目的が不明だと、目的達成のためのゴールを考えることができないためです。

抽象的なタスクは、ゴールが不明確なことも多々あり、またゴール設定を含めて対応することが要求されるケースも普通にあります。
自分としては「目的のためにゴールを考える」というのが、最も自然に取り組みやすい思考方式だと認識しています。
その流れに載せるために、まずは目的を何とかして把握するということをやります。

もし目的の把握ができないようであれば、そのタスクは断ってしまっていいと考えます。なぜならその時点で対応不能だと判断できるからです。

目的の把握のために何をすればいいのか

やることは情報収集です。自分がその目的を理解するために情報を集めるということを行います。
このアクションにおいて大事なことは「自分が、その目的を正しく理解すること」です。

これから抽象的なタスクの推進をしていくのは自分です。その自分が正確に目的を理解できていない状態、あるいは間違って理解している状態だと、これ以降のすべてのアクションにおいて間違ったアウトプットを出してしまうリスクがあります。

雑な例えですが「山の頂上にいくのが目的なのに、かぜ薬を毎日飲む」みたいなことをやってしまう可能性があるよ、なので気をつけようね、ということが言いたい感じです。

どうやって情報収集すればいいのか

これに関しては状況に応じて千差万別ですが、思いつくところとしては以下のあたりです。

• 依頼者に聞く
• 関係者に聞く
• 資料があればそれをみる
• 調査や検証をする
• 考える（想像する）
• 相談する

目的の把握が完了したかどうかをどうやって判断するか

自分が「理解できた」という状態になれば基本良いと思いますが、当然何かしら勘違いしているリスクもあります。

可能であれば、以下のアクションを検討してみてください

• 依頼者がいれば、依頼者に確認して認識が合ってるか確認するのもいいでしょう
• 関係者がいれば、関係者に確認をとるのもいいでしょう

この辺のアクションを駆使して、目的の把握が無事完了したら次のステップにいきます。

2. 最終的なゴールを設定する

抽象的なお題は、ゴールが不明確なことが多々あります（ex. ゴールを考えることも、タスクの中に含まれているケースなど）。ゴール不明確なままでは進みようがないので、目的達成を実現でき、かつ現実的に到達し得るであろうゴールを設定します。

ゴールを考える過程で、複数のゴールを選択肢として出すのは全然OKです。ただそのままゴールが複数のままだと進めないので、目的達成のゴールを最終的にひとつに設定します。

ゴールの決め方ですが、自分で決めるでもいいですし、他の人と相談するでもいいですし、依頼者に決めてもらうでもいいですし、手段は何でもいいと考えます。

個人的には、他人に委ねすぎると無駄に自分たちが苦しむリスクの懸念があるので、比較的自分で決めてしまうことが多いです。

この時にやった方がいいであろうおすすめのアクションは、タスクに関わる人達に確認し合意をとることです。

依頼者、関係者、タスクを手伝ってくれる予定の人たちなど、巻き込んでしまう人たちの合意が取れていると、いざタスクを進めるとなった時にスムーズに動きやすい傾向を感じます。

この時に反対意見が出るケースもありますが、反対意見が出るタイミングは早ければ早いほどいいです。なぜなら、早いタイミングの方が修正が簡単だからです。

なので反対意見が出ることに関して、気分は良くないかもですが、「あ〜早めに反対意見が出ることになってよかった、おかげで後で修正対応するより楽ができた」という意味で喜ぶようにしましょう。

そして全員から100%の合意を得られる可能性は低いですが、許容してくれるレベルの納得や合意は得られる状態には持っていきましょう。じゃないとこれ以降のアクションに影響がでますからね。

3. ゴールを達成するためのプロセスを考える

ゴールが設定できたら、次はそのゴールを達成するための具体的なプロセスを考えます。

プロセス設計のコツ

プロセスを考える際に意識しておくと良いポイントがいくつかあります。

ベースとなる方針を決める

プロセスを考える際には、ベースとなる方針を持っておくことをおすすめします。

例えば

• 「確実性を重視する」（リスクを最小限に抑えたい場合）
• 「スピードを重視する」（短期間での成果が求められる場合）
• 「学習を重視する」（組織の成長も視野に入れたい場合）

方針がないと、無数にあるプロセスの選択肢から絞り込むのが困難になってしまいます。

小さなステップに分ける

抽象的なタスクは複雑になりがちなので、可能な限り小さなステップに分けることが重要です。小さなステップにすることで

• 進捗が把握しやすくなる
• 問題が起きた時の影響範囲を限定できる
• チーム全体での理解が深まりやすくなる

検証ポイントを設ける

各ステップの完了時点で、「本当にゴールに向かって進んでいるか」を確認できるポイントを設けておくと安心です。抽象的なタスクでは途中で方向性がずれてしまうリスクがあるため、定期的な軌道修正の機会を作っておくと丁寧です。特に長期にかけて進めていくタスクならこういうのが大事かなと思います。

今回はここまで

プロセス設計については、実際のやり方が無限にあるので、詳細な手法については別の機会に整理したいと思います。

ただ、どんな手法を選ぶにしても「ベースとなる方針を決める」「小さなステップに分ける」「検証ポイントを設ける」といった基本的な考え方は共通して重要だと感じています。

具体的な進め方については、それぞれの状況や組織の特性に合わせて工夫していただければと思います。

さいごに

とりあえず、過去ややこしい状況に巻き込まれた時に、それを凌ぎ切るために考えてやってきたことをベースに、自分なりの抽象的なタスクを進める時の考え方をアウトプットしてみました。正解なのかどうかはわかりません。なぜならこれは我流だからです。

ただ、生成AIさんに抽象的なタスクのやり方聞いてみたら、割と似たような回答が返ってきたので、実際のところありきたりな内容なのかもしれません。

ただありきたりでも、実際にやるのは難しいはずです。少なくとも誰でもできることではないはずです。自分もきちんとできるかと言われると全然できないジャンルのものが数多くあります。

とはいえ、経験してみないと上手くなりようがない類のものではあるはずです。というわけで、一緒に頑張りましょう。