HubSpot Basicプランでフォーム通知をTeamsに飛ばす方法

はじめに

こんにちは。株式会社フォノグラムでWebマーケティングを担当している「おきょう」こと森山です。
Web業界歴は長く、大体のことを浅く経験してきて、何でもやるけど何にもできないを自称しています。

今回は、HubSpotのフォーム通知をTeamsで受け取る仕組みを、Basicプランの制限の中でどう実現したかをご紹介します。

背景

HubSpotは、Webサイトのマーケティング、セールス、カスタマーサポートを管理できるCRMツールです。
うちの若手セールスメンバーの激推しで、今年から利用を開始しました。現在はBasicプランで運用しています。

ちなみに、ProfessionalやEnterpriseプランであれば、HubSpotのワークフロー機能で簡単にTeams通知が設定できます。
（参考）HubSpot × Teams連携について紹介している記事

ですが、弊社はBasicプランを使用中で、ワークフロー機能にはかなりの制限があります。
（参考）HubSpotの価格プラン比較

やりたいこと

• HubSpotで作成したフォームの送信通知をTeamsで受け取りたい
• メール通知だけだと「誰が見たか」が分からず、対応漏れのリスクがある
• Teams上で担当者に振り、対応状況も可視化したい

実際にやったこと

1. HubSpotのワークフローで、内部用Eメール通知を送信から通知用Microsoftアカウントにメールを送信する設定をする
   
   ①のテキストを入れておくと、Power Automateの設定が楽になります。「フォームの送信がありました」とか、それらしいのでもOK
2. Microsoft Outlookで、メールを自動で特定のフォルダに仕分けるように設定
   
3. Microsoft Power Automateで、そのフォルダへの受信をトリガーに処理を実行
   
4. Teamsの通知用チャネルに、フォーム送信内容を自動投稿
   

結果

• Teamsに自動通知され、誰でも確認できる状態に
  
• 対応漏れの防止や、チーム内での対応状況共有にもつながった

補足

Power Automateを挟まず、メールでTeamsのチャネルのメールアドレスを取得して送信することもできますが、
経験上、Teamsでのメール投稿はやや不安定で、突然投稿が失敗することがあったため、
公式で提供されているコネクタを持つPower Automateを使う方が安定していると感じています。

まとめ

HubSpotのBasicプランでは、標準機能だけではTeams通知は難しいですが、
Power Automateを使うことで代替手段が可能です。

上位プランに切り替える前に、外部ツールとの連携を工夫することでコストを抑えつつ業務改善ができます。
同じような課題をお持ちの方の参考になれば嬉しいです。