EXPO出展備忘録　創業1年目SaaS企業だけどEXPO出展

About ME

生まれたて０歳ベンチャーで、コーポレート何でも屋さんをしている相澤です。

法人営業から事業開発を経て、前職で情シスの立ち上げを経験。まだまだ情シス２年生。
気がついたら何でも屋になっているのは情シスあるあるだと思いますが、私は何でも屋が情シスに収まったパターンです笑

はじめに

今回は、EXPO出展の備忘録です。

2025年本創業を迎え、
一気に会社の知名度を上げて、顧客リードが欲しい！　ということで出展することに
しかし、営業社員は準備する余裕がない・・・・

と、いうことで何でも屋の出番で、初のEXPO出展でいきなりPMを務めましたw

「EXPOに出ようか迷っている・・・」「出展って何すればいいの？」　な方々の参考になれば幸いです🙏
他企業があまり言いたくないであろう、ウケのいいノベルティとかお金の話もしれっと書いてます笑

⚠️注意⚠️
本記事は、あくまで私の業務経験に基づく情報（2025年7月のDX総合EXPO）です。
地域・時期による違いや、主催企業による差分などが発生する可能性がありますので、ご了承ください。

ざっくり全体感

• EXPO出展は開催2ヶ月前には申し込み　早ければ早いほど良い場所を取れる
• ブースはレンタルならポスターだけでも　ちゃんと構造作るなら2ヶ月は必要
• スタッフの外注は1ヶ月前でも間に合う ただし、人材は枯渇気味
• ノベルティはものによりけり　凝ったものは3ヶ月とか　市販品は1ヶ月
• PMは意外と一人でも回せる内容　デザイン担当とかの方が大事かも？
• お金の話は最後に🤫

EXPO出展でやること

出展手続き

出展契約

気になったEXPOがあれば、まずはWEBページから資料請求
出展金額も大体載ってるのでそれを見つつ、主催企業からの連絡に返信する形で詳細を聞くことが可能

ポイントはしっかりブースの立地（空き枠）を確認しながら、早めに申し込むこと
・壁沿いなどは基本前回開催などで埋まっている
・人通りが多いのは以下
・ホール入口正面の縦向きの通り道
・ホール入口すぐの横向きの通り道
・有名な/人気な企業の近く
・面している通路の数も大事
　3面解放（3面通路）だと、単純に道3本分の人にアプローチができる

契約後は、大型EXPOであれば大抵ポータルサイトが案内され、そこから期日内に色々対応すればOK
配送業者手配するかとか、電気工事（後述）とか、オプション（次項）とか

オプションの検討

イベントによるものの、色々な有償/無償オプションあり
・入口でチラシ配布
・セミナー登壇
・事前にロゴや資料掲載
・VIP顧客向けに招待状（郵送）を送付
・申込者に特典（500円アマギフとか）ありの招待メール送付
などなど、、、

主催企業との打ち合わせや出展者向けポータルで見れるので、必要に応じての申し込み・検討

ブース/設備準備

方針検討（レンタルor自社施工)

ブースは大きく「レンタル」と「自社施工」の２パターン

レンタル

主催企業の方で準備をしてもらえる、壁・テーブル・椅子などのセット
ポスターを持ち込んで壁に貼るなどで設営ができるので、低予算低工数で出展も可能

自社施工

施工業者を手配して、自社手配でブースを作る方法
業者から提案してもらったり、自社から構造・デザインの要望を出して作ってもらったり

その中で作り方は大きく２パターン
タペストリー
・壁面に布のタペストリーをピンと貼る方法
・難しい構造はできないが、次回に使いまわすことが可能
・木工より安価

木工
・木工で造作する方法
・モニュメントを作るなども可能で自由度が高いが、使い回しはできない
・タペストリーよりは費用が上がる

いずれも、
印刷物（デザイン）は開催１ヶ月前にデータ入稿
構造検討は開催２ヶ月前頃には決定

業者のあてがない場合は、主催企業に相談すると紹介してもらえる場合も

構造検討

自前で手配する場合には、構造を自社で検討する必要あり
（レンタルの場合は数パターンから選ぶだけ）

主な要素は以下
・壁の高さ
2.4m or 3.6m（上限）　あたりの２択が多い
・バックヤード
そもそも作るかどうかから検討
作る場合は出展スペース内に木工で個室を作る形式
・商談スペース
テーブルの形・高さ・数
椅子を置くかどうか（置くと、がっつり話す感が出て商談ハードルが上がりがち・・・）
・モニュメント/看板
必要に応じて、会社ロゴだったりキャラクターだったり
看板を上に掲げる場合はこれも含めて上限（3.6mなど）に収める必要がある
・照明
標準は壁１mおきに１台
広いブースの場合には、壁から遠いところは暗くなりがち
上記のモニュメントに追加で照明つけたりもする
・床
大抵施工業者から色の選択肢が提示される
明るすぎる色は足跡が目立つので、避けた方が良い
一方、暗い色にするとブース全体がトーンダウンするので、良い塩梅で・・・・

デザイン検討

壁面デザインも基本的には自社で作成
ほとんどの人は通路を歩きながら見るので、「ぱっと見で興味を引く」ことが大事

ワーディング

「シンプルなキーワードで目立たせる」
「でも、抽象化しすぎると、何の会社かわからない」
をいい塩梅で盛り込むことが大切です

空間の雰囲気デザイン

・基本的には明るいブースの方が目を惹く
・色が多すぎると、目線が散ってしまう　メインは2色＋アクセント1色くらいが理想

ネットワーク/電源

ネットワーク

基本的には主催企業経由での手配　有償
ブースのどこに設置設置しておくかを指定する。
基本的にはハブの設置までなので、有線LANやルーターは自社で手配

会場は人数が多く、無線は安定しないことが多いので、デモ機などは有線での接続がおすすめ

電源

基本的には主催企業経由での手配
ブースのどこに設置設置しておくかを指定する。

ブース中央などに引く場合は、床シートの下に配線されるので、床に凹凸ができるので注意

備品

必要に応じて色々手配する。
自社で持っていくか、業者からレンタルするか

例えば
・テーブル
・椅子
・モニター
・ルーター
・有線LAN
・延長ケーブル
・モバイル端末（来訪者の名刺情報QRをスキャンするために必要）
・衣装（色が揃っているだけでも、目立つのでおすすめ）

業者のあてがない場合は、主催企業に相談すると紹介してもらえる場合も

スタッフ/オペレーション準備

スタッフの手配

営業人員

大抵社内の営業部門など手配するポジション
興味を持ってくださった方に対して、会社やサービス内容を説明

フッキング人員

社内の若手で運営したり、コンパニオンさんに依頼したりするポジション
EXPOで名刺を獲得する主要手段がこれ
参加者のネックストラップQRを読み取ると、名刺情報を取得できるので、
ノベルティを配り、QRを読み取って、興味のある人を営業に繋げる仕事

オペレーションの検討

ブース運営にあたって、オペレーションの検討も重要

役割

• 誰がフッキングするのか
• 誰が説明するのか

ブース内のオペレーション

• 営業への繋ぎ方
• その場で聞いた顧客情報の記録・管理方法
• 営業が全員埋まってしまったらどうするのか

休憩回し

人通りが少ない時間はどうするのか

• 主に開場から１時間 / 閉会１時間前　あたり
• 営業はバックヤードで前日来てくれた人にメールとか

などなど

リードの取り逃がしがないよう、入念な想定が吉

ノベルティ/頒布物準備

オリジナル品

ロゴ入りのノベルティなどはこれ、２〜３ヶ月見ておくと安心

よくあるのは森永さんのお菓子とか
普通に買うよりは割高なものの、社名をアピールできるのでありかも？

そのほかだと
・トートバック
・ハンドタオル
・バッグハンガー
・マグカップ
・うちわ
・コースター
・マイクロファイバークロス
・汗拭きシート
・メモ帳
・ペン
・ステッカー
あたりが見かけるラインナップ

ふと見て、社名を思い出して「連絡してみるかー」ってなるのが理想

ばら撒き用市販品

ロゴなしでも、もらって嬉しいものは色々 手配も１ヶ月あれば大体OK

・ペットボトル飲料
・エナジードリンク
・お菓子の小袋（コアラのマーチのファミリーパックとか）
・蒸気でホッとアイマスク
・グミ
などなど

私がやってウケが良かったのは無印のバウムクーヘン🤫
小腹の空く、11時台と15時台に爆売れ

そして意外な枠で、ひかるボールおもちゃも人気
（お子さんへのお土産枠として・・・・）

市販品は1個単価を抑えられるので、コスパ良く名刺情報を獲得できる

チラシ・書類

いわゆるチラシであれば、ラクスルなどで数日で手配が可能

情報収集しに来ていて、「とりあえず資料もらっとく」で受け取ってくれる人も

興味を持ってくれた人に、チラシをもみながら紹介したりもできる

リード対応

リードの整理

大抵の大型EXPOでは、QRを読み取った来場者の名刺情報が、ポータルサイトから取得

部署や役職、企業規模も情報として入っている場合が多いので、
一括DLして色々な条件でフィルターをかけ、優先度をつけて連絡

リードへの連絡

EXPOのリードはナマモノ

特に、ブースで紹介までさせていただいた方には、即日連絡するべき

当日どんなコミュニケーションを取ったか・規模や業種などで優先度をつけて、
「即日」「会期中」「翌週早々」「継続フォロー」など分類・アプローチ

大事な注意事項

「○○EXPOで名刺交換をさせていただきました」とお伝えすること
EXPO参加者は「QRを見せた」感覚なので、「EXPOで会ったよ！」を伝えると正しく伝わります

お金の話

ざっくりの費用・単価感は、こんな感じ

品目	金額	備考
出展費用	1,200,000	3m×6mブース
ブース施工費用	950,000	タペストリー・備品貸し出し
ネットワーク費用	11,000	回線費用のみ
清掃	14,400	会期中のブース清掃
市販品ノベルティ	60,000	500個
社名入りノベルティ	68,000	400個
社名入りクリアファイル	57,500	1000枚
チラシ	3,800	1000枚
コンパニオン	23,000	1名1日単価相場
郵送料	66,330	往復/主催者指定業者
ブース備品	20,000	色々

※調達先や時期にもよるので参考程度に🙏

まとめ

私が初めてのEXPO出展にあたって、知りたかったことを書き連ねてみましたが
いかがでしたでしょうか？

知名度がどれだけ上がったか・リードの獲得数など、成果指標の設定/成果の評価が難しいものではありますが、
しっかり準備をしてリードを獲得できれば、意外とコスパのいいアプローチにも思えます。

専門のコンサル業者さんもいらっしゃいますが、
個人的には自社でお祭り的にやって良かった、楽しかったなーと感じています笑

私のわかる/経験したことは全て書くつもりをしておりますので、
「もっとここ教えてほしい」「いっそ手伝ってほしい」がありましたら、ぜひご連絡ください🙏

▼連絡先
X：https://x.com/aizawa_283

NEXT→

「オフィス移転備忘録　これから移転する方へ」を作成・公開予定